Funktions-Adresse statt E-Mail-Verbot

28. März 2018 E-Mails, Funktionsadressen, E-Mail-Adressen, private E-Mails

Quelle: © funkyfrogstock / Foto Dollar Club

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben, verbieten Arbeitgeber oft die private E-Mail-Nutzung. Doch das ist gar nicht nötig und geht auch an der Realität vorbei. Die Fachzeitschrift »Computer und Arbeit« (CuA) stellt in ihrer Ausgabe 3/2018 eine für alle gute Lösung vor: das Nutzen von Funktions- statt persönlicher Mail-Adresse.

Häufig fordern Arbeitgeber das Verbot der privaten E-Mail-Nutzung in einer Betriebsvereinbarung zu regeln, um vermeintlich »datenschutzkonform« ihr Kommunikationssystem zu gestalten. Sie stützen sich in ihrer Argumentation auf das Konstrukt, dass sie bei der Duldung von privater elektronischer Post zum »Telekommunikationsdienste-Anbieter« werden und so das Fernmeldegeheimnis einhalten müssen und daher keinen Zugriff auf die Mails des Beschäftigten mehr hätten.

Die Praxis hat aber gezeigt, dass eine wirksame Abgrenzung von dienstlichen und privaten Mails überhaupt nicht möglich ist: eine geschäftliche Mail, in der noch Grüße an die Gattin oder zur Geburt des Kindes angefügt sind oder die Nachfrage, ob der Urlaub erholsam war sind strenggenommen private Inhalte. Hingegen ist die Mail an den Partner, man käme heute später nach Hause, weil sich die Besprechung noch hinzieht, eindeutig eine dienstliche E-Mail.

Der Arbeitnehmervertretung ist in diesem Zusammenhang zu raten, sich nicht auf die Argumentation »Privatnutzung« einzulassen. Der Arbeitgeber muss ja eine private Nutzung seiner Infrastruktur nicht dulden - wohl aber eine persönliche -, und ein Recht auf Privatnutzung haben die Beschäftigten auch nicht.

Argumentiert der Betriebsrat aber mit »persönlicher Nutzung«, dann spart man sich auch die (vergebliche) Mühe, die dienstliche von der privaten Nutzung abzugrenzen und kann die Beschäftigten dennoch davor schützen, dass alle Mails kontrolliert werden.

Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die Gestaltung des E-Mail-Systems sollte daher verstärkt auf den Einsatz von Funktionsadressen setzen und persönliche Adressen nur für persönliche Nachrichten zulassen. Die Vorteile einer Funktionsadresse sind aber auch für den Arbeitgeber enorm: Das Unternehmen ist frei in der Organisation der Arbeitsverteilung, kann diese jederzeit ändern, hat Zugriff auf alle Mails, kann Weiterleitungen einrichten und kann ohne rechtliche Schwierigkeiten die elektronische Post archivieren und nach bestimmten Kriterien durchsuchen.

Mehr lesen bei:

Willi Ruppert, Funktionsadressen statt E-Mail-Verbot, in: CuA 3/2018, 22 ff.

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