Bewerbung Deutscher Personalräte-Preis 2018

Kurzbeschreibung

Mit einem elektronischen Sitzungsdienst reduziert der Personalrat den Zeitaufwand für Sitzungen, kann ersparte Zeit für den persönlichen Kontakt nutzen

Motiv

Der Personalrat der Kreisverwaltung Herford besteht derzeit aus 11 Mitgliedern plus je 1 Mitglied der JAV und der Schwerbehindertenvertretung. Besonders wichtig bei der Personalratsarbeit ist die rechtzeitige und umfassende Unterrichtung des Personalrats. Hierbei werden viele Daten ausgetauscht, die geschützt werden müssen. Beschlüsse des Personalrats sind der Dienststelle innerhalb von zwei Wochen mitzuteilen, in manchen Fällen ist nach einer Personalratssitzung eine kurze Rückmeldung an die Dienststelle nötig. In vielen Fällen kann der Personalrat Vorlagen nutzen, die er von der Dienststelle per E-Mail bekam. Hier ergab sich aber u.a. die Frage, wer Zugriffsrechte auf das jeweilige Empfänger-E-Mail-Postfach hat. Der Personalrat wollte den Datenschutz verbessern, eine Möglichkeit finden, wie mitbestimmungspflichtige Inhalte in den Personalratsvorlagen erkannt werden können und er wollte das Personalratsgremium kontinuierlich und nachhaltig über aktuelle Themen informieren.

Vorgehen

Der Personalrat entwickelte verschiedene Ideen und beschäftigte sich auch mit dem elektronischen Sitzungsdienst, der bereits von politischen Gremien bei der Kreisverwaltung Herford eingesetzt wird. Es handelt sich dabei um die Software SD.NET, die mit dem Ratsinformationssystem (RIM) bzw. der Sitzungs-App iRICH verbunden ist. Der Personalrat setzte sich mit der Softwarefirma in Verbindung und es zeigte sich, dass eine kostengünstige Installation auch für den Personalrat möglich ist. Daraufhin trat der Personalrat in Kontakt mit der Dienststellenleitung und nach mehreren Gesprächen erteilte die Dienststellenleitung die Freigabe, das Projekt „Elektronischer Sitzungsdienst“ für den Personalrat umzusetzen.

Ergebnis

Ende April 2017 hielt der Personalrat seine erste „papierlose“ Sitzung mithilfe von iPads ab. Seit dieser ersten Sitzung folgten 22 weitere Personalratssitzungen in elektronischer Form. Die Einführung der elektronischen Sitzung erleichtert die Arbeit des Personalrats sehr: Die Vorlagen sind nun im Aufbau einheitlich und jede Vorlage wird bei der Erstellung automatisch mit fortlaufender Nummerierung versehen. Der Betreff ist eindeutig zu formulieren und für regelmäßig wiederkehrende Vorlagen wurden Vorlagetypen erstellt, die nur um die individuellen Daten ergänzt werden müssen. Mit der Software wird noch am Sitzungstag am Nachmittag die Niederschrift fertiggestellt und die Rückmeldungen an die Dienststelle versandt. In der Personalratssitzung wird nun kein Papier mehr genutzt, da die gesamten Formulare etc. in elektronischer Form auf iPads ausgetauscht und versandt werden. Um sich auf die Personalratssitzung vorzubereiten, können die Mitglieder über den Webbrowser auf die erforderlichen Sitzungsunterlagen zurückgreifen. Die schnellere Bearbeitung und Information führte zu einer messbaren Zeitersparnis von ca. 3,5 h pro Woche für den Personalrat. Diese Zeit nutzt er für seine Arbeit vor Ort. Mittelfristig sollen auch die Sitzungen der Stellenbewertungskommission über iRICH (SD.NET) abgebildet werden.