Dienstvereinbarung zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung bei gleitender Arbeitszeit
Zwischen der
… Dienststelle,
vertreten durch …
und dem
Personalrat der Dienststelle,
vertreten durch …
wird folgende Dienstvereinbarung zur Einführung der elektronischen Zeiterfassung bei gleitender Arbeitszeit getroffen:
Inhalt
§ 1	Gegenstand, Zielsetzung und Geltungsbereich
§ 2	Abwesenheit und Fehlzeiten
§ 3	Begriffsbestimmungen
§ 4	Einführung der elektronischen Zeiterfassung
§ 5	Technische Ausstattung des Systems
§ 6	Zweck des Systems
§ 7	Auswertungen
§ 8	Regelungen zum Datenschutz von personenbezogenen Mitarbeiterdaten
§ 9	Zugangs- und Zugriffsberechtigungen
§ 10	Individualrechte der Beschäftigten
§ 11	Datenschutzverpflichtung
§ 12	Rechtsverwertungsverbot
§ 13	Bestandsverzeichnis
§ 14	Dokumentation und Revision
§ 15	Beteiligung und Zustimmung des Personalrats
§ 16	Datenschutzaudit
§ 17	Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
§ 1  Gegenstand, Zielsetzung und Geltungsbereich
(1)  Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Dienststelle, die an der gleitenden Arbeitszeit nach den Bestimmungen der diesbezüglichen Dienstvereinbarung vom ___________ teilnehmen.
(2)  Sie regelt die Einführung und den Betrieb des Systems TWX8 zur Erfassung der gleitenden Arbeitszeit in der Dienststelle.
(3)  Datenschutzrechtliche Regelungsaspekte sind wegen des subsidiären Charakters der Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder in dieser Dienstvereinbarung rechtlich zulässig; der Gesetzesvorbehalt des Personalvertretungsrechts gilt insoweit nicht.
(4)  Mit der Vereinbarung wird das Ziel verfolgt, im Rahmen einer angemessenen und sinnvollen Nutzung der Leistung der neuen Software und der vorgesehenen Schnittstellen
•	einen für alle Anwender und sonstigen Beteiligten verbindlichen Katalog an nutzbaren Systemleistungen und Schnittstellen (s. Anlage9) zu erstellen,
•	Maßnahmen zum Datenschutz sowie zur Datensicherheit dem Stand der Technik gemäß zu treffen und weiterzuentwickeln,
(5)  Personenbezogene Daten dürfen in den o. a. Modulen nur verarbeitet werden, wenn vorher die Zweckbestimmung festgelegt worden ist.
(6)  Die Anlagen (ggf. zu ergänzen)
•	personenbezogene Datenfelder nebst Zweckbestimmungen,
•	Zugriffsberechtigungskonzept (Befugnisse, Rollen und deren personelle Zuordnung),
•	Datenschnittstellen, Standardauswertungen und Schnittstellen, die vom Referenzmodell abweichen,
•	Kontrollmaßnahmen gemäß § 9 BDSG und der Anlage zu § 9 BDSG (und denen des LDSG),
•	verbindliche Muster der abschließend vereinbarten Reports und Listen der jeweiligen Auswertungen sowie
•	verbindliche Muster der abschließend vereinbarten lesbaren Protokolle in Tabellenform sind Bestandteile dieser Dienstvereinbarung.
§ 2  Abwesenheit und Fehlzeiten
Dienstlich veranlasste Abwesenheiten wie z.B. Dienstreisen, Dienstgänge, dienstlich veranlasste Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind
•	der Personalabteilung Stelle ABC zur Datenergänzung bzw. Korrektur umgehend mitzuteilen oder
•	an einem der Eingabeterminals (siehe § 5) bei Rückkehr in die Dienststelle einzugeben oder
•	im Rahmen des Nutzerinnenservice (selfservice) bei Rückkehr in die Dienststelle nach Anmeldung und Identifizierung im Netz in die Workstation bzw. das Notebook einzugeben.
§ 3  Begriffsbestimmungen
(1)  Personen bezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Diese Einzelangaben sind Daten, die Informationen über die Person selbst oder über einen auf sie beziehbaren Sachverhalt im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (und des Landesdatenschutzgesetzes ________) enthalten.
(2)  Die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten (Personaldatenverarbeitung) umfasst das Erheben, Erfassen, Speichern, Übermitteln, Verändern, Auswerten und Löschen von personenbezogenen Daten; hierin eingeschlossen sind die so genannten Benutzerdaten.
(3)  Benutzerdaten sind alle personenbezogenen Daten, mit deren Hilfe z.B.
•	Benutzer-Identifikationen,
•	Benutzerkontrollen,
•	veranlasserbezogene Adressierungen und
•	veranlasserbezogene Protokollierungen von Einzelschritten durchgeführt werden oder durchgeführt werden können.
(4)  Benutzerdaten dienen der Zugriffssicherung, der Verfahrenssicherheit, der Fehlerbeseitigung, der Revisionsfähigkeit und dem Ordnungsmäßigkeitsnachweis. Im Übrigen finden die Begriffsbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (und des Landesdatenschutzgesetzes __________) Anwendung.
§ 4  Einführung der elektronischen Zeiterfassung
(1)  In der Dienststelle werden zur Dokumentation der Anwesenheitszeiten, der Führung der Arbeitszeitkonten sowie der Urlaubsabwicklung der Beschäftigten elektronische Zeiterfassungsgeräte und mit einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) versehene Buchungskarten (oder andere zu beschreibende Identifikationsmöglichkeiten, Dienstausweise, Chips, Responder etc.) im Rahmen des Zeiterfassungssystems eingesetzt.
(2)  Verarbeitung von und Zugriff auf die durch das System erfassten Daten sind nur nach den in dieser Dienstvereinbarung enthaltenen Regelungen und Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (und des Landesdatenschutzgesetzes _________) zulässig. Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung haben wegen des subsidiären Charakters der Datenschutzgesetze dabei Vorrang.
(3)  Der Einführung des Systems geht ein Probelauf über einen Zeitraum von sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Dienstvereinbarung voraus. An dem Probelauf nehmen die Beschäftigten der Personalabteilung sowie weitere von der Dienststelle gemeinsam mit dem Personalrat festzulegende Beschäftigte teil. Der Probelauf dient der technischen Erprobung des Systems und der damit verbundenen Festlegung der organisatorischen Abläufe. Während des Probelaufs erfassen die Beschäftigten wie bisher zusätzlich ihre Arbeitszeiten durch Eintragung in Zeiterfassungsbogen (bzw. ein anderes bisher übliches Verfahren). Die aufgrund der elektronischen Erfassung ermittelten Arbeitszeiten werden den Beschäftigten mitgeteilt.
(4)  Unmittelbar nach Abschluss des Probelaufs und dessen Wertung erfolgt die Entscheidung über Nachbesserungen und einen erneuten Probelauf oder die Einführung des Systems in der Dienststelle.
§ 5  Technische Ausstattung des Systems
(1)  Die Erfassungsgeräte sind von jeder/m Beschäftigten persönlich nach Betreten des Dienstgebäudes zum Dienstbeginn und beim Verlassen des Dienstgebäudes zu Dienstende zu bedienen. Die Beauftragung anderer Beschäftigter oder Personen oder auch anderer Versuche der Manipulation der zu erfassenden Arbeitszeit sind ausdrücklich untersagt und werden arbeitsrechtlich behandelt.
(2)  Die Eingabeterminals dienen der korrekten Eingabe von Dienstzeiten außerhalb des Dienstgebäudes sowie der Eingabe von Urlauben und sonstigen Arbeitsbefreiungen. Falscheingaben und Manipulationen sind ausdrücklich untersagt und werden arbeitsrechtlich behandelt.
(3)  Die Standorte der Erfassungsgeräte sind:
a)	  Eingang ___________
b)	  Eingang ___________
c)	  Eingang ___________
(4)  Die Standorte der Eingabeterminals sind:
a)	  Raum __________
b)	  Flur __________
c)	  Halle __________
(5)  Die Beschreibung der technischen Funktionsweise des Zeiterfassungssystems wird zur Anlage dieser Dienstvereinbarung.
(6)  Die Schnittstelle zwischen dem Zeiterfassungssystem und dem Personalverwaltungssystem dient ausschließlich der Arbeitszeit- und Entgeltabrechnung in dem Personalverwaltungssystem. Weitere Nutzungen erfolgen nicht. Ferner ist die Nutzung der Schnittstelle für die Datenweitergabe an andere Systemanwendungen wie z.B. Microsoft Office hier insbesondere mit Access und Excel untersagt.
Alternative:
(6)  Datenschnittstellen zwischen dem Zeiterfassungssystem und anderen Anwendungssystemen, bei denen ein Austausch von Daten in personenbezogener Form erfolgt, sind in der Anlage abschließend vereinbart. Aus dieser Anlage gehen die Namen der beteiligten Systeme, die Richtung der Übermittlung sowie die Art der übermittelten Daten hervor. Eine eventuell beabsichtigte Erweiterung bedarf der Zustimmung des Personalrats.
(7)  Eine Übernahme von personenbezogenen Daten aus anderer Software oder deren Weitergabe an andere Systeme bedarf der Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten und der vorherigen Zustimmung des Personalrats. Diese sind über die geplante Übernahme bzw. Weitergabe rechtzeitig zu informieren.
§ 6  Zweck des Systems
Der Einsatz des Systems dient ausschließlich der Erfassung der Arbeitszeiten, der Führung der Arbeitszeitkonten sowie der Urlaubserfassung.
§ 7  Auswertungen
(1)  Die Zwecke der Auswertungen sind ausschließlich:
•	das Führen von Listen über tägliche Anwesenheits- und Fehlzeiten,
•	das Führen der Arbeitszeitkonten und
•	das Erfassen der Urlaubszeiten.
(2)  Im Rahmen der Aufgabenstellung werden für Auswertungen mit personenbezogenen Daten nur die vereinbarten Reports und Listen als Standardauswertungen erzeugt und bereitgehalten, die wiederholt oder regelmäßig ausgeführt werden müssen. Diese Standardauswertungen sowie die Datenfelder werden in der Anlage abschließend aufgeführt.
(3)  Neue personenbezogene Standardberichte werden erst eingesetzt, nachdem sie dem Personalrat erläutert worden sind und mit ihm Einvernehmen erzielt wurde. Die Standardauswertungen werden im jährlichen Turnus von Vertreter/innen der Dienststelle und des Personalrats daraufhin überprüft, ob sie wegen des Wegfalls der Erforderlichkeit in Zukunft unterbleiben können oder angepasst werden müssen.
(4)  Ad-hoc-Auswertungen sind ausnahmslos untersagt. Im Bedarfsfall werden zeitnah neue zweckbestimmte Reports zwischen den Parteien dieser Dienstvereinbarung vereinbart.
(5)  Soweit Besonderheiten eine Veränderung der Datenfelder oder Standardabfragen erfordern, bedarf dies der Zustimmung des Personalrats und muss in der Anlage ergänzt werden.
§ 8  Regelungen zum Datenschutz von personenbezogenen Mitarbeiterdaten
(1)  Mit dem System dürfen personenbezogene Daten nur gespeichert und verarbeitet werden, soweit dies zur Erfüllung administrativer Aufgaben notwendig ist, die nach Gesetzen, Tarifverträgen oder Dienstvereinbarungen zweckbestimmt sind. Die Daten sind nur zur Erfüllung der Aufgaben der Personalverwaltung gemäß § 10 dieser Vereinbarung bestimmt.
(2)  Die bei der Arbeit mit dem System anfallenden Daten dürfen nicht zum Zwecke der Leistungsmessung, des Leistungsvergleichs, der Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle sowie zur Erstellung von Bearbeitungs- oder Erledigungsstatistiken verwendet werden. Eine solche Datennutzung ist den Beschäftigten, die Zugang zu diesen Daten haben, grundsätzlich untersagt. Personelle Maßnahmen, die unter Verletzung der getroffenen Vereinbarung angeordnet bzw. durchgeführt werden, sind unwirksam.
(3)  Vom System aufgezeichnete Benutzerkennungen und/oder Aktivitäten der Benutzer, dürfen von diesen neben den Möglichkeiten zur Eigenkontrolle nur
•	zur Gewährleistung der Systemsicherheit,
•	zur Analyse und Korrektur technischer Fehler in den Systemen,
•	zur Steuerung und Optimierung der Systeme und
•	zur Abrechnung verbrauchter Systemleistungen benutzt werden.
(4)  Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Funktionen des Vorabsatzes bleiben auf den Personenkreis beschränkt, der mit der technischen Administration der Systeme betraut ist. Hierüber wird ein aktuelles Verzeichnis im Rahmen des Bestandsverzeichnisses nach dieser Dienstvereinbarung geführt.
(5)  Die Speicherdauer der entsprechenden Protokolldateien wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist. Ein diesbezüglich zu erstellendes Verzeichnis und etwaige Änderungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Personalrats.
(6)  Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten der Dienststelle an Dritte bzw. eine Verknüpfung von über eine Anwendung gewonnenen personenbezogenen Daten mit anderen Daten in den Arbeitsorganisationseinheiten der Dienststelle sowie übergeordneten oder anderen Dienststellen oder Einrichtungen findet nicht statt.
(7)  Ausgenommen von diesem Verbot sind ausschließlich gesetzlich geregelte Pflichten der Erfassung, Aufbewahrung und Übermittlung (z.B. nach der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung, Datenerfassungs- und -Übermittlungsverordnung – DEÜV) oder Anwendungen aufgrund einer speziellen kollektivrechtlichen Regelung zwischen den Parteien dieser Vereinbarung zur Konkretisierung der Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Beschäftigungsverhältnisse nach dem Bundesdatenschutzgesetz (und dem Landesdatenschutzgesetz __________).
(8)  Die Dienststelle hat durch Maßnahmen, die dem Stand der Wissenschaft und Technik entsprechen, sicherzustellen, dass die geltenden Regelungen für den Betrieb des Systems strikt eingehalten und Regelverletzungen und Missbräuche möglichst ausgeschlossen werden. Dem Stand der Technik und der Einstufung von Personaldaten im Regelfall in die zweithöchste Schutzstufe nach dem Schutzstufenkonzept der Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit sowie dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik angemessen sind zur Erfüllung der technischen Schutz- und Kontrollmaßnahmen nach § 9 BDSG die Personaldaten der Beschäftigten zu verschlüsseln.
(9)  Bei der automatisierten Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, ist die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere technische und/oder hilfsweise administrative und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind,
1.	Unbefugten den Zutritt zu IT-Systemen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
2.	zu verhindern, dass IT-Systeme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
3.	zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines IT-Systems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
4.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
5.	zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in IT-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
6.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle); eine solche Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten setzt die vorherige Vorabkontrolle und Freigabe des Datenschutzbeauftragten voraus,
7.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
8.	zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
(10)  Das gültige Sicherheitskonzept sowie das ausnahmslos anzuwendende Zugriffsberechtigungskonzept für die Nutzung des Systems sind nach Vorliegen der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten (Vorabkontrolle) dem Personalrat vorzulegen. Für ihre Wirksamkeit bedürfen sie seiner Zustimmung.
(11)  Datenschutzrelevante Änderungen gegenüber dem Referenzmodell sowie spezifische Anpassungen der Software bedürfen der Abnahme durch den Datenschutzbeauftragten und der Zustimmung des Personalrats.
(12)  Tests von Modulanpassungen mit pb-Daten dürfen ferner nur in einer besonders gesicherten bzw. abgeschirmten Testumgebung durchgeführt werden.
(13)  Zu Zwecken der Ferndiagnose und Software Wartung kann eine Verbindung zum beauftragten Softwarehaus bzw. zur Hotline aufgebaut werden. Dabei wird jedoch kein Zugriff auf die Personaldaten eingeräumt.
§ 9  Zugangs- und Zugriffsberechtigungen
(1)  Die Zugangsberechtigungen zu den Personaldaten sind mit folgenden Voraussetzungen geregelt:
a)	Alle Beschäftigten, die mit dem System arbeiten, erhalten eine schriftliche Belehrung zum Datenschutz.
b)	Das System wird im Netz der Dienststelle speziell abgesichert betrieben.
c)	Es wird ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept erstellt, das neben den Ausgestaltungen dieser Dienstvereinbarung ferner folgende Komponenten beinhaltet:
	•	Berechtigungskonzept
	•	Administrationskonzept
	•	Konzept zur Sicherheit des Terminal-Server-Verfahrens.
(2)  Für die Vergabe der Zugriffsrechte gilt der Grundsatz der arbeitsorganisatorischen Sachbezogenheit. Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist im Berechtigungskonzept festgelegt, aus dem der Personenkreis, der jeweils nutzbare Funktionsumfang des Systems sowie die eingestellten Aktivitätsgruppen/Rollen und deren personelle Zuweisung hervorgehen. Letztere kann als Anlage geführt werden. Veränderungen bedürfen der Zustimmung des Personalrats.
(3)  Die Definition von Berechtigungsprofilen sowie deren Freigabe und Zuordnung zu Benutzern werden außerdem im System automatisch elektronisch mitprotokolliert. Der Personalrat hat das Recht, alle Unterlagen zum System sowie die benutzten Eingabeformulare einzusehen und sich erläutern zu lassen.
(4)  Er erhält eine Online-Berechtigung für eine nicht personenbezogene Auswertung der Arbeitszeitdaten und der Auswertungsprotokolle in lesbarer Tabellenform, mit deren Hilfe er sich die im System verfügbare Dokumentation einsehen und ausdrucken und die Einhaltung der vereinbarten Strukturen überprüfen kann.
(5)  Unter Beachtung aller einschlägigen Gesetze und Normen kann der Personalrat jederzeit von seinem Kontrollrecht Gebrauch machen. Hierzu wird für den Personalrat ein Anzeigeprofil eingerichtet, welches die Überprüfung der vorhandenen System- und Dateistrukturen erlaubt.
(6)  Der Personalrat erhält auf Wunsch Einsicht in Verträge mit externen Beratern und Dienstleistern (ohne finanzielle Details). Er erhält ferner Berichte über beabsichtigte Änderungsmaßnahmen und ist befugt, diese zur Prüfung an seine/n Sachverständigen weiterzuleiten.
§ 10  Individualrechte der Beschäftigten
(1)  Die personenbezogenen Daten des Zeiterfassungssystems sind Teil der materiellen Personalgesamtakte.
(2)  Demgemäß hat jede/r Beschäftigte das Recht auf Einsichtnahme in seine Zeitdaten, einschließlich des Rechts auf Anfertigung von Kopien und Abschriften.
(3)  Diese Rechte können auch durch schriftlich Bevollmächtigte ausgeübt werden. Die schriftliche Bevollmächtigung muss bezüglich des Inhalts der Einsichtnahme (vollständige Personalakte oder bestimmte Inhalte) und der Person der/des Bevollmächtigten eindeutig bestimmt und seitens der/des Bevollmächtigten nachgewiesen sein (Name, Vorname, evtl. Titel, Geburtsdatum, Anschrift, Lichtbildausweis mit diesen Angaben). Dies gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
(4)  Jede/r Beschäftigte hat das Recht auf Berichtigung ihrer/seiner personenbezogenen Zeitdaten und Angaben, wenn sie unrichtig sind.
(5)  Personenbezogene Zeitdaten und Angaben sind aus der Personalakte zu entfernen und/oder im System zu löschen, wenn
a)	ihre Aufbewahrung unzulässig ist, oder
b)	sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zweckes der Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist.
(6)  Personenbezogene Daten und Angaben werden nicht aus der Personalakte und/oder dem System entfernt, sondern lediglich für eine weitere Nutzung gesperrt, wenn
a)	einer Entfernung gesetzliche, tarifliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, oder
b)	Grund zu der Annahme besteht, dass durch eine Entfernung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt würden.
(7)  Personenbezogene Daten und Angaben sind ferner zu sperren, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit feststellen lässt.
(8)  Gesperrte Daten dürfen ohne Einwilligung des Betroffenen nicht genutzt werden.
§ 11  Datenschutzverpflichtung
Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG (und § __________ LDSG) gilt ausnahmslos für alle Beschäftigten der Dienststelle. Diese Verpflichtung bedeutet z.B.,
•	personenbezogene Daten zu keinem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder anderweitig zu nutzen;
•	Daten, Programmanwendungen bzw. Verfahren nicht zu verfälschen, unrichtige Daten oder EDV-Anwendungen bzw. Verfahren herzustellen sowie vorsätzlich unrichtige oder verfälschte Daten oder EDV-Anwendungen bzw. Verfahren zu nutzen;
•	die jeweils anvertrauten Daten, Datenträger und Listen, wenn nicht unmittelbar daran gearbeitet wird, unter Verschluss zu halten;
•	das zur Verfügung gestellte DV-Gerät nebst Anwendungen und Passwort keinem Unbefugten zugänglich zu machen;
•	die nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten auf Datenträgern, Listen datenschutzgerecht zu vernichten, damit eine missbräuchliche Weiterverwendung nicht möglich ist bzw. nach Vereinbarung an die auftraggebende Stelle zurückzugeben;
•	an Dritte personenbezogene Daten nur in zulässigen Fällen weiterzugeben. Ein zulässiges Recht auf Kenntnisnahme dieser Daten ist nur aufgrund einer Rechtsvorschrift oder einer gültigen verbindlichen organisationsinternen Regelung gegeben und dabei dürfen die schutzwürdigen Interessen der/s Betroffenen nicht verletzt werden.
§ 12  Rechtsverwertungsverbot
(1)  Sollten leistungs- und/oder verhaltensbeschreibende Daten unter Verstoß gegen diese Dienstvereinbarung erhoben, gebildet oder verarbeitet werden, so wird dies als Rechtsverstoß seitens der Dienststelle und deren Leitung unterbunden und zumindest gerügt.
(2)  Rechtswidrig zustande gekommene Daten unterliegen einem Rechtsverwertungsverbot. Diesbezüglich eingeleitete und damit zusammenhängende personelle Einzelmaßnahmen sind unwirksam.
(3)  Rechtswidrig zustande gekommene Daten sind als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten nicht zugelassen.
§ 13  Bestandsverzeichnis
(1)  Für die Nutzung des Zeiterfassungssystems wird ein Bestandsverzeichnis mit nachstehenden Angaben seitens der IT-Fachabteilung vergleichbar der Erfüllung der Meldepflichten nach dem BDSG geführt, das dem Personalrat einmal jährlich (Monat) mitgeteilt wird und das er bei der verarbeitenden Stelle __________ (Bezeichnung) auch zwischenzeitlich bei Bedarf einsehen kann. Das Bestandsverzeichnis wird dem Datenschutzbeauftragten zeitgleich vorgelegt.
(2)  Die nachstehenden Angaben sind in dem Bestandsverzeichnis als Anlage __________ dieser Dienstvereinbarung nach dem vereinbarten Muster aufzunehmen:
a)	Name und Anschrift der Organisationseinheit
b)	die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen
c)	Liste der IT-Administratoren nach dieser Dienstvereinbarung
d)	Liste der berechtigten Personen zur Installation und Konfiguration von Software nach dieser Dienstvereinbarung
e)	Zweckbestimmungen der jeweiligen Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
f)	eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
g)	Fristen für die und der Löschung der Daten in einer Liste nach dieser Dienstvereinbarung
h)	eine Beschreibung der Maßnahmen gemäß der Anlage zu § 9 BDSG zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
§ 14  Dokumentation und Revision
(1)  Im Betrieb der Software führt die Dienststelle schriftliche Aufzeichnungen über die Systemkonfiguration und die laufenden Arbeiten mit dem System, soweit dies für die Kontrolle der Einhaltung dieser Vereinbarung notwendig ist. Schriftliche Aufzeichnungen können entfallen, wenn gleichwertige systemtechnische Protokollierungen und automatische Dokumentationen erfolgen und der Personalrat über den Systembetreuer die Möglichkeit zur Einsichtnahme in lesbare Protokolle in Tabellenform hat.
(2)  Um die Einhaltung der Vereinbarungen zu gewährleisten, wird der Datenschutzbeauftragte gebeten, mindestens einmal jährlich die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu überprüfen und das Ergebnis in einem schriftlichen Bericht niederzulegen, der der Dienststelle und der Personalvertretung zugeleitet wird.
(3)  Die Einhaltung der Dienstvereinbarung überprüft der Personalrat. Er kann sich dabei der Unterstützung einer sachverständigen Person bedienen.
(4)  Die Leitung der Dienststelle trägt dafür Sorge, dass bei Mängeln und Verstößen unverzüglich Maßnahmen zur Abhilfe getroffen werden.
§ 15  Beteiligung und Zustimmung des Personalrats
(1)  Der Personalrat stimmt dem als Anlage beigefügten Bestandsverzeichnis mit dem darin enthaltenen Zeiterfassungssystem mit dieser Dienstvereinbarung und all ihren Anlagen zu.
(2)  Die Dienststelle informiert den Personalrat bezüglich der Basissoftware bei Releasewechsel, bei der Einführung neuer Funktionen und bei wesentlichen Änderungen von bereits bestehenden Funktionen sowie darüber, ob und in welchem Maße die Neuerungen bzw. Veränderungen genutzt werden sollen. Beide Seiten prüfen, ob die Veränderungen im Sinne des Personalvertretungsrechts und dieser Dienstvereinbarung beteiligungspflichtig sind.
(3)  Ist dies nach Auffassung einer Seite der Fall, so werden die vorgesehenen Veränderungen oder Ergänzungen zunächst in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe verabschiedet und dem Personalrat dann zur Zustimmung vorgelegt. Ebenso wird verfahren, wenn neue Funktionalitäten der genutzten Basissoftware eingesetzt werden sollen.
(4)  Die Einführung, Erweiterung, Ergänzung und Veränderung des Systems z.B. mit dem beabsichtigten Einsatz von Basiserweiterungsmodulen und Zusatzmodulen des Zeiterfassungssystems bedürfen in jedem Fall der erneuten Mitbestimmung des Personalrats.
§ 16  Datenschutzaudit
Der Personalrat hat das Recht, einen externen Sachverständigen zur Unterstützung seiner Arbeit zu beauftragen oder sich durch ein Datenschutzaudit nachweisen zu lassen, dass die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung insbesondere zum Datenschutz eingehalten werden. Bei der Auswahl des zertifizierten Auditors ist der Personalrat zu beteiligen. Die Entscheidung über den zu beauftragenden Auditor erfolgt einvernehmlich zwischen den Parteien dieser Dienstvereinbarung; es erfolgt keine Beauftragung gegen den Willen des Personalrats. Der Auditbericht wird ihm vorgestellt und mit ihm beraten. Daraus notwendige Maßnahmen werden zwischen den Parteien der Dienstvereinbarung vereinbart.
§ 17  Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
(1)  Sofern einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sind oder werden, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(2)  Sollte den Vertragschließenden dieser Vereinbarung eine eventuelle Unwirksamkeit bekannt werden, verpflichten sie sich schnellstmöglich eine neue Regelung zu treffen, die dem gewollten Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung soweit wie möglich entspricht. Beruht die Unwirksamkeit auf einer Leistungs- oder Zeitbestimmung, so tritt an ihre Stelle das gesetzlich zulässige Maß bis zur Wirksamkeit der neuen Regelung nach Satz 1 dieses Absatzes.
(3)  Sollten Tatbestände durch diese Vereinbarung nicht geregelt sein, die den Vertragschließenden dieser Vereinbarung bekannt werden, so verpflichten sie sich umgehend eine Regelung ergänzend zu vereinbaren, die den Grundsätzen dieser Vereinbarung entspricht.
(4)  Die Parteien sind übereingekommen, dass die Dienstvereinbarung mit dem Tage der Unterzeichnung als vorläufige Vereinbarung in Kraft treten soll. Die Gültigkeit der vorläufigen Regelung wird bis zum __________ (Datum) festgelegt. Die vorläufige Dienstvereinbarung tritt automatisch zum __________ (Datum) außer Kraft, wenn nicht spätestens zum __________ (Datum) die Anlagen
•	Berechtigungskonzept
•	Datenschnittstellen
•	Datenfelder und Standardauswertungen
•	Datenschutzkonzept
erstellt und einvernehmlich zwischen Dienststelle und Personalrat beschlossen worden sind.
(5)  Werden die vorgenannten Anlagen termingerecht vorgelegt und deren Gültigkeit einvernehmlich beschlossen, tritt die Regelung gemäß nachstehendem Absatz in Kraft. Im Hinblick auf die noch zu einem späteren Zeitpunkt einzuführenden Module können die vorstehenden Anlagen nur vorläufigen Charakter haben.
(6)  Die Dienstvereinbarung mit den aufgeführten Anlagen verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn sie nicht von einer der vertragsschließenden Parteien mindestens drei Monate vor Ablauf der Frist gekündigt wird. Nach Eingang der Kündigung werden unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufgenommen. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gilt diese Dienstvereinbarung nach Zugang der Kündigung weiter.
(7)  Eine Erweiterung oder Anpassung der Dienstvereinbarung im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien ist jederzeit möglich, wenn weiterer Regelungsbedarf besteht.
(8)  Änderungen bedürfen der Schriftform.
Ort, Datum
Unterschriften
Dienststellenleitung	Personalrat