Betriebsratssitzung als Videokonferenz (Checkliste)

Aufgaben

Was ist zu tun?

Erledigt

Vorbereitung der Sitzung

• Ermessensentscheidung vornehmen:

• Welche Gründe sprechen gegen eine Präsenzsitzung?
• Warum soll die Sitzung in Form einer Videokonferenz durchgeführt werden?

⃝

• Festlegung Sitzungstermin und voraussichtliche Dauer der Sitzung

⃝

• Anforderungen an die Software (= tool) für geplante Videokonferenz
  • Kann die Aufzeichnung der Videokonferenz durch die Teilnehmer technisch verhindert werden?

Wenn nicht: Es sind organisatorische Vorkehrungen zu treffen, wie z.B. die Abgabe einer Erklärung aller Teilnehmer einzufordern, dass keine Aufzeichnung erfolgen wird.

• Ist die Software im Unternehmen datenschutztechnisch geprüft und für unbedenklich befunden?

Wenn nicht: Gibt es eine externe Prüfung / Verwendungsempfehlung anerkannter Dritter (wie z.B. Datenschutzbeauftragter)?

• • Bietet das System eine verschlüsselte Übertragungsmöglichkeit? (stehen verschiedene Systeme zur Wahl, sollte bevorzugt eine Software mit Verschlüsselungsmöglichkeit ausgesucht werden)
  • Können alle BR-Mitglieder gleichzeitig an der Konferenz teilnehmen?
  • Ist ein unbemerktes Teilnehmen technisch möglich und wahrscheinlich? (Hinweise des Anbieters und Erfahrungswerte Dritter überprüfen).

Falls ja: Auf anderes Tool umsteigen.

⃝

• Versendung der Einladung mit dem Inhalt der geplanten Sitzung

• Bietet die Software die Möglichkeit, den Zutritt zur Konferenz auf Eingeladene zu beschränken?

Falls ja: Aktivieren.

Falls nein: Verbot aussprechen, die Einladung zu verteilen.

• Den Grund für die Durchführung der Sitzung in Form einer Videokonferenz benennen
• Teilnehmer darauf hinweisen, dass sie sich zur Sitzung in einer vertraulichen Umgebung befinden müssen (möglichst in einem geschlossenen Raum)
• Den Einladungslink mit der Bestätigungserklärung für Teilnehmer versehen, dass während der Sitzung keine unbefugten Personen anwesend sein werden und der Teilnehmer dafür selbst entsprechende Vorkehrungen trifft (z.B. Verschließen des Raums)
• Mitteilung der Tagesordnung

⃝

Eröffnung der Sitzung

• Begrüßung der Teilnehmer

⃝

• Organisatorisches
  • Stimmliche und bildliche Verifikation eines jeden Anwesenden; gleichzeitig Testen, ob die Verbindung technisch einwandfrei ist.
  • Hinweis darauf, dass sich jeder Teilnehmer in vertraulicher Umgebung aufhalten muss.
  • Hinweis auf Befugnis des Vorsitzenden, im Zweifelfall die Identität eines Teilnehmers und Aufenthalt in vertraulicher Umgebung zu überprüfen.
  • Hinweis auf die Obliegenheit jedes Teilnehmers, das eigene Video permanent zu streamen, sofern dies die Verbindungsqualität zulässt.
  • Festlegung des Sitzungsleiters (in der Regel der Vorsitzende)
  • Festlegung des Wortmeldeverfahrens (technisch, durch Handheben etc.)
  • Führung der Rednerliste klären
  • Protokollführung klären

⃝

• Beschlussfähigkeit feststellen

⃝

• Sonstiges

⃝

Tagesordnung

• Änderungen und Ergänzungen zur Tagesordnung, dafür den Bildschirm des Sitzungsleiters freigeben.

⃝

• Bei nachträglichen Änderungen der Tagesordnung müssen für eine entsprechende Beschlussfassung die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• sämtliche Mitglieder des Betriebsrats müssen rechtzeitig ge­laden worden sein,
• der Betriebsrat muss beschlussfähig sein, d.h. dass die Mehrheit seiner Mitglieder in der Sitzung an der Abstimmung über eine Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung teil­nimmt, 
• und alle in der Sitzung anwesenden und an der Beschluss­fassung teilnehmenden Betriebsratsmitglieder stimmen der Änderung der Tagesordnung zu.

⃝

Genehmigung des letzten Protokolls

• Änderung und/oder Ergänzungen?

⃝

Sitzungsleitung

• Es gilt grundsätzlich das gleiche wie bei Präsenzsitzungen

⃝

• Gleichzeitiges Reden muss unterbunden werden

⃝

• Reihenfolge der Meldungen beachten

⃝

• Protokollführung idealerweise auf freigegebenem Bildschirm durchführen

⃝

• Ende eines Diskussionspunktes mit für alle visuell wahrnehmbaren Ergebnis festhalten.

⃝