Betriebsvereinbarung

So können Betriebsräte Microsoft 365 regeln

12. Mai 2021 Microsoft 365
Betriebsvereinbarung

Immer mehr Unternehmen setzen auf die cloudbasierte Büro-Software Microsoft 365. Die Einführung und die Anwendung dieser Software unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats. Unsere Autoren verraten in der »Computer und Arbeit« 5/2021, wie eine Betriebsvereinbarung ausgestaltet werden kann und was dabei zu beachten ist, inklusive hilfreicher Praxis-Tipps und Musterformulierungen.

Im Arbeitsalltag nahezu sämtlicher Unternehmen ist die Büro-Software von Microsoft nicht mehr wegzudenken. Wer arbeitet denn nicht seit jeher mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint & Co.? Seit der Corona-Pandemie steigt die Popularität von neueren Anwendungen – wie etwa Microsoft Teams, dem Videokonferenz-Tool – um ein Vielfaches. Das Office-Paket von Microsoft ist klarer Marktführer.

Microsoft 365 ist die cloudbasierte Version des Microsoft Office-Pakets, das vor Kurzem noch Microsoft Office 365 hieß.

Bei On-Premises-Lösungen von Microsoft Office, wie Office 2019, erwerben Käufer*innen die Software einmalig und erhalten lokal installierbare Versionen der gängigen Office-Anwendungen, wie z.B. Word, Excel, PowerPoint etc. Bei Microsoft 365 wird im Abo-Modell gebucht und es gibt zahlreiche Zusatzanwendungen und Webanwendungen, insbesondere zum Teilen und gemeinsamen Arbeiten, sowie Cloud-Services, die in der Kaufversion von Office 2019 nicht enthalten sind. Die Daten werden dabei nicht im firmeneigenen Netzwerk, sondern in einer Cloud, also auf externen Servern gespeichert.

Diese hat vor allem den Vorteil, dass der Zugriff auf die Office-Anwendungen auch außerhalb des Büros von unterwegs möglich ist. Alle Dateien, E-Mails, Termine und Kontakte sind jederzeit und überall verfügbar. Die Anwendungen sind auf jedem Endgerät nutzbar und Dokumente können von allen Beschäftigten bearbeitet werden. Die Leistungen werden außerdem komplett über die Infrastruktur von Microsoft erbracht, sodass sich Aufwand und Kosten für den Betrieb einer eigenen Infrastruktur sparen lassen.

Die zusätzlichen Anwendungen und Dienste erweitern neben den zahlreichen Vorteilen, die sie bieten, aber auch die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers. Außerdem birgt der Betrieb in der Cloud ein höheres Sicherheitsrisiko.

Es geht nicht ohne Betriebsrat

Die Einführung und Anwendung von Microsoft 365 unterliegt der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Bei Microsoft 365 handelt es sich um eine technische Einrichtung im Sinne dieser Vorschrift. Microsoft 365 bietet mit all seinen Anwendungen unzählige Möglichkeiten der technischen Auswertung von Leistungs- und Verhaltensdaten und kann so zu einem äußerst mächtigen Instrument der Kontrolle von Beschäftigten werden. Es ist daher von besonderer Bedeutung, dass der Betriebsrat sein Mitbestimmungsrecht hier sorgfältig wahrnimmt.

Zweck des Mitbestimmungsrechts aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist insbesondere der Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts sowie der informationellen Selbstbestimmung der Arbeitnehmer*innen.

Eine besondere Herausforderung bei der Ausgestaltung von Betriebsvereinbarungen zum Einsatz von Microsoft 365 stellt neben datenschutzrechtlichen Fragestellungen, insbesondere in Bezug auf den Betrieb in der Cloud, der Umgang mit Änderungen und Weiterentwicklungen dar, denn das System wird von Microsoft stetig weiterentwickelt und mit weiteren Anwendungen angereichert. 

Mustervereinbarung

Bei der nachfolgenden Vereinbarung handelt es sich um ein Muster, das Sie natürlich an die Gegebenheiten in Ihrem Betrieb oder Ihrer Behörde anpassen müssen. Wir möchten Ihnen damit einen Gestaltungsansatz bieten und die Regelungsbereiche aufzeigen, die in einer solchen Vereinbarung Erwähnung finden sollten. In den Gestaltungshinweisen finden Sie Erklärungen dazu, warum eine bestimmte Regelung erforderlich und/oder sinnvoll ist, sowie einige alternative Formulierungsvorschläge.

GestaltungshinweiseMusterformulierung

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, mitzubestimmen bei der »Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen«.

Der Betriebsrat hat zudem die Aufgabe aus § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen zu überwachen. Nach Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 4 BDSG ist eine Betriebsvereinbarung auch Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Das ist insbesondere von Bedeutung, wenn der Arbeitgeber Daten verarbeiten möchte, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen.

Präambel

Der Arbeitgeber hat beschlossen, die bisher eingesetzte Büro- und Kommunikationssoftware durch das cloudbasierte Programmpaket »Microsoft 365« zu ersetzen.

Zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat besteht Einvernehmen darüber, dass die Einführung und Nutzung moderner IT-Systeme zur Stärkung der Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens notwendig ist.

Ziel dieser Betriebsvereinbarung ist es, die Beteiligung des Betriebsrats im Rahmen der gesetzlichen Mitbestimmungsrechte zu gewährleisten, eine erfolgreiche Umsetzung der Systemeinführung und -anwendung zu unterstützen und die schutzwürdigen Belange der Beschäftigten beim Einsatz der neuen Software zu wahren, insbesondere den Schutz ihrer personenbezogenen Daten und den Schutz vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen sicherzustellen.

Betriebsvereinbarungen gelten nicht für leitende Angestellte. Eine Einbeziehung der leitenden Angestellten kann auch nicht in der Betriebsvereinbarung vereinbart werden, da der Betriebsrat für diese nicht zuständig ist.

In der Betriebsvereinbarung kann aber vereinbart werden, dass der Arbeitgeber die leitenden Angestellten zur Einhaltung und Umsetzung der Regelungen in der Betriebsvereinbarung verpflichtet.

Da in einer sich verändernden Arbeitswelt betrieblich veranlasste Tätigkeiten zunehmend außerhalb der klassischen Betriebsstätten erbracht werden, beispielsweise im Homeoffice (Telearbeit) oder unterwegs (Mobiles Arbeiten), ist es wichtig, auch den räumlichen Geltungsbereich zu erfassen.

1. Geltungsbereich

Der persönliche Geltungsbereich dieser Vereinbarung erstreckt sich auf alle Beschäftigten im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG, soweit es sich nicht um leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 und 4 BetrVG handelt. Leitende Angestellte werden in geeigneter schriftlicher Weise zur Einhaltung und Umsetzung dieser Betriebsvereinbarung verpflichtet.

Der Arbeitgeber stellt außerdem sicher, dass die hier getroffenen Regelungen und gesetzlichen Vorschriften auch von externen Stellen eingehalten werden, unabhängig vom Standort dieser externen Stellen, wenn diese Zugriff auf personenbezogene Daten bzw. auf Daten, die über das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten Auskunft geben können, haben oder diese verarbeiten.

Der räumliche Geltungsbereich erstreckt sich auf alle Standorte des Arbeitgebers und gilt ebenso für alle Arbeitsorte, die den Standorten zuzurechnen sind. Dies umfasst insbesondere auch mobile Arbeit und Heimarbeitsplätze.

 

2. Regelungsgegenstand

(...)

 

Mehr lesen?

Den vollständigen Beitrag von Sanela Pohlmann und Dr. Martin Pröpper lesen Sie in »Computer und Arbeit« Ausgabe 5/2021. Weitere Highlights:

  • Corona-Pandemie: 7 Fragen zur Testpflicht am Arbeitsplatz
  • Betriebsrätemodernisierungsgesetz Was ändert sich im BetrVG?
  • Künstliche Intelligenz (KI): Wie kann man KI vorurteilsfrei gestalten?

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(ct)

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