Dienstvereinbarung
Homeoffice mit Arbeitsschutz

Woman working in home office hand on keyboard close up.

Regelmäßig ein paar Tage zu Hause arbeiten, um Privates und Beruf besser unter einen Hut zu bekommen. Das Homeoffice kann ein attraktives Angebot zur flexiblen Arbeitsgestaltung sein. Der Beitrag von Beate Eberhardt aus der Zeitschrift »Der Personalrat« erklärt die Rechtsgrundlagen und beleuchtet die Motive.

Dabei geht es Vielen, die das gerne hätten, nicht nur um Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf: also um Kindererziehung oder die Pflege von Angehörigen. Es gibt noch mehr mögliche Motive. Geht ein Personalrat dieses Handlungsfeld an, sollte er das bedenken – bei einer möglichen Regelung per Dienstvereinbarung.

Darum geht es:

1. Das Homeoffice ist für viele Beschäftigte ein attraktives Arbeitsmodell, weil es ihnen mehr Zeitsouveränität und Flexibilität gibt.

2. Eine Dienstvereinbarung ermöglicht verbindliche Regelungen, die negative Auswirkungen der Telearbeit von vornherein ausschließen.

3. Soziale Kontakte, geregelte Arbeitszeiten und gute Arbeitsbedingungen müssen auch im Homeoffice gelten. Wer Telearbeit nutzt, darf nicht benachteiligt werden.

Mögliche Gründe für das Homeoffice

Da sind die Berufspendler/innen zu nennen, die teils extrem weite Strecken zurücklegen müssen, um zum Arbeitsplatz zu gelangen. Das beansprucht die Gesundheit und ist manchmal Stress pur.1 Sie sind froh, wenn ihnen die Tortur für einige Wochentage erspart bleibt.

Andere Beschäftigte haben regelmäßig Konzepte oder komplexe Aufgaben zu bearbeiten. Sie würden das gerne hin und wieder in Ruhe ohne die typischen Büro-Unterbrechungen tun. Aus all diesen Gründen ist das Homeoffice für etwa ein Drittel der Beschäftigten in Deutschland erstrebenswert.2

Es gibt noch immer Vorbehalte

Aber das ist nur die Theorie: In der Praxis können hierzulande erst rund 8 bis 12 Prozent der Beschäftigten – je nach Befragung – alternierende Heimarbeit nutzen. Das heißt, sie arbeiten einen Teil der Woche mehr oder weniger regelmäßig zu Hause und einen Teil im Büro oder in der Dienststelle. In vielen Betrieben und bei vielen Arbeitgebern bestehen noch immer Vorbehalte gegen alternierende Heimarbeit.

In den Niederlanden ist man weiter. Beim europäischen Nachbarn gibt es seit 1.7.2015 einen Rechtsanspruch auf das Homeoffice. Was hierzulande Betriebs- und Personalräte in einzelnen Vereinbarungen mühsam aushandeln, ist dort bereits gesetzlich normiert. Ein Antrag muss zwar immer noch gestellt werden, doch der Arbeitgeber kann den kaum noch ablehnen. Es sei denn, es bestehen dringende betriebliche Gründe. So sind Müllwerker, Krankenschwestern, Montagearbeiter und Reinigungskräfte (außer in leitender Position) am Arbeitsplatz unentbehrlich.

Wenn der Personalrat den Anspruch auf Telearbeit verbindlich regeln möchte, sind mehrere Punkte zu beachten:

  • Für welche Beschäftigte kommt das Homeoffice infrage?
  • Wie lange in der Woche?
  • Wer ist für das Prozedere wie Antrag, Rahmenbedingungen, Detailfragen und Genehmigung zuständig?
  • Welche mögliche Nachteile hat das Homeoffice und wie werden sie vermieden?

Denn wer zu lange daheim isoliert arbeitet, ist von Informationen und sozialen Kontakten abgekoppelt. Und schließlich sind Fragen des Arbeitsschutzes, der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsstättenrechts zu klären – auch beim Homeoffice. Ein Beispiel aus dem Taunus zeigt, wie so etwas erfolgreich vor sich gehen kann.

Dienstvereinbarung setzt den Rahmen

Die Arbeit im Homeoffice wurde als »Telearbeit« im Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle in Eschborn/Taunus bereits vor acht Jahren per Vereinbarung geregelt. Personalratsvorsitzender Walter Kunze erklärt dazu: »Unsere Dienstvereinbarung hat insofern nicht viel Mühe gemacht, als sich die Behördenleitung, also der Präsident, der damalige Personalrat und die damalige Gleichstellungsbeauftragte einig waren: Insbesondere die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wollen wir gemeinsam stärken. Alle Parteien zogen an einem Strang, um das Modul Telearbeit innerhalb des Personalentwicklungskonzepts zu verankern.« Das Bundesamt mit zurzeit rund 800 Beschäftigten verfügt zudem über ein Eltern-Kind-Büro und eine attraktive Kindertagesstätte für unter Dreijährige im Dienstgebäude.

Die Dienstvereinbarung aus dem Bundesamt für Wirtschaft wird hier nicht als Muster vorgestellt. Vielmehr geht es darum, wichtige Regelungsaspekte und eine Vorgehensweise aufzuzeigen – mit bedenkenswerten Gestaltungsideen und möglichen Themen für die Verhandlungen mit der Dienststellenleitung.

Einstieg und Grundsätze

Wenn der Personalrat eine Regelung zum Homeoffice initiieren will, kann er sich jedenfalls auf seine allgemeinen Aufgaben stützen, die im Personalvertretungsgesetz geregelt sind. So kann er »Maßnahmen, die der Dienststelle und ihren Angehörigen dienen«, beantragen und »die Durchsetzung der tatsächlichen Gleichberechtigung von Frauen und Männern insbesondere bei der Einstellung, Beschäftigung, Aus-, Fort- und Weiterbildung und dem beruflichen Aufstieg« fördern (vgl. § 68 Abs. 1 und 5a BPersVG und vergleichbare Vorschriften der Landespersonalvertretungsgesetze).

Der Personalrat klärt im Gremium die Ziele einer Vereinbarung und lotet mit dem Dienstherrn aus, wie es um die Bereitschaft bestellt ist, eine Vereinbarung zu treffen. Wichtig ist dabei, so Personalratsvorsitzender Kunze, in der Verwaltung Verbündete zu suchen: Das können Gleichstellungsbeauftragte sein, Bereiche der Verwaltung, aber auch Vertretungen in übergeordneten Behörden. Stößt der Personalrat auf Ablehnung, wird er initiativ und nutzt seine Mitbestimmungsrechte beim Aushandeln einer Dienstvereinbarung. Die Gestaltung der Arbeitsplätze ist nach § 75 Abs. 3 Nr. 16 BPersVG (und entsprechenden Vorschriften der Landespersonalvertretungsgesetze) mitbestimmungspflichtig, so dass der Personalrat hierzu initiativ werden kann. Werden Verhandlungen aufgenommen, sind zunächst die Grundsätze der Vereinbarung zu erörtern und festzulegen (siehe hierzu Marginalspalte Seite 25).

Hier können auch allgemeine Regelungen zur Arbeitsleistung festgelegt werden (zum Beispiel durch Zielvereinbarungen) oder Vorgaben zur Arbeitsmenge gemacht werden (etwa dass die übliche Arbeitsmenge während der vereinbarten Arbeitszeit im Wechsel von zuhause aus oder in der Dienststelle erbracht wird).

Wichtig ist auch eine Festlegung, dass Beschäftigte, die Telearbeit nutzen, nicht benachteiligt werden dürfen: weder beim Aufstieg oder bei Beförderungen, beim Zugang zu Weiterbildungsangeboten, noch beim Gewähren von Zulagen, bei der Beurteilung und dem Bewerben auf interne Stellenangebote.

Das Bundesamt für Wirtschaft billigt in der Regel Anträge, in denen die Zeitanteile für Telearbeit und Präsenz in der Dienststelle ausgewogen sind (maximal 50 Prozent zu 50 Prozent). Die Beschäftigten sollen nicht die sozialen Kontakte und die Anbindung an die internen Abstimmungen verlieren. Dies kann in einem Passus bei den Grundsätzen vereinbart werden. Im Bundesamt ist der Anteil der Telearbeit bei Führungskräften auf 30 Prozent begrenzt.

Anspruchsberechtigte und Voraussetzungen

Was soll eine Vereinbarung bringen?

  • Schaffen einer neuen flexiblen Arbeitsform an zwei (oder mehr) Arbeitsorten
  • bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • mehr Zeitsouveränität für Beschäftigte
  • Gesundheitsschutz und Entlastung für Pendler/innen
  • Attraktivität des Arbeitgebers

Die arbeitsplatzbezogenen und persönlichen Voraussetzungen für das Nutzen eines Homeoffices sind festzuschreiben: Welche Arbeitsplätze sind geeignet (Klärung auch im Einzelfall möglich), sind die technischen Grundlagen herstellbar, werden Arbeitsergebnisse selbstständig angefertigt, liegen grundlegende IT-Kenntnisse vor etc.? Zu diesen Voraussetzungen und der persönlichen Eignung werden in aller Regel Vorgesetzte Auskunft geben. Wird nur oder vor allem die Vereinbarkeit von Beruf und Familie per Homeoffice gefördert, können entsprechende Kriterien für die Anspruchsvoraussetzung genannt werden, etwa Alter der Kinder bis zu 14 Jahren, Angehörige mit Pflegebedarf etc. In der Praxis sind derartige Einschränkungen eher »rückläufig«. Bei einer grundsätzlichen Begrenzung der Anzahl von Homeoffice-Plätzen sind solche Kriterien wiederum hilfreich bei der Vergabe (Prioritäten).

Geregelt werden können auch sozialpolitische Kriterien wie bevorzugter Anspruch auf ein Homeoffice für schwerbehinderte Beschäftigte und Pendler/innen. Zudem kann eine Mindestzugehörigkeit zum Dienstherrn gelten, etwa Anspruch auf ein Homeoffice nach sechs Monaten Anstellung. Und es kann geregelt werden, dass der Anspruch beispielsweise sechs Monate nach Ausübung einer telearbeitsfähigen Tätigkeit vorliegt.

Arbeitsmittel

In der Regel stellt der Dienstherr eine technische Mindest-Ausstattung mit PC, Monitor, Tastatur und Maus zur Verfügung. Eingehalten werden jeweils die technischen und ergonomischen Standards, die auch für IT-Geräte in den Diensträumen gelten. Voraussetzung für die Genehmigung des Homeoffice-Arbeitsplatzes ist ein privater Internetanschluss (Angabe der DSL-Standards, Flatrate etc.).

Der Dienstherr verpflichtet sich, technische Mängel zu beheben. Dazu müssen die Beschäftigten sich meistens bereiterklären, die Gerätschaften in die Dienststelle zu transportieren, wo sie gewartet werden oder neue Software eingerichtet wird. Das Bundesamt für Wirtschaft stellt neuerdings Headsets für die Internet-Telefonie zur Verfügung. Dienstliche Gespräche werden nicht mehr auf private Geräte umgeleitet, sondern nur noch über den Dienst-PC abgewickelt (VoIP-Telefon). Das ist auch ergonomisch günstiger und entlastender. Vereinbart wird meistens, dass die dienstliche Ausstattung nicht privat und von Dritten genutzt werden darf. Persönliche Haftung besteht nach den beamtenrechtlichen und tarifrechtlichen Regelungen erst bei grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Schadensverursachung

Praxistipp: Haftpflichtversicherung

Mit dem Arbeitgeber sollte geklärt werden, ob dieser eine Haftpflichtversicherung übernimmt. Macht er das nicht, sollten Beschäftigte überlegen, ob sie nicht eine Berufshaftpflichtversicherung abschließen, um das erhöhte Schadensrisiko beim Arbeiten im Homeoffice abzudecken. Gewerkschaftsmitgliedern steht dabei mit der GUV Fakulta eine besondere Unterstützungskasse für die Sicherheit bei allen beruflichen Tätigkeiten offen.

Arbeitszeit

Grundsätzlich nehmen Dienstvereinbarungen zum Homeoffice Bezug auf die Regelungen im Arbeitszeitgesetz, geltende Tarifverträge, gültige Dienstvereinbarungen und den persönlichen Arbeitsvertrag (Teilzeit etc.). Die in diesem Rahmen geregelten Höchstarbeitszeitgrenzen, Pausen und Ruhezeiten sind immer einzuhalten. In der Regel ist alternierende Telearbeit so gestaltet, dass Beschäftigte und Vorgesetzte im Einzelfall miteinander absprechen, welche Anteile der üblichen Wochen- oder Monatsarbeitszeit regelmäßig in der Dienststelle und im Homeoffice erbracht werden (siehe Antragsverfahren).

Im Bundesamt für Wirtschaft gilt: Tritt bei Telearbeit eine technische Störung auf, sind Vorgesetzte/Stellvertreter (IT-Abteilung) in der Dienststelle unmittelbar zu informieren. Am ersten Tag der Störung gilt die Arbeitszeit als erbracht, am zweiten Tag muss in der Dienststelle gearbeitet werden. Die Arbeitszeiten werden jeweils elektronisch verbucht (Kommen/Gehen) oder schriftlich erfasst. Fahrtzeiten zum Arbeitsplatz/Homeoffice sind keine Arbeitszeit.

Arbeitsschutz

Durch Telearbeit im Homeoffice soll es bei der Gesundheit keine Abstriche geben! Die Dienstvereinbarung des Bundesamtes enthält daher Regelungen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Grundsätzlich sollen die Beschäftigten auch daheim die einschlägigen Schutzvorschriften (zum Beispiel der Arbeitsstättenverordnung, der Bildschirmarbeitsverordnung, des Arbeitszeitgesetzes und des Arbeitsschutzgesetzes) einhalten. Bei Bedarf werden Beschäftigte hierzu beraten. Für die Ergonomie der Ausstattung sorgt das Amt (siehe Arbeitsmittel). Das Vorgehen ist wie folgt geregelt:

  • Beschäftigte geben an, wo der Arbeitsplatz in der Wohnung liegt und fertigen eine Skizze mit Platzangaben an.
  • Die Skizze ist Grundlage einer arbeitsschutzbezogenen Beratung mit Schwerpunkt Ergonomie. Dabei geht es unter anderem um die Beleuchtung, Tageslichteinfall/Helligkeit, um den Arbeitstisch (Höhe, Mindestbreite und -tiefe), den Stuhl und die Sitzhaltung, den Abstand der Augen zum Bildschirm etc
  • Entstehen Zweifel an der Tauglichkeit des Arbeitsplatzes, räumen Betroffene dem Dienstherrn/seinen Beauftragten (in der Regel extern angestellte Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Personalrat) ein auf den Arbeitsplatz begrenztes Zugangsrecht zum häuslichen Bereich ein. Das heißt konkret: Nach einem vereinbarten Termin wird der Arbeitsplatz in Augenschein genommen. Bei Bedarf müssen Beschäftigte nachbessern.

Ist der Arbeitsplatz nicht gesundheitsförderlich einzurichten, kann das Homeoffice nicht genehmigt werden.

Datenschutz und Geheimschutz

Nicht nur im öffentlichen Dienst fallen an Arbeitsplätzen sensible Daten an oder es besteht Geheimschutz. Die Dienstvereinbarung im Bundesamt für Wirtschaft hält fest: Verschlusssachen dürfen nicht am häuslichen Arbeitsplatz bearbeitet werden. Ansonsten gilt, dass dem Antrag auf ein Homeoffice Daten- und Geheimschutzbeauftragte zustimmen müssen. Sie stimmen mit den Beschäftigten Modalitäten zur Bearbeitung »sensitiver Vorgänge« ab. Vertraulichkeit bei der Arbeit und die Integrität der Beschäftigten werden vorausgesetzt.

Ansonsten gelten der Datenschutz und das Wahren der Persönlichkeitsrechte auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice: Personenbezogene Daten werden nur zweckgebunden ausgewertet, nicht zur Überwachung und Kontrolle der Beschäftigten.

Antragsverfahren

Der Antrag geht in der Regel an die Referate Organisation und Personal. Mit Bezug auf die Dienstvereinbarung begründen Beschäftigte, inwiefern sie die Voraussetzung zur Einrichtung eines Homeoffices erfüllen: Internetanschluss, räumliche Bedingungen, selbstständiges Arbeiten, Tätigkeit ohne oder mit eingeschränkter Präsenzpflicht etc. Mit dem Vorgesetzten klären sie, wie die Arbeitszeit zwischen Homeoffice und Dienststelle verteilt werden kann. Im Bundesamt für Wirtschaft werden grundsätzlich Zeiten und Wochentage fest vereinbart, damit sich Arbeitsteams auf Präsenzen und mobile Erreichbarkeit einstellen können. Die Arbeitszeitregelung ist Bestandteil des Antrags.

Auch beim Arbeiten im Homeoffice ist der Arbeits- und Gesundheitsschutz zu beachten.

Grundsätzlich genehmigt das Bundesamt den Antrag für ein Jahr, danach ist ein Verlängerungsantrag zu stellen, und längstens für vier Jahre (mit Abweichungen). Das Amt behält es sich vor, Umsetzungen und Versetzungen vorzunehmen – mit möglichen Folgen für die Genehmigung der Telearbeit (angemessene Vorlaufzeit bei Beschäftigten mit Familienpflichten).

Die Verwaltung (Personal-/Organisationsreferat) prüft die Anträge und klärt mit den Vorgesetzten, ob die Angaben im Antrag zutreffen. Der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung (bei schwerbehinderten Beschäftigten) nehmen dazu Stellung.

Fazit und Ausblick

Auch im Homeoffice müssen vereinbarte Arbeitszeiten, Verlässlichkeit, Präsenz und Schutzvorschriften eingehalten werden. Das ist ein Geben und Nehmen: Beschäftigte gewinnen mehr Zeitsouveränität und Flexibilität, aber sie müssen auch daran mitwirken, einen guten, geeigneten Arbeitsplatz einzurichten. Eine die persönlichen Interessen berücksichtigende Telearbeit kann den Beschäftigten größere Flexibilität bieten und auch gesundheitsförderlich sein. Dazu müssen die Dienststellen, die Beschäftigten, Vorgesetzte und Interessenvertretungen allerdings systematisch zusammenwirken und gute Rahmenbedingungen gestalten. Vertrauen ist wichtig – auf allen Seiten.

Personalratsvorsitzender Kunze betont, dass die Beschäftigten im Bundesamt für Wirtschaft den gefundenen Kompromiss billigen und dass Telearbeit im Amt weiterhin sehr gefragt ist. Er sagt: »Wir wollen das von den Beschäftigten geschätzte Arbeitsmodell weiter fortführen und möglichst ausbauen. Nach meiner Auffassung gehört Telearbeit in ein Konzept der Personalentwicklung.«

[1] Vgl. Ergebnisse der Pendler-Studie aus dem DGB-Bereich Arbeitsmarktpolitik in »Arbeitsmarkt aktuell« 2/2016. Mehr unter www.dgb.de.

[2] Vgl. DIW-Wochenberichte 5/2016, www.diw.de.

Den Beitrag »Homeoffice mit Arbeitsschutz« von Beate Eberhardt, verantwortliche Redakteurin der Zeitschrift »Gute Arbeit«, finden Sie auch in der Zeitschrift »Der Personalrat«, Ausgabe 7-8/2016, S. 24–27.

Bildquellen

  • Woman working in home office hand on keyboard close up: undrey_Dollarphotoclub