Microsoft 365: So behalten Sie den Überblick

31. Mai 2021

Quelle: © Marco2811 / Foto Dollar Club

Die neue Online-Welt der Microsoft-Apps ist vielfältig und dynamisch, erscheint dabei aber teilweise unübersichtlich bis chaotisch. Unser Autor verrät, wie Sie den komplexen Nutzungsumfang der Microsoft-Cloud systematisch regeln und Änderungen stets im Blick behalten.

Jede Microsoft (MS)-App bietet ein eigenes Spektrum an Möglichkeiten, von einfachen und schnell verfügbaren Anwendungen bis hin zu komplexen Einsatzszenarien, die eine professionelle Vorbereitung und Genehmigungsprozesse benötigen.

Ein Beispiel dafür ist MS Forms, eine App zur Erstellung von Fragebögen. Über MS Forms können kurze Terminabfragen gestartet werden, um einen Arbeitstermin zu vereinbaren oder um den gemeinsamen Besuch der Cafeteria spontan abzusprechen.

Über MS Forms können jedoch auch umfangreiche Mitarbeiterbefragungen erstellt oder andere sensible Befragungen bis hin zum Persönlichkeitstest durchgeführt werden. Um die passenden betrieblichen Regelungen festzulegen, ist also der geplante Nutzungsumfang und der Zweck der Nutzung der einzelnen Microsoft-Apps entscheidend.

Die Integration verschiedener Apps

Die Komplexität der Microsoft-Cloud wird dadurch erhöht, dass sich die Anwendungen verschiedener Apps integrieren lassen. Besonders deutlich wird das am Beispiel von MS Teams, der selbsternannten Komplettlösung für Teamarbeit von Microsoft. So können beispielsweise über die Integration von MS Forms in Teams-Besprechungen Umfragen durchgeführt werden. Weiter kann in MS Teams auf einen eigenen App Store zugegriffen werden, über den zahlreiche Apps von Drittanbietern integriert werden können – spezielle arbeitsbezogene Apps wie Workday HCM und Salesforce, aber auch weitläufig bekannte Apps wie YouTube. Prüft man den Einsatz einer Microsoft-App, sind diese Schnittstellen zu beschreiben und zu regeln.

Wie man einen Ordnungsrahmen schafft

Bei der Regelung von Microsoft 365 empfehle ich den Einsatz von Regelungstabellen, die als Anlage der Betriebs- oder Dienstvereinbarung hinzugefügt und bei Änderungen aktualisiert werden. In der Regelungstabelle sind alle Funktionen der jeweiligen Microsoft-App erfasst.

Der erste Teil der Regelungstabelle enthält eine Auflistung aller relevanten Funktionen der App (Spalte 1). Daneben steht eine Kurzbeschreibung der Funktion (Spalte 2) und eine Angabe, ob die Funktion im Betrieb eingesetzt wird oder nicht (Spalte 3).

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(ct)