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Personalakte - Der DGB-Rechtsschutz kommentiert

Recht auf Einsicht in die Personalakte ist nicht übertragbar

09. September 2014

Nur der Arbeitnehmer selbst hat das Recht, seine Personalakte einzusehen. Dieses Recht kann er grundsätzlich nicht auf Dritte wie einen Rechtsanwalt oder Gewerkschaftssekretär übertragen. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitnehmer längere Zeit daran gehindert ist, die Personalakte persönlich einzusehen.

Die Arbeitnehmerin hatte sich erfolgreich gegen zwei Abmahnungen aus den Jahren 2009 und 2012 gewehrt und deren Entfernung aus ihrer Personalakte durchgesetzt. In der Berufung streiten sich die Parteien nur noch darum, ob die Klägerin ihren Rechtsanwalt ermächtigen kann, an ihrer Stelle Einblick in die Personalakte zu nehmen und diese auf Unrichtigkeiten zu überprüfen.

Kein Anspruch auf Einsicht durch Vertreter

Das LAG Schleswig-Holstein entschied, dass die Klägerin keinen Anspruch darauf habe, dass ihr Prozessbevollmächtigter für sie beim Arbeitgeber Einsicht in ihre Personalakte nimmt. Das Recht auf Einsicht in die Personalakte stehe nur dem Arbeitnehmer persönlich zu. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Anspruchsgrundlage dafür § 83 BetrVG in Betrieben ohne Betriebsrat und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ergibt sich das gleiche Recht aus § 241 Abs. 2 BGB i.V.m. Art. 2 GG, Art. 1 GG.

Persönliches Recht des Arbeitnehmers

Dass der Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht grundsätzlich nicht auf Anwälte, Gewerkschaftssekretäre oder andere Bevollmächtigte übertragen kann, ergebe sich schon aus dem Wortlaut des BetrVG. § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG bestimme, dass der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats »hinzuziehen« kann, wenn er Einsicht in seine Akte nimmt. »Hinzuziehen« bedeutet, dass nur gemeinsam Einsicht genommen werden darf. 

Vertretung nur bei Krankheit oder Auslandseinsatz

Aus der Bestimmung folge im Umkehrschluss, dass der Arbeitgeber nicht auch noch anderen Dritten, sei es gemeinsam mit dem Arbeitnehmer oder nicht - Einsicht gewähren muss. Nur im Ausnahmefall könne etwas anderes gelten, wenn der Arbeitnehmer selbst durch Krankheit oder wegen eines Auslandseinsatzes über einen längeren Zeitraum verhindert ist, sein Akteneinsichtsrecht höchstpersönlich wahrzunehmen. Dann könne der Arbeitgeber aufgrund einer Fürsorgepflicht verpflichtet sein, einem konkret bevollmächtigten Dritten die Einsichtnahme zu erlauben.

Besondere Regelung im TVöD
Die rechtliche Bewertung ändere sich auch nicht dadurch, dass die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (TVöD und TV-L) ausdrücklich ein Einsichtsrecht in die Personalakte durch Bevollmächtigte regeln (§ 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD, § 3 Abs. 6 Satz 2 TV). Das LAG folgert aus der Sonderregelung vielmehr, dass ein solches erweitertes Einsichtsrecht im privaten Arbeitsrecht gerade nicht existiert.

Quelle:

LAG Schleswig-Holstein Urteil vom 17.4.2014,
Aktenzeichen 5 Sa 385/13

Folgen für die Praxis

Anmerkung von Bettina Fraunhoffer LL.M., DGB Rechtsschutz GmbH

Die vorliegende Entscheidung befasst sich mit dem Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in die Personalakte, die der Arbeitgeber über ihn führt. Das LAG stellt klar, dass grundsätzlich sowohl während des Arbeitsverhältnisses als auch danach ein Recht auf Einsicht in die Personalakte besteht.

Eingeschränktes Einsichtsrecht
Einschränkend betont das LAG, dieses Recht stehe allein dem Arbeitnehmer selbst zu und könne nur im Ausnahmefall auf Dritte übertragen werden. Damit lehnt sich die Entscheidung an das BAG-Urteil vom 16.11.2010 (9 AZR 573/09) an. Darin hat das BAG auch ein Einsichtsrecht nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbst in Fällen bejaht, in denen der Arbeitnehmer kein konkretes berechtigtes Interesse darlegen konnte.

Öffentliche Beauftragte
Für den Bereich der Bundesverwaltung entschied kürzlich das VG Karlsruhe, dass auch eine Gleichstellungsbeauftragte in einem Jobcenter gemäß § 20 Abs. 2 des Bundes-Gleichstellungsgesetzes (BGleiG) im Rahmen ihrer Aufgaben die entscheidungsrelevanten Teile von Personalakten einsehen darf (VG Karlsruhe, Urteil vom 21.01.2014- 6 K 139/13).

Einsicht in die Personalakten durch arbeitgebernahe Personen
Gewährt der Arbeitgeber Dritten Einsicht in die Personalakten seiner Beschäftigten, z. B. seinem Rechtsanwalt, Angestellten außerhalb der Personalabteilung oder anderen Personen, sind im Einzelfall die Schutz- und Rücksichtnahmepflicht zu beachten.
Danach dürfen der Arbeitgeber und seine Repräsentanten die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers nicht verletzen (BAG, Urteil vom 13.03.2008 - 2 AZR 88/07), hierzu zählt u.a. das in Art. 1 Abs. 1 und Art. 2 Abs. 1 GG geschützte Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Damit soll eine unbegrenzte Erhebung, Speicherung, Verwendung oder Weitergabe der personenbezogenen Arbeitnehmerdaten geschützt werden.

Sollte der Arbeitgeber ohne Zustimmung des Arbeitnehmers also Unberechtigtn die Personalakte weitergeben oder eine Einsichtnahme ermöglichen, kann der Arbeitnehmer sich mit Recht dagegen wehren.

Lesetipp der AiB-Redaktion:
»Was in die Akte darf« von Staack/Sparchholz in »Arbeitsrecht im Betrieb« 1/2014, S. 48-51.

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