Verwaltung

Wie ein »e« für Wirbel sorgt

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Quelle: agsandrew_Dollarphotoclub

Die eAkte kommt – mit enormen Folgen für die Beschäftigten. Personalräte müssen wachsam sein, denn die eAkte ändert bisherige Arbeitsprozesse im öffentlichen Dienst. Sven Hinrichs von der BTQ Niedersachsen erklärt in »Der Personalrat« 7-8/2019, was die elektronische Akte so alles umkrempelt und welche Interessen unter die Räder geraten könnten.

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden, im Rahmen der »Digitalen Verwaltung 2020« spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung (eAkte) umzustellen. Das fördert die Digitalisierung im öffentlichen Dienst. Die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung soll dadurch erleichtert werden.

Das Prinzip hinter der eAkte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die eine Verwaltung erreichen oder von dieser erzeugt werden, werden direkt (bei E-Mails oder Textdateien) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral in einem elektronischen Archiv abgelegt. Die eAkten können dann von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm eines zuständigen Sachbearbeiters verfügbar.

Das hat natürlich auch Vorteile für den Bürger - denn auch er kann überall schnell Zugriff bekommen und Eckdaten einsehen (lassen) - ein langes Hin und Her zwischen Behörden ist dann nicht mehr nötig. 

Risiken: Personalrat gefragt

Welche Belastungen und Beanspruchungen entstehen durch die eAkte, durch mögliche Arbeitsverdichtung und die zunehmende Arbeit an Bildschirmen? Wie groß ist die Gefahr der Entgrenzung?

Hier sind die Personalräte gefragt. Sie können Informationen von der Verwaltungsleitung über den geplanten Einführungsprozess von eAkten erhalten. Darüber hinaus sollten Personalräte ihre Mitbestimmungsrechte geltend machen und die Digitalisierung von Beginn an strategisch mitgestalten. Und den Prozess auch nach der Einführung kritisch begleiten.

Was Personalräte wissen müssen und tun können, erklärt Sven Hinrichs von der BTQ Niedersachsen in »Der Personalrat« 7-8/2019, Seiten 12 bis 15.

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