Office 365

Auf neuen Wegen

16. Oktober 2019 Office 365
Fragezeichen
Quelle: pixabay

Das Software-Paket Office 365 ist in vielen Unternehmen ein zentrales Arbeitsmittel und bietet viel mehr als nur »klassische« Büroanwendungen. Entsprechend viele Updates gibt es – und die kommen nicht mehr von der hauseigenen IT, sondern direkt von Microsoft. Wie Betriebs- und Personalräte trotzdem am Ball bleiben, zeigt das Titelthema der Fachzeitschrift »Computer und Arbeit« (CuA) 10/2019.

Das Software-Paket Office 365 ist in fast allen Unternehmen bereits ein zentrales Arbeitsmittel. Dabei geht es längst nicht mehr nur um »klassische« Büroanwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint. Je nach gewähltem Lizenz­modell stehen auch Anwen­dungen und Dienste wie OneDrive, SharePoint, Teams, Yammer, Stream oder PowerBI zur Verfügung, die auf dienstlichen oder privaten Endgeräten betrieben werden können.

Office 365 kann entweder zentral über die Microsoft-Cloud bezogen werden oder »On Premise« auf eigenen Firmen­servern laufen. Auch die Verbindung von Fremd­anwendungen mit Office 365 wird immer einfacher. Der Schlüssel hierfür ist der zentrale cloudbasierte Identitäts- und Zugriffs­verwaltungsdienst Azure Active Directory. Hierüber können sich Beschäftigte überall einfach anmelden. Azure AD entwickelt sich gerade hin zu einer Schlüssel ­ anwendung im Büro 4.0 – ist eine Software hiermit nicht kompatibel, verliert sie den Anschluss an zentrale Arbeits ­ mittel der »Office 365 Welt«. Diese neue technische Möglichkeit bedeutet, dass der Inhalt von Vereinbarungen zu Office 365 künftig auch die Auswirkungen auf andere IT-Anwendungen und Software berücksichtigen muss, die mit dem Azure AD verbunden sind.

Mit dem in Office 365 integrierten Office Graph werden grund­legende neue Erkenntnis­möglichkeiten eröffnet. Primäres Ziel ist das Gewinnen grundlegender Informationen über Kom­munikations­verhalten oder -strukturen, aus denen sich ablesen lässt, welche Kommunikations­verläufe und -ebenen es gibt und wie sich diese optimieren lassen. Die Möglichkeiten, die Office 365 eröffnet, lassen sich mit den bisher üblichen kollektiv­rechtlichen Vereinbarungs­mechanismen nicht mehr wirksam regeln.

Die Umsetzung bestehender Mitbestimmungs­rechte verlangt deshalb neue Regelungs­strukturen und -prozesse. Diese gibt es bereits – und sie funktionieren auch in der Praxis, wie aktuell abgeschlossene Betriebs­vereinbarungen zu Office 365 deutlich machen. Strukturell gleichen sich die einzelnen Verein­barungen darin, dass übergreifende Regelungen in einer Rahmen­vereinbarung zu Office 365 festgelegt werden. Hinzu kommen ergänzend detailliertere Regelungen zu einzelnen Anwendungen und Diensten in Einzel­vereinbarungen.

Rahmenvereinbarung

Grundsätzlich könnten einzelne Office 365-Anwendungen und -Dienste umfassend per Einzelbetriebsvereinbarung geregelt werden. Allerdings würde ein solches Vorgehen zu Wiederholungen von Regelungsthemen führen. Diese können durch Rahmenvereinbarungen vermieden werden, die Grundlegendes regeln, wie etwa

  • den räumlichen, persönlichen und sachlichen Geltungsbereich,
  • die Ziele und Zwecken der Datenverarbeitung,
  • die gewählte technische Ausgestaltung (etwa Cloud- oder On Premise-Lösungen),
  • das Verfahren bei Änderungen der Software bzw. bei der Einführung neuer Anwendungen oder Dienste,
  • das Rollen- und Berechtigungskonzept,
  • (...)

Mehr lesen bei:

Dr. Peter Wedde, »Office 365 regeln - auf neuen Wegen«, in: »Computer und Arbeit« 10/2019, S. 6 ff.

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