5. Was gilt für Dienstvereinbarungen als Erlaubnistatbestand?
Dienstvereinbarungen sind eine wichtige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Das ist schon lange so und wird auch nach dem seit Mai 2018 gültigen EU-Datenschutzrecht so bleiben. Allerdings stellt das neue EU-Recht höhere Anforderungen an die Wirksamkeit von Dienstvereinbarungen. Weshalb auch die bereits geltenden Dienstvereinbarungen überprüft und eventuell anzupassen sind.
Was sind die Anforderungen an Dienstvereinbarungen?
In den meisten Betrieben gibt es Dienstvereinbarungen zum Umgang mit E-Mail, Internet oder zur digitalen Zeiterfassung. Bei all diesen Vorgängen fallen Personendaten an, deren Nutzung eine Dienstvereinbarung regelt.
Nach der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sind Transparenz und der Verhältnismäßigkeits-Grundsatz bei jeder Dienstvereinbarung strikt einzuhalten. Außerdem muss – und dies ist eine sehr strenge Vorgabe – der Zweck der Datenverarbeitung in der Dienstvereinbarung klar beschrieben werden.
Was heißt Transparenz-Grundsatz genau?
Aus den Regelungen der Dienstvereinbarung muss für alle klar erkennbar hervorgehen, in welchem Umfang personenbezogene Daten erhoben und gespeichert werden sollen (Art. 5 Abs. 1 a EU-DSGVO). Die Informationen müssen leicht zugänglich, verständlich und in klarer Sprache abgefasst sein. Die Informationen müssen dem Betroffenen schriftlich oder elektronisch zugehen. Eine mündliche Aufklärung reicht nur dann, wenn die betroffene Person das selbst so wünscht.
Wie genau muss der Zweck bestimmt sein?
Das neue EU-Datenschutzrecht bestimmt, dass schon in der Dienstvereinbarung selbst der Zweck der Datenverarbeitung klar definiert ist (Art. 5 Abs. 1 b EU-DSGVO): Vielfach ist dies in den bestehenden Dienstvereinbarungen nicht der Fall. Sie regeln meist, welche Daten erhoben, wer mit ihnen arbeitet, wie lange sie gespeichert und unter welchen Voraussetzungen sie genutzt werden können. Die eigentliche Zweckbestimmung (z.B. Personaleinsatzsteuerung, Abrechnung, Budgetplanung, Arbeitsschutz) wird nicht konkret benannt.
Viele bestehende Dienstvereinbarungen, die nun auf den Prüfstand gehören, werden den strengen Maßgaben vor allem der Zweckbestimmung nicht gerecht und müssen angepasst werden.
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