IT-Mitbestimmung

Workday in der Einigungsstelle

14. August 2020
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Quelle: © Adam Gregor / Foto Dollar Club

Die meisten global agierenden Konzerne arbeiten mittlerweile mit Systemen wie SuccessFactors oder Workday. Oft landen Konflikte bei deren Einführung vor der Einigungsstelle, weil es schnell gehen muss und technischer Sachverstand fehlt. Im Interview mit »Computer und Arbeit« 7-8/2020 verrät uns der Einigungsstellenvorsitzende und Mediator Dr. Christoph Löbig, wie das verhindert werden kann.

Mit Personalmanagementsystemen führen Firmen nicht nur eine neue Software ein, sondern oft auch ganz neue Formen der Zentralisierung und Standardisierung von Human Resources (HR)-Prozessen wie z.B. Vergütungsmodelle und Beurteilungs-Prozedere.

Unser Gesprächspartner Dr. Christoph Löbig hatte bereits in einigen Einigungsstellen zum Thema Workday den Vorsitz inne. Wir wollen von ihm wissen, mit welchem Fokus und Anspruch er an das Thema herangeht.

Was ist Ihrer Erfahrung nach der zentrale Konfliktpunkt zwischen den Betriebsparteien, der dazu führt, dass die Einigungsstelle angerufen wird?

Der Wissensstand der Betriebsparteien zu Workday HCM ist oft sehr unterschiedlich. Vielen Betriebsräten fehlen ausreichende Kenntnisse z.B. zur Systemarchitektur, zu den Workday-Funktionen, zum Umfang der Verarbeitung von Beschäftigtendaten usw. – und damit die Grundvoraussetzungen, um die Verhandlungen mit dem Arbeitgeber auf Augenhöhe führen zu können. Oft ist dieses Informationsungleichgewicht die Ursache dafür, dass die Freiverhandlungen der Betriebsparteien ohne Erfolg bleiben.

Ist der Arbeitgeber auf die zeitnahe Inbetriebnahme des Systems angewiesen, wird er in der Regel die Einigungsstelle anrufen.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Aspekte des Datenschutzes, die von den Betriebsparteien bedacht werden sollten?

Die meisten Betriebsparteien sind sich darüber einig, dass die abzuschließende »Kollektivvereinbarung« die Ermächtigungsgrundlage i.S.d. § 26 Abs. 4 Satz 1 BDSG für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in Workday HCM bilden soll. Demzufolge muss sich der Inhalt der Betriebsvereinbarung auch an Art. 88 Abs. 2 DSGVO messen lassen. Deshalb sollten Arbeitgeber und Betriebsrat u.a. Antworten auf die folgenden Fragen erarbeiten:

  • Welche Beschäftigtendaten sollen zu welchen Zwecken in Workday HCM verarbeitet werden? Ist die Verarbeitung dieser Daten erforderlich?
  • Welche Workday-Rollen existieren? Wer ist Inhaber dieser Rollen? Auf welche Beschäftigtendaten dürfen die Rollen (lesend/schreibend) zugreifen? Ist das erforderlich?
  • Welche Möglichkeiten zur Auswertung der Daten bestehen? Welche sind erforderlich? Welche Workday-Rollen dürfen welche Reports ausführen?
  • Wie lange dürfen Beschäftigtendaten im System verarbeitet werden? Wann sind sie zu sperren, wann zu löschen? Wer kümmert sich um die Sperrung/Löschung der Daten?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Systemen existieren?
  • Unter welchen Voraussetzungen sind PDF- oder Excel-Exports zulässig?
  • (In welchem Umfang) Dürfen die in Workday HCM verarbeiteten Beschäftigten zum Zwecke der Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet werden?
  • Wer darf die sogenannte Proxy-Funktion in den Workday-Sandboxen nutzen? Zu welchen Zwecken?

Können bei der Einführung der verschiedenen Workday-Module neben § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG weitere Mitbestimmungsrechte berührt sein?

Nicht selten wird den Beisitzern der Einigungsstelle zu Beginn des Verfahrens erstmals bewusst, dass durch die Einführung und Anwendung von Workday HCM eine Vielzahl von Mitbestimmungsrechten berührt werden.

Beabsichtigt der Arbeitgeber z.B., in der Workday-Funktion »Vergütung« ein Bonussystem abzubilden, kann hierdurch das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG ausgelöst werden. Ist geplant, die Urlaubsbeantragung und -vergabe künftig über die Workday-Funktion »Abwesenheit« abzuwickeln, kann das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG betroffen sein. Sollen Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Zielvereinbarungs-, Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche fortan nach den Vorgaben in der Workday-Funktion »Talentmanagement« durchführen und dokumentieren, können Mitbestimmungsrechte nach §§ 87 Abs. 1 Nr. 1, 94 Abs. 1, 2 BetrVG bestehen.

Ob weitere Mitbestimmungsrechte einschlägig sind, hängt u.a. davon ab, ob der Arbeitgeber eine bereits mitbestimmte Regelung lediglich »technisch« in Workday HCM abbilden will oder ob er mit der Inbetriebnahme des Systems eine veränderte oder eine neue mitbestimmungspflichtige Regelung schafft. Letzteres ist die Regel.

Wie gehen Sie in der Einigungsstelle damit um, wenn zeitgleich mit der Systemeinführung auf Konzern- oder Unternehmensebene auch die in Workday HCM abgebildeten HR-Prozesse einer Regelung bedürfen, für die der örtliche Betriebsrat zuständig ist?

In diesem Fall hat die Einigungsstelle zu prüfen, ob sich ihre Zuständigkeit auch auf die Regelung des HR-Prozesses erstreckt, der in Workday HCM abgebildet werden soll, und ob insoweit das richtige Gremium beteiligt ist.

Das Ergebnis der ersten Rechtsprüfung hängt vom konkreten Regelungsauftrag der Einigungsstelle bzw. vom Inhalt des (oft zu eng gefassten) gerichtlichen Einsetzungsbeschlusses gemäß § 100 ArbGG ab. (...).

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Das vollständige Interview und viele weitere Beiträge zu den Themen Datenschutz und IT-Mitbestimmung lesen Sie in »Computer und Arbeit« 7-8/2020.

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© bund-verlag.de (ct)

 

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