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Elektronische Personalakte

Die elektronische Personalakte ist eine Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Dies können alle Dokumente sein, die auch eine Papier-Personalakte enthält, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen, Krankheitszeiten oder Mitarbeiterfotos.

Personalräte finden die Vorgaben für das Führen von elektronischen Personalakten in den jeweiligen Landesbeamtengesetzen.

Für Betriebsräte ist noch nicht höchstrichterlich entschieden, ob die Einführung der elektronischen Personalakte ihrer Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bedarf. Allerdings muss der Betriebsrat darauf achten, dass bei der Führung der elektronischen Personalakte die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters, also die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, beachtet werden. Dabei können die einzelnen Daten der Akte einem unterschiedlichen Schutzbedürfnis unterliegen. Zudem sollte die Vertraulichkeit der Daten durch Zugriffsbeschränkungen und die Integrität der Akte (Vollständigkeit der Übertragung der Akte, nachträgliche Revision des Scan-Prozesses.) gewahrt bleiben.

Weiterführende Informationen:
Köppen, Nützliches aus der Datenschutzpraxis, CuA 11/2013, 29
Karg, Verfahren E-Personalakte, CuA 12/2013, 22