Mitbestimmung besteht auch bei Zeiterfassung mit Excel

18. Januar 2019 Mitbestimmung, Zeiterfassung, Excel, Excel-Software, technische Einrichtung

Quelle: fotomek_Dollarphotoclub

Nutzt ein Betrieb eine simple Excel-Software, um die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, so ist das Verfahren mitbestimmungspflichtig. Denn auch eine solche Standard-Software kann eine technische Einrichtung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) sein, die ein Überwachen der Beschäftigten ermöglicht – so das LAG Hamm.

Die Beteiligten streiten über das Bestehen eines Mitbestimmungsrechts bei der Verwendung von Microsoft Excel zur Erfassung von Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter, welche zuvor händisch erfasst worden sind.

Das war der Fall

Der Arbeitgeber, eine Klinik, hatte bis 2016 die Anwesenheitszeiten immer händisch erfasst – trotz einer bestehenden Personalsoftware, die für andere Zwecke benutzt wird. Seit 2016 werden die manuell erfassten An- und Abmeldezeiten in eine Excel-Tabelle übertragen. Der Betriebsrat verlangt nun Unterlassung, da er bei der Entscheidung über die Einführung dieser Excel-Software nicht beteiligt war.

Der Arbeitgeber ist der Meinung, die Excel-Tabelle sei ein rein »digitalisierter Handzettel« und daher nicht mitbestimmungspflichtig. Die Mitbestimmung setze voraus, dass die Datenerhebung – wie sonst bei modernen digitalen Zeiterfassungssystemen – vom System selbst erfolge.

Das sagt das Gericht

Es hält auch diese Form der Erfassung von Personaldaten für mitbestimmungspflichtig. Denn – so die Richter – für die Annahme einer technischen Einrichtung zur Überwachung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) sei nicht erforderlich, dass die personenbezogenen Daten von der Einrichtung selbst erhoben werden.

Es reiche aus, wenn ein Teil des Überwachungsvorgangs mittels einer technischen Einrichtung und somit automatisiert erfolge. Dies sei bei einem Excel-Programm dadurch gegeben, dass Excel durch eine hinterlegte Summenformel eine automatische Addition der manuell eingegebenen Daten über An- und Abwesenheit ermögliche. Damit sei die objektive Eignung der Einrichtung zur Arbeitnehmerüberwachung im Sinne des BetrVG gegeben. Es genüge – so das BAG in ständiger Rechtsprechung –, wenn die leistungs- oder verhaltensbezogenen Daten nicht auf technischem Weg durch die Einrichtung selbst gewonnen, sondern manuell eingegeben und von der technischen Einrichtung weiter verwertet werden (BAG 23.4.1985 – 1 ABR 39/81).

Das müssen Sie als Betriebsrat beachten

Bei Zeiterfassungssystemen besteht fast immer ein Mitbestimmungsrecht. Und zwar nicht nur bei den modernen Systemen, sondern auch bei jeglicher Art von Standardsoftware – selbst, wenn es sich um simple Word- oder Excel-Tabellen handelt. Denn dieses ist meist dazu »geeignet«, das Verhalten der Arbeitnehmer zu kontrollieren – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber es damit beabsichtigt oder nicht. Sie sollten als Betriebsrat daher bei jeglicher Form der Zeiterfassung schon in der Planungsphase mit beteiligt werden.