Fundament der digitalen Verwaltung
Die Eigenschaft als zentraler Speicher- und Zugriffspunktpunkt für Informationen macht die E-Akte zu einem Sammelbecken für betriebliche Gestaltungspotenziale und Regelungsbedarfe. Bevor jedoch Regeln formuliert werden, sind im ersten Schritt die Ziele der Einführung und der Anwendung der E-Akte zu bestimmen.
Typische Ziele seitens des Arbeitgebers sind eine schnellere Fallbearbeitung, eine geringere Fehlerquote und infolgedessen Kosteneinsparungen. Der betriebswirtschaftliche Fokus liegt also auf der Leistungserbringung. Bei der Mitbestimmung hingegen stehen die Beschäftigten im Mittelpunkt. Sie sollen unter Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte sicher, qualifiziert und ergonomisch mit der E-Akte arbeiten können.
Zwischen diesen beiden Perspektiven kann es zu Zielkonflikten kommen, z. B. darüber, ob im Zuge der Einführung der E-Akte neue Bildschirme angeschafft werden. Wie viel Transparenz der Arbeitssteuerung dient und wo eine unzulässige Leistungs- und Verhaltenskontrolle beginnt, ist auch häufig Gegenstand von Diskussionen.
Den Regelungsbedarf erfassen
Mit den Zielvorstellungen eng verbunden ist die Beschreibung des Regelungsgegenstands im Sinne einer Systembeschreibung. In einer Systembeschreibung der E-Akte wird einerseits der mögliche Funktionsumfang der betreffenden E-Akten-Lösung beschrieben, andererseits wird kenntlich gemacht, welche Funktionen aus diesem Lösungsportfolio tatsächlich im Betrieb eingeführt werden sollen. Je nach Sprachgebrauch des Anbieters der E-Akte werden die Funktionen entweder in Module, Produkte, Komponenten oder Applikationen eingeteilt.
Eine Systembeschreibung ist notwendig, um den Regelungsbedarf vollständig zu bestimmen. Dabei können auch Bereiche erkannt werden, die zunächst organisatorische Maßnahmen erfordern, wie etwa das Erstellen eines Aktenplans oder das Vereinheitlichen von Verwaltungsprozessen. Als Anlage zur Betriebsvereinbarung dient die Systembeschreibung schließlich der Übersicht und der Erklärung des Regelungsgegenstands.
Die Systembeschreibung einer E-Akte sollte dabei auch Angaben zu den Schnittstellen und zum Informations-Lebenszyklus einer E-Akte beinhalten. Der Lebenszyklus der E-Akte beschreibt den Datenfluss vom Eingang der Dokumente und Informationen, über das Umwandeln (Scannen), Speichern, Bearbeiten, den Ausgang, die Löschung und Archivierung (Inputs und Outputs, analog und digital). Wesentlich ist auch die Reichweite der E-Akte: Wird sie nur am Standort oder standortübergreifend eingesetzt? Findet eine direkte oder indirekte Anbindung von Externen statt, wie z. B. Dienstleister, Lieferanten, Kunden, Behörden?
Häufig wird der Auftrag des Scannens von Bestandsakten und laufenden Akteneingängen an einen externen Dienstleister vergeben. In diesem Fall ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (vgl. Art. 28 DSGVO) abzuschließen, bei dem der Arbeitgeber als Auftraggeber weiter verantwortlich für die Datenverarbeitung bleibt.
Die Umsetzung erfordert jedoch noch weitergehende Überlegungen. So ist etwa sicherzustellen, dass die Scanqualität, also die Auflösung der Scans, ausreichend gut ist, um wesentliche Informationen – z. B. aus Fußzeilen – noch erkennen zu können. Außerdem sollte eine Textsuche im gescannten Dokument möglich sein. (...)
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Max Thomsen in »Computer und Arbeit« 1/2020, S. 25 ff.
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