Teilnehmer am Deutscher Personalräte-Preis 2021

Projekt: Personalversammlung digital – Chancen nutzen: Kommunikation stärken!
Bewerber/in: Personalrat der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM)
Beschäftigtenzahl: ca. 1.600 an drei Standorten
Projektzeit: 4/2020 bis 5/2021

 

Kurzbeschreibung
Bessere Wahrnehmung und Wertschätzung des Personalrats durch e-Personalversammlungen

Motiv
An der BAM arbeiten rund 1.600 Menschen aus etwa 50 Nationen. Die Corona-Pandemie stellte den im März 2020 neu gewählten Personalrat vor die Herausforderung, wie Personalversammlungen in dieser außergewöhnlichen Situation veranstaltet werden können.

Vorgehen
Der Personalrat bildete die Arbeitsgruppe „Außendarstellung PR“, um Ideen zu entwickeln, wie die Außendarstellung des PR verbessert werden kann. Es wurden To-do-Listen mit Zeitschienen und Verantwortlichkeiten erstellt, u.a. wurde ein Mini-Team zusammengestellt, um einen professionellen mehrminütigen Video-Vor- und Abspann zur e-Versammlung zu entwickeln. Ab der zweiten e-Personalversammlung lud der Personalrat die Führungskräfte von acht entscheidenden Verwaltungsbereichen persönlich ein, sich im Chat oder live als Gesprächspartner zur Verfügung zu stellen. Die erste e-Personalversammlung war der „use case“, um zu testen, wie eine Personalversammlung auf solchem Wege umgesetzt werden kann – bis dato fand eine Veranstaltung mit einer so hohen zu erwartenden Teilnehmerzahl noch nie statt. Um die Kollegen und Kolleginnen auf diese Personalversammlung vorzubereiten, lud das Gremium diese mittels der PR-Info, des Newsletters und die neuen Beschäftigten bereits mit dem Begrüßungsschreiben des PR zur Personalversammlung ein, vorab hatten die Kollegen und Kolleginnen die Möglichkeit, Fragen zum Tätigkeitsbericht sowie zum Interview mit dem Präsidenten und mit den Führungskräften des Hauses zu stellen: anonymisiert über die neu geschaffene Intranet-Seite des Personalrats oder mit Klarnamen direkt an das Gremium. Des Weiteren wurde im Banner des Intranets eine Einladung ausgesprochen, die Grußworte des Hauptpersonalrats und der Gewerkschaften sowie der Tätigkeitsbericht wurden eine Woche vor der Personalversammlung auf der Intranet-Seite veröffentlicht, in der 3. e-Personalversammlung wurde u.a. ein Doktorandensprecher eingeladen, um zu einer aktuellen Arbeitszeit-Problematik Stellung zu nehmen.

Ergebnis
Die Zuschaltquote von 200 in der ersten e-Personalversammlung, steigerte sich auf 420 in der 2. und auf ca. 500 Mitarbeiter in der 3. e-Personalversammlung. Die Möglichkeit für die Kollegen und Kolleginnen, vorab Fragen zu stellen, wurde von den Beschäftigten gut genutzt und es gab eine bewegte Live-Diskussion zwischen dem Personalrat und dem Präsidenten. Im parallel laufenden Chat wurden Probleme zwischen Kollegen/Kolleginnen und der Verwaltungsleitung besprochen; es konnten auch Kollegen und Kolleginnen miteinander sprechen. Das Feedback zur 3. Personalversammlung war überwiegend sehr positiv und es kamen Rückmeldungen wie „sehr gelungene Veranstaltung, kurzweilig und informativ“, „Es hat richtig Spaß gemacht und war sehr lebendig“ und "Vor allem Personalrat und Amtsleitung nicht als Gegner, sondern auf der Suche nach guten Lösungen. Vielen Dank“. Der Personalrat erreichte durch die Personalversammlungen eine bessere Wahrnehmung und Wertschätzung bei den Kollegen und Kolleginnen. Eine hybride Personalversammlung ist in Planung, sobald die Hygieneregelungen es zulassen: Es wird in den Tagungssaal als Präsenz eingeladen, von dort wird die Diskussion mit dem Präsidenten und der Verwaltungsleiterin geführt. Weitere Führungskräfte können ebenfalls persönlich anwesend sein oder sich online zuschalten. Gleiches gilt für die Beschäftigten: Wer möchte, kann persönlich teilnehmen oder sich vom PC aus zuschalten.