Arbeitshilfe

Betriebsratssitzung als Videokonferenz (Checkliste)

Corona-NL Arbeitshilfe
© Bund-Verlag

Zum 01. März 2020 ist der neue § 129 BetrVG in Kraft getreten, der es Betriebsräten ermöglicht, Betriebsratssitzungen per Videokonferenz durchzuführen. Doch was ist dabei in der praktischen Durchführung und Vorbereitung zu beachten? Welche Vorkehrungen sollte der/die Vorsitzende des Betriebsrats beachten? Die Antwort liefert diese Checkliste.

Aufgaben

Was ist zu tun?

Erledigt

Vorbereitung der Sitzung

  • Ermessensentscheidung vornehmen:
  • Welche Gründe sprechen gegen eine Präsenzsitzung?
  • Warum soll die Sitzung in Form einer Videokonferenz durchgeführt werden?

 

  • Festlegung Sitzungstermin und voraussichtliche Dauer der Sitzung

 

  • Anforderungen an die Software (= tool) für geplante Videokonferenz
    • Kann die Aufzeichnung der Videokonferenz durch die Teilnehmer technisch verhindert werden?

Wenn nicht: Es sind organisatorische Vorkehrungen zu treffen, wie z.B. die Abgabe einer Erklärung aller Teilnehmer einzufordern, dass keine Aufzeichnung erfolgen wird.

  • Ist die Software im Unternehmen datenschutztechnisch geprüft und für unbedenklich befunden?

Wenn nicht: Gibt es eine externe Prüfung / Verwendungsempfehlung anerkannter Dritter (wie z.B. Datenschutzbeauftragter)?

    • Bietet das System eine verschlüsselte Übertragungsmöglichkeit? (stehen verschiedene Systeme zur Wahl, sollte bevorzugt eine Software mit Verschlüsselungsmöglichkeit ausgesucht werden)
    • Können alle BR-Mitglieder gleichzeitig an der Konferenz teilnehmen?
    • Ist ein unbemerktes Teilnehmen technisch möglich und wahrscheinlich? (Hinweise des Anbieters und Erfahrungswerte Dritter überprüfen).

Falls ja: Auf anderes Tool umsteigen.

 

  • Versendung der Einladung mit dem Inhalt der geplanten Sitzung
  • Bietet die Software die Möglichkeit, den Zutritt zur Konferenz auf Eingeladene zu beschränken?

Falls ja: Aktivieren.

Falls nein: Verbot aussprechen, die Einladung zu verteilen.

  • Den Grund für die Durchführung der Sitzung in Form einer Videokonferenz benennen
  • Teilnehmer darauf hinweisen, dass sie sich zur Sitzung in einer vertraulichen Umgebung befinden müssen (möglichst in einem geschlossenen Raum)
  • Den Einladungslink mit der Bestätigungserklärung für Teilnehmer versehen, dass während der Sitzung keine unbefugten Personen anwesend sein werden und der Teilnehmer dafür selbst entsprechende Vorkehrungen trifft (z.B. Verschließen des Raums)
  • Mitteilung der Tagesordnung

 

Eröffnung der Sitzung

  • Begrüßung der Teilnehmer

 

  • Organisatorisches
    • Stimmliche und bildliche Verifikation eines jeden Anwesenden; gleichzeitig Testen, ob die Verbindung technisch einwandfrei ist.
    • Hinweis darauf, dass sich jeder Teilnehmer in vertraulicher Umgebung aufhalten muss.
    • Hinweis auf Befugnis des Vorsitzenden, im Zweifelfall die Identität eines Teilnehmers und Aufenthalt in vertraulicher Umgebung zu überprüfen.
    • Hinweis auf die Obliegenheit jedes Teilnehmers, das eigene Video permanent zu streamen, sofern dies die Verbindungsqualität zulässt.
    • Festlegung des Sitzungsleiters (in der Regel der Vorsitzende)
    • Festlegung des Wortmeldeverfahrens (technisch, durch Handheben etc.)
    • Führung der Rednerliste klären
    • Protokollführung klären

 

 

  • Beschlussfähigkeit feststellen

 

  • Sonstiges

Tagesordnung

  • Änderungen und Ergänzungen zur Tagesordnung, dafür den Bildschirm des Sitzungsleiters freigeben.

 

  • Bei nachträglichen Änderungen der Tagesordnung müssen für eine entsprechende Beschlussfassung die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
  • sämtliche Mitglieder des Betriebsrats müssen rechtzeitig ge­laden worden sein,
  • der Betriebsrat muss beschlussfähig sein, d.h. dass die Mehrheit seiner Mitglieder in der Sitzung an der Abstimmung über eine Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung teil­nimmt, 
  • und alle in der Sitzung anwesenden und an der Beschluss­fassung teilnehmenden Betriebsratsmitglieder stimmen der Änderung der Tagesordnung zu.

 

Genehmigung des letzten Protokolls

  • Änderung und/oder Ergänzungen?

Sitzungsleitung

  • Es gilt grundsätzlich das gleiche wie bei Präsenzsitzungen

 

  • Gleichzeitiges Reden muss unterbunden werden

 

  • Reihenfolge der Meldungen beachten

 

  • Protokollführung idealerweise auf freigegebenem Bildschirm durchführen

 

  • Ende eines Diskussionspunktes mit für alle visuell wahrnehmbaren Ergebnis festhalten.


Dr. jur. Michael Bachner, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Daniel Wall, Rechtsanwalt

 

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