Personalmanagementsysteme

Wie Sie Mitbestimmung digital umsetzen

27. September 2021
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Quelle: goodluz_Dollarphotoclub

Beim Einsatz von Personalsoftware haben Betriebsräte viel zu tun, um den Beschäftigtendatenschutz sicherzustellen und vor Leistungs- und Verhaltenskontrolle zu schützen. Aber kann das Gremium auch vom System profitieren? Möglich ist das durch eine eigene »Betriebsratsrolle«.

Wenn in einem Unternehmen eine neue Personalsoftware wie etwa Workday HCM oder SAP SuccessFactors eingeführt wird, werden für alle relevanten betrieblichen Akteur:innen – seien es die Personalbetreuenden, Führungskräfte oder auch die Mitarbeitenden im System – die jeweiligen »Rollen« definiert und angelegt. Sie schreiben fest, was der jeweilige User an Daten sehen, erfassen und ändern darf. Zunehmend fordern auch Betriebsräte für ihre tägliche Arbeit eine eigene »Betriebsratsrolle«. Diese digitale Unterstützung kann Abläufe deutlich beschleunigen, die Transparenz für den Betriebsrat erhöhen, die Abläufe zwischen Personalbereich und Betriebsrat verbindlicher gestalten und den Betriebsrat gleichberechtigt mit Informationen versorgen. Die Forderung nach einer Betriebsratsrolle, die hier am Beispiel Workday beschrieben wird, lässt sich auf jedes andere Personalsystem übertragen. Im Zentrum muss immer die Frage stehen: »Wie können und wollen wir das System für unsere Betriebsratsarbeit nutzen?«

Welche Bausteine gibt es?

In Workday werden Berechtigungen zum einen für die sogenannten Business-Prozesse festgelegt: Hier wird definiert, wer im Rahmen eines Workflows welche Handlungen durchführen kann (Wer darf z. B. einen Antrag auf Gehaltserhöhung initiieren und wer darf einen solchen Antrag genehmigen?). Zum anderen werden sogenannte Domänen vergeben: Eine Domäne umfasst Berechtigungen auf relevante Datenfelder, Funktionen und Berichte für ein bestimmtes Themengebiet. Themenbereiche sind dabei etwa die verschiedenen Beschäftigtendaten von Vergütungsinformationen bis hin zu Talentdaten, aber auch Self-Service-Berechtigungen und Reports. Will der Betriebsrat Sichtrechte auf bestimmte Datenfelder oder Reports haben, muss er für die zugehörige Domäne berechtigt sein. Aus den unterschiedlichen Funktionen und Berechtigungen des Programms ergeben sich auch verschiedene Möglichkeiten und Bausteine für die Betriebsratsrolle.

Workday HCM ist neben SAP SuccessFactors eines der großen cloudbasierten Personalsysteme, die insbesondere in internationalen Konzernen genutzt werden. Es ist modular aufgebaut und bildet eine Vielzahl von Personalprozessen von Stammdatenverwaltung, Recruiting, Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung, Vergütungsplanung, Personal- und Talententwicklung bis hin zur Personalplanung ab.

Einbindung in Personalprozesse

Die »klassischen« Mitbestimmungsprozesse bei personellen Einzelmaßnahmen wie Einstellungen, Ein- und Umgruppierungen oder Versetzungen lassen sich alle per Workflow im System abbilden. Statt der Unterschrift auf den Mitbestimmungsunterlagen reicht nach erfolgter Abstimmung im Gremium ein Klick und der Betriebsrat kann seine Zustimmung direkt im System erteilen oder aber, wenn noch Klärungsbedarf besteht, direkt im System weitere Informationen anfordern bzw. selbst abrufen. So kann der Betriebsrat etwa im Modul Recruiting selbstständig die externen und internen Bewerbungen sichten und der Einstellung der ausgewählten Personen zustimmen oder widersprechen. Da § 99 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) die Einhaltung der Schriftform verlangt, können die Betriebsparteien im Vorfeld der Nutzung von Zustimmungsworkflows in Workday eine Regelungsabrede über die Nutzung von Workday für Mitbestimmungsverfahren bei personellen Angelegenheiten abschließen.

Neben solchen »Genehmigungsworkflows« können auch Informationen, auf die der Betriebsrat einen Anspruch hat, automatisch vom System generiert werden, z. B. bei Kündigungen oder bei Neuausschreibungen von Stellen. Die separate Versendung von Unterlagen oder E-Mails entfällt und sowohl Betriebsrat und Personalbereich haben jederzeit den Überblick darüber, wo der Prozess gerade zur Weiterbearbeitung liegt.

Mehr lesen?

Den vollständigen Beitrag von Katrin Sommer lesen Sie in »Computer und Arbeit« 9/2021.

Weitere Highlights:

  • Mediale Überforderung | Die Formel des akuten Wahnsinns
  • Videokonferenzen | Was gilt beim BEM?
  • Öffentlichkeitsarbeit | Kostenfreie Bilder und Grafiken für Betriebs- und Personalräte
  • Datenschutz | Peinlichkeiten beim E-Mail-Versand
  • IT-Mitbestimmung | Wann ist sie tatsächlich »rechtzeitig und umfassend«?

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© bund-verlag.de (ct)

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