Die Personalratssitzung richtig vorbereiten
Als Gremium kann ein Personalrat nur zukunftsweisend tätig sein, wenn er die – im Sinne der Beschäftigten, die er zu vertreten hat – richtigen Beschlüsse fasst. Neben inhaltlichen Zielen besteht die Handlungsfähigkeit eines Personalrats aber nur, wenn seine internen Willensbildungs- und Entscheidungsprozesse auch formal allen Anforderungen genügen, die Gesetz und Rechtsprechung aufstellen. Das stärkste Argument und das beste Ziel nützen dem Personalrat nichts, wenn seine maßgeblichen Beschlüsse aus formalen Gründen unwirksam sind, weil sie gegen die meist klaren Regelungen des Gesetzes verstoßen.
Vor der Sitzung
Gute Vorbereitung ist eigentlich schon (fast) alles, was für das Gelingen einer produktiven Sitzung erforderlich ist. Neben dem Einlesen und Argumente sammeln gehört hierzu auch ein – nicht unerheblicher – formaler Teil. Dieser ergibt sich zunächst aus § 34 Abs. 2 S. 1 – S. 3 BPersVG: Die oder der Vorsitzende beraumt die Sitzung(en) an, setzt die Tagesordnung fest und muss alle Mitglieder des Personalrats rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung laden. Ebenso sind SBV und ggf. Vertreter der JAV zu laden. »Alle Mitglieder« meint wirklich alle (ordentlichen) Mitglieder – unabhängig davon, ob sie krank sind, im Urlaub, auf Dienstreise oder gar schon vorher angekündigt hatten, sie würden zur kommenden Sitzung nicht erscheinen. Ist ein Mitglied des Personalrats zeitweilig verhindert, ist es verpflichtet, dies der oder dem Vorsitzenden rechtzeitig mitzuteilen, damit das entsprechende Ersatzmitglied geladen werden kann (§ 31 Abs. 2 BPersVG).
Verhinderung liegt u.a. auch vor, wenn ein Personalratsmitglied befangen ist. Bliebe ein befangenes Mitglied des Personalrats im Raum oder würde es gar mit abstimmen, wäre der Beschluss nichtig. Keine Verhinderung im Sinne des Gesetzes ist hingegen Arbeitsüberlastung.
Vorsitzende haben also die Aufgabe dafür zu sorgen, dass weder zu viele (Verletzung der Schweigepflicht/Nichtöffentlichkeit) noch zu wenige Personen geladen werden und an der Sitzung teilnehmen – in beiden Fälle wären sonst in der Sitzung gefasste Beschlüsse nichtig oder unwirksam.
Eine Ladung muss auch rechtzeitig erfolgen. Eine Frist gibt es im Gesetz nicht. Es ist anerkannt, dass in der Regel 48 Stunden vor Beginn der Personalratssitzung ausreichend sind, in Notfällen auch weniger. Nach der Rechtsprechung müssen Vorsitzende die Tagesordnung so ausführlich gestalten, dass alle Geladenen sich anhand dieser (inklusive der Anlagen) auf die Sitzung vorbereiten können. In Personal-Einzelangelegenheiten muss z. B. die genaue Bezeichnung der Maßnahme (mit Namen etc.) enthalten sein. Die Mitglieder müssen mit diesen Unterlagen sorgsam umgehen, um ihrer Schweigepflicht nachzukommen.
In der Sitzung
Die oder der Vorsitzende muss die Sitzung leiten und zunächst die Beschlussfähigkeit feststellen: Der Personalrat kann nur wirksame Beschlüsse fassen, wenn im Zeitpunkt des Beschlusses »mindestens die Hälfte (der Personalratsmitglieder) anwesend ist«, § 37 Abs. 2 BPersVG. Maßgebend ist die aktuelle Zahl der Mitglieder. Andere möglicherweise stimmberechtigte Teilnehmer (JAV-Mitglieder in besonderen Fällen) werden bei der Ermittlung der notwendigen Zahl nicht mitgezählt. Für die Beratung vor der Abstimmung ist die Beschlussfähigkeit nicht notwendig. Aus dem – im Protokoll widerzugebenden – Abstimmungsverhältnis (»Ja«, »Nein« oder »Enthaltungen«) ergibt sich, ob jeweils Beschlussfähigkeit vorlag. Dass die Regelung über die Beschlussfähigkeit auch für Beschlüsse in Gruppenangelegenheiten (§ 38 Abs. 2 S. 1, Abs. 3 BPersVG) gilt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ist der Personalrat wegen der Anwesenheit der »Mehrheit seiner Mitglieder« beschlussfähig, aber nicht die Mehrheit einer Gruppe anwesend, können die anwesenden Gruppenmitglieder dennoch wirksam einen Gruppenbeschluss fassen (...).
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