Umlaufverfahren und elektronische Abstimmung

Aufgrund der Corona-Pandemie sind jüngst zahlreiche Personalvertretungsgesetze geändert und bestehende Regelungen erweitert worden. Neben der Verschiebung der 2020 anstehenden Wahlen eröffnen diese Gesetzesänderungen den Personalräten vor allem eine Beschlussfassung ohne Präsenz der Personalratsmitglieder, z.B. durch Umlaufverfahren und elektronische Abstimmungen.

Beide Möglichkeiten sind vorgesehen in Sachsen-Anhalt, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Bayern und Baden-Württemberg. In Sachsen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland gibt es nur das Umlaufverfahren. In Bayern und Baden-Württemberg (vgl. Art. 37 Abs. 3 BayPersVG, § 34 Abs. 3 LPVG-BW) ist das Umlaufverfahren nur in einfach gelagerten Angelegenheiten zulässig.

Was ist ein Umlaufverfahren?

Unter einem Umlaufverfahren wird verstanden, dass ein beabsichtigter Beschluss allen Personalratsmitgliedern vom Vorsitzenden auf schriftlichem Wege zugeleitet wird und die Willensbildung des Einzelnen durch schriftliche Mitteilung von »Ja, Nein, Enthaltung « erfolgt.

Was ist zu beachten?

• Es bedarf einer entsprechenden Änderung der Geschäftsordnung, ein verbindlicher und die Grundsätze der Verschwiegenheit und der Nichtöffentlichkeit wahrender Kommunikationsweg (postalisch, per Fax oder per Mail) ist festzulegen.
• Festzulegen ist ebenfalls, ob das Umlaufverfahren nur fallweise nach vorheriger gesonderter Abstimmung oder für einen bestimmten Zeitraum gelten soll.
• Nur die Abstimmung kann schriftlich erfolgen, die Vorschriften und Regeln über die Einladung, Abstimmung und Beschlussfähigkeit sowie Tagesordnung und Protokollierung bleiben unberührt.
• Zwingend muss der Personalrat vor der schriftlichen Abstimmung Gelegenheit zur Beratung haben. Das setzt voraus, dass der Vorsitzende zusammen mit der Tagesordnung und Festlegung des Termins der Abstimmung entsprechend formulierte Beschlussvorschläge übersendet und Gelegenheit für Stellungnahmen, Änderungsvorschläge und mögliche Alternativen gibt.
• Die Teilnahme- und Beratungsrechte von Gewerkschaften, Jugend- und Auszubildendenvertretung, Schwerbehindertenvertretung, Stufenvertretung und Gleichstellungsbeauftragten sind zu wahren, indem ihnen mit der Tagesordnung die Beschlussvorschläge zur Stellungnahme zugesendet werden.
• Die Heranziehung von Ersatzmitgliedern hat dann zu erfolgen, wenn ein Mitglied des Personalrats »verhindert« ist. Das ist nicht allein wegen der Unmöglichkeit der Anreise zur Dienststelle oder wegen der Anordnung von Arbeiten im Home-Office der Fall, sondern erst, wenn eine Teilnahme am schriftlichen Verfahren insgesamt aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht möglich ist. Dazu ist auf den Zeitpunkt der Versendung bzw. des Zugangs der Terminsmitteilung, der Tagesordnung und der Beschlussvorschläge abzustellen.
• Es sind Vorkehrungen zur Wahrung der Nichtöffentlichkeit und der Verschwiegenheitsverpflichtung zu treffen; sämtlicher Traffic zwischen Vorsitzendem und Mitgliedern des Gremiums hat nach dem Vorbild des neu geschaffenen § 37 Abs. 3 Nr. 1 BPersVG mittels Einrichtungen zu erfolgen, »die durch die Dienststelle zur dienstlichen Nutzung freigegeben sind«. Auf diesem Wege sind alle maßgeblichen Dokumente zu übermitteln.
• Auch bei größter Sorgfalt und Umsicht bleiben Defizite. Die Änderung und Ergänzung von Anträgen und Vorlagen nach Diskussion und Beratung in der Sitzung sind im schriftlichen Verfahren praktisch nicht möglich, der Aufwand eines weiteren Umlaufverfahrens allein wegen einer marginalen Änderung würde in der Regel gescheut, da zusätzliche Sitzungen beschwerlich sind.

Umlaufverfahren oder Präsenzsitzung?

Das schriftliche Abstimmungsverfahren ist stets nur »2. Wahl«. Die Personalvertretungsgesetze sehen als Regelfall eine Einladung mit Tagesordnung, die Zusammenkunft der Personalratsmitglieder in einer Präsenzsitzung (face-to-face) sowie Beratung und Abstimmung unter Anwesenden vor. Das ist Ausdruck des Demokratiegedankens eines repräsentativ gewählten Kollektivorgans, einer nur virtuellen Teilnahme an der Personalratssitzung fehlen wichtige Elemente des persönlichen Austauschs. Dazu sollte also nur gegriffen werden, wenn es unvermeidlich ist. Zu beachten ist auch, dass Umlaufverfahren und elektronische Abstimmung anstelle von Sitzungen nur genutzt werden können, wenn kein Personalratsmitglied diesen Verfahren widerspricht (vgl. § 37 Abs. 3 Nr. 2 BPersVG; so ist es auch in den entsprechenden Vorschriften für Bayern, Sachsen, Saarland und ähnlich in Rheinland-Pfalz).

Ein bedenklicher Verlust an demokratischer Legitimation des Personalrats sind auch Vorschriften, die schriftliches oder elektronisches Abstimmungsverfahren mit Hilfe der »erreichbaren« Personalratsmitglieder erlauben (so in Hessen und Sachsen-Anhalt).

Was ist eine elektronische Abstimmung?

Darunter sind alle Verfahren unter Zuhilfenahme von Technik zu verstehen. Dazu gehören u.a.:

• Video- oder Telefonkonferenzen
• Chat
• Skype
• Facetime
• Zoom

Was ist zu bedenken?

Diese Techniken haben das Problem, dass die Grundsätze der Verschwiegenheit und der Nichtöffentlichkeit von Personalratssitzungen nur sehr schwer zu wahren sind.

• Das beginnt mit der Frage, auf welche Weise die An- und Abwesenheit von Befugten und Unbefugten sicher kontrolliert werden kann. Nicht nur der Vorsitzende sondern auch die teilnehmenden Personalratsmitglieder müssen sicherstellen, dass nur teilnahmeberechtigte Personen in dem Raum anwesend sind, von dem aus sie an einer Video- oder Telefonkonferenz teilnehmen.
• Die Einladung zu solchen elektronischen Sitzungen muss mit Zugangscode bzw. Bekanntgabe der Einwahldaten und Bestätigung seitens der Eingeladenen erfolgen; optischer oder akustischer Zugang Dritter muss ausgeschlossen sein.
• Ein Aufmerksamkeits-Tracking darf nicht möglich sein (Zoom hatte eine solche Funktion, die dem Organisator der Konferenz ermöglichte, zu erkennen, ob die Teilnehmer der Konferenz am Bildschirm folgen oder im Hinter-/Vordergrund mit etwas anderem beschäftigt sind).
• Die Geheimhaltung der beratenen Gegenstände einschließlich des Abstimmungsverhaltens der Personalratsmitglieder kann nur mit großem organisatorischem Aufwand gewährleistet werden. Vor jeder Beschlussfassung ist vom Vorsitzenden festzustellen, wer virtuell anwesend ist und an der Abstimmung teilnimmt.
• Eine Aufzeichnung und Speicherung der elektronisch veranstalteten Sitzung ist in jedem Fall unzulässig (vgl. § 37 Abs. 3 S. 2 BPersVG).
• Die Weitergabe der Sitzungsdaten an Dritte ist auszuschließen und datentechnisch unmöglich zu machen (Passwort-System).
• Die virtuell gefassten Beschlüsse sind auf der nächsten Präsenzsitzung des Personalrats bekanntzumachen – so vorgeschrieben jedenfalls in Baden-Württemberg (§ 34 Abs. 3) und Sachsen (§ 35 Abs. 5 Satz 4).

Allen diesen Bedenken muss der Personalrat in seiner Geschäftsordnung Rechnung tragen.

Welche Techniken gibt es?

Eine Videokonferenz ist der »synchrone Informationsaustausch mit Hilfe von EDV zur Bild- und Tonübertragung « (vgl. Wikipedia »Videokonferenz «, abgerufen am 28.4.2020). Das schließt die Möglichkeit der Übertragung von Dokumenten ein.

Eine Telefonkonferenz kann durch Einwahl der Teilnehmer (Dial-In) mittels Einwahldaten – vom Personalratsvorsitzenden zu vergeben – oder durch Anruf, also Zuschaltung von einem Konferenz-Operator (Dial-Out-Verfahren) erfolgen.

Chats wie Skype, WhatsApp oder ähnlichen Messenger-Dienste beinhalten elektronische Kommunikation mittels geschriebenem Text. Sie scheiden für die Nutzung durch den Personalrat bereits deswegen aus, weil der Austausch von schriftlichen Nachrichten eine Kommunikation, wie sie im Zusammenhang mit einer Personalratssitzung stattzufinden hat, nicht ermöglicht. Vor allem kann eine sichere Identifizierung des Chat-Partners kaum erfolgen.

Skype for Business (wird im Rahmen des § 128 a ZPO von Gerichten häufig benutzt), FaceTime, Zoom und Microsoft Teams erlauben die Durchführung von Video- und Audio-Konferenzen, setzen jedoch häufig ein bestimmtes Equipment, nämlich i.d.R. die Ausstattung mit Laptop, Tablet oder Smartphone voraus. Ihnen ist gemeinsam, dass sich beliebige Teilnehmer einwählen können (kann jedoch im Einzelfall ausgeschlossen oder begrenzt werden) und häufig eine Aufzeichnung und Speicherung des Sitzungsverlaufs vorgesehen ist. Es ist deshalb nicht zu erwarten, dass die Dienststelle diese Techniken zur dienstlichen Nutzung freigibt, weshalb eine Nutzung ausscheidet. Das Auswärtige Amt z.B. hat die Nutzung von ZOOM auf dienstlichen Geräten untersagt (vgl. Handelsblatt vom 8.4.20).

Fazit: Umlaufverfahren und – vor allem – elektronische Abstimmung sind zwar in einigen Personalvertretungsgesetzen zugelassen, begegnen jedoch aus Gründen des Demokratiegebots und der Datensicherheit erheblichen Bedenken.

Rechtanwälte Horst Welkoborsky und Birger Baumgarten, Berlin/Bochum