8. Was gilt für den Datenschutz im Personalratsbüro?

Der Personalrat muss sich für den Datenschutz der Beschäftigten gegenüber der Dienststellenleitung einsetzen. Aber er muss sich auch selbst an die Regeln des Beschäftigtendatenschutzes halten, denn auch er verarbeitet und nutzt Beschäftigtendaten.

Was gilt für den Personalrat?

Ab 25.5.2018 gilt ein neues Beschäftigtendatenschutzrecht. Dessen Regelungen finden sich in der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und im zeitgleich in Kraft tretenden neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Arbeitgeber oder Dienstherrn dürfen personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten nur dann verarbeiten, wenn sie eine datenschutzrechtliche Grundlage haben (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt). Daten, die für die Begründung, Umsetzung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, dürfen – beispielsweise – nach § 26 BDSG-neu erhoben werden.

Auch für Personalräte gilt: Sie dürfen personenbezogene Daten nur dann von der Dienststellenleitung verlangen oder verarbeiten, wenn eine Vorschrift das erlaubt. In Betracht kommt das allgemeine Informationsrecht nach § 68 Abs. 2 BPersVG. Danach ist der Personalrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend (von der Dienststellenleitung) zu unterrichten. Die Informationen, etwa die Daten der Beschäftigten, müssen für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich sein. Ist das der Fall, tritt das Interesse der Beschäftigten am Schutz ihrer Daten hinter das Interesse des Personalrats zurück, seine Aufgaben wahrnehmen zu können.

Beispiel:

Der Personalrat hat darüber zu wachen, dass das ArbZG, die Tarifverträge oder Dienstvereinbarungen zur Arbeitszeit eingehalten werden (§ 68 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG). Damit er das tun kann, ist er über die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu informieren. Der Personalrat kann allerdings nicht verlangen, dass ihm die in der elektronischen Arbeitszeiterfassung gespeicherten Daten unter Nennung dder Beschäftigtennamen zur Verfügung gestellt werden. Seine Überwachungsaufgabe kann er bereits effektiv wahrnehmen, wenn er zunächst nur die anonymisierten Arbeitszeitlisten der Dienststelle erhält (BVerwG 19.3.2014 – 6 P 1.13 – PersR 1/2015, 48).

Wer darf im Personalrat welche Daten bekommen?

Zunächst: Alle Personalratsmitglieder unterliegen nach § 10 BPersVG der Schweigepflicht. Damit werden auch Daten der Beschäftigten, die ihnen bekanntwerden, vor einer unzulässigen Weitergabe geschützt. Keinesfalls darf ein Personalratsmitglied diese Daten für einen anderen als den für die Personalratsaufgabe vorgesehenen Zweck verwenden. Und auch eine Weitergabe an Personen außerhalb des Personalrats ist regelmäßig untersagt. Ausnahmen können beispielsweise dann bestehen, wenn die Daten ohnehin bekannt sind oder der betroffene Beschäftigte der Weitergabe zugestimmt hat.

Innerhalb des Personalratsgremiums gilt: Jedes Mitglied (oder Ersatzmitglied) sollte die Daten erhalten, die es für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Keinesfalls sollten pauschal alle Beschäftigtendaten immer allen offen gelegt werden.

Was ist im Personalratsbüro zu tun?

Der Personalrat muss in seinem Tätigkeits- und Verantwortungsbereich dafür zu sorgen, dass die gesetzlichen Vorschriften des Datenschutzes umgesetzt und beachtet werden. Eine Kontrolle durch die Dienststellenleitung oder den behördlichen Datenschutzbeauftragten ist unzulässig. Er hat vielmehr in eigener Verantwortung die zum Schutz der Beschäftigtendaten erforderlichen Maßnahmen zu treffen und dabei die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten, etwa die Zweckbindung und Datenvermeidung. Die Daten der Beschäftigten dürfen nur zur gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung verwendet werden. Eine nicht anlassbezogene, fortdauernde Speicherung geschützter Daten über das Ende des Beteiligungsverfahrens hinaus ist unzulässig.

 

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