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Was Sie zur elektronischen Personalakte wissen müssen

01. Dezember 2017 Elektronische Personalakte
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Quelle: Wolfilser_Dollarphotoclub

Die elektronische Personalakte rückt mit fortschreitender Digitalisierung in der Arbeitswelt immer stärker in den Fokus der Arbeitgeber. Doch das Ganze ist nicht ohne: Welche Nutzen und Risiken damit verbunden sind und worauf Betriebsräte achten müssen, erfahren Sie von Nadine Burgsmüller in der »Arbeitsrecht im Betrieb« (AiB) 12/2017.

Die elektronische Personalakte dient dazu, Daten über jeden einzelnen Beschäftigten zu sammeln und so eine fälschungssichere Archivierung zu ermöglichen. Die Dokumente, die gespeichert werden, müssen den Originalen in Papierform entsprechen, um eine richtige Erfassung der Daten zu gewährleisten.

Arbeitgeber sehen Vorteile

Dies geschieht über spezielle Systeme, die für die Erstellung von elektronischen Personalakten programmiert wurden. Die Arbeitgeber sehen darin eine Erleichterung des Zugriffs auf Personalakten und die Einsparung von Lagerungsräumen für Papierakten. Durch die genutzten Software-Programme ist es möglich, auf diese Daten von verschiedenen Standorten oder Arbeitsplätzen zuzugreifen.

Risiko: Missbrauch

Die Betriebsräte sehen genau hierin eine Missbrauchsmöglichkeit. Die Systeme zur Erfassung der Mitarbeiterdaten erscheinen anfällig für Eingriffe in Form von Ausspähungen Dritter. Hier stellt sich für Betriebsräte die Frage, wie diese Missbrauchsmöglichkeiten reduziert werden können, um die Daten der Beschäftigten vor rechtswidrigen Eingriffen und Missbrauch zu schützen und welche Daten der Beschäftigten überhaupt erfasst werden dürfen.

Zwiespältiges Instrument

Das Fazit: Die elektronische Personalakte stellt einerseits eine Erleichterung des Arbeitsablaufs für den Arbeitgeber dar. Aber sie birgt auch Risiken, die von den Betriebsräten und auch vom Arbeitgeber möglichst gering gehalten werden müssen.

Welche Einwirkungsmöglichkeiten der Betriebsrat hat und was eine Betriebsvereinbarung zur elektronischen Personalakte regeln sollte, fasst Nadine Burgsmüller in AiB 12/17 ab S. 32 zusammen.

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© bund-verlag.de (CS)

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