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Multitasking

Trotz Stress auf Kurs bleiben

04. Juni 2018 Organisation, Arbeitszeit
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Quelle: K.C._Dollarphotoclub

Alle Aufgaben in Ruhe erledigen – das ist oft ein Wunschtraum: Irgendwas stört immer – E-Mails, Anrufe und Fragen von Kunden und Kollegen, »sofortige« Aufträge vom Chef – und die Konzentration ist hinüber. Praktische Tipps und Strategien, wie Sie unter Druck nicht den Kopf verlieren, bietet ein neuer kostenloser Ratgeber der Bundesanstalt für Arbeitsmedizin (BAuA).

Mehrfach pro Minute gehen E-Mails ein, die bearbeitet werden müssen. Kollegen kommen ins Büro, Kunden rufen an. Diese Unterbrechungen binden die Aufmerksamkeit. Wie gut kann der Mensch damit umgehen? Lässt sich Mehreres gleichzeitig erledigen oder ist der Mensch damit überfordert?

Die BAuA ist diesen Fragen in einem Forschungsprojekt nachgegangen. Ihre neue BAuA-Praxis-Broschüre richtet sich an alle, die häufig mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking zu tun haben, und gibt Tipps zum Umgang damit. Es geht darum, Ursachen von Störungen aufzuspüren und zu verhindern. Eine wichtige Erkenntnis vorweg: Für Motivation und Leistungsfähigkeit ist ungestörtes Arbeiten am besten!

Doppelt so viele Unterbrechungen wie vor 20 Jahren

Wer etwa das Verfassen eines Berichts oder das Ausfüllen von Formularen unterbricht, um eine Tasse Kaffee zu trinken oder einem Kollegen eine Nachricht zu schreiben, trifft eine willentliche Entscheidung über seine Aufgaben. Kommt die Unterbrechung von außen (Besuch im Büro, E-Mail vom Vorgesetzten, Anruf vom Kunden), ist sie weder vorhersehbar noch zeitlich steuerbar. Dann müssen kurzfristig mindestens zwei Aufgaben aufeinander abgestimmt werden. Das ist im Vergleich zur Bearbeitung von nur einer Tätigkeit anstrengender. Es erfordert mehr Konzentration, erzeugt Stress und lässt weniger Entscheidungsmöglichkeiten zu. Jeder zweite Arbeitnehmer in Deutschland wird nach eigenen Angaben häufig bei seiner Arbeit unterbrochen. Das sind doppelt so viele wie noch vor zwanzig Jahren, so der Befund der BAuA.

Ab wann wird der Druck gefährlich?

Gefährlich wird der Stress, wenn sich ein dauerhaftes Gefühl der Überforderung einstellt: Wer seine Aufgaben nicht mehr oder nur mit Verzögerung schafft, fühlt sich schlecht und reagiert körperlich: Der Puls erhöht sich, man atmet rascher und wird unruhiger. Das alles sind Anzeichen für Stress – den Haupt-Risikofaktor für psychische Störungen und Krankheiten.

Von Albert Einstein (1879-1955) wird erzählt, er habe in seinem Privathaus kein Telefon geduldet. Um ihn oder seine Familie zu erreichen, musste man bei einem Nachbarn anrufen. Wären Telefonieren oder E-Mail-Schreiben heute noch ähnlich umständlich, gingen die Unterbrechungen vermutlich drastisch zurück. Wo dies nicht möglich ist, müssen andere Strategien im Umgang mit Unterbrechungen her. Hier bietet der neue BAuA-Ratgeber »Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern« Hintergrundinfos und praktische Hilfen.

Tipps zum Umgang mit Unterbrechungen

Grundsätzlich gibt es fünf Möglichkeiten, auf Unterbrechungen zu reagieren:

1. sofortige Bearbeitung,

2. verzögerte Bearbeitung,

3. gleichzeitige Bearbeitung,

4. Tagesaufgaben neu ordnen,

5. Aufgaben weitergeben.

Sofortige Bearbeitung: Notizen helfen

Ist die neue Aufgabe dringend und muss sofort bearbeitet werden, sind Notizen hilfreich. Dafür empfiehlt die BAuA einige Grundregeln einzuhalten (BAuA-Broschüre Seite 12):

  • Griffbereit: Notizzettel sollten schnell griffbereit sein. Hilfreich ist z. B. auch ein kleines Notizbuch mit bereitliegendem Stift.
  • Aufgabenbezug: Die Notizen sollten mit dem Hauptziel der Aufgabe verbunden sein. Wenn beispielsweise Kollegin Müller einen Bericht ankündigt, wäre die Notiz »Müller Bericht Umsatz« aussagekräftiger als »Müller«.
  • Einfach halten: Notizzettel sollten verständlich und einfach formuliert sein. Eventuell gibt es ein Schlüsselwort für das, was notiert werden muss.
  • Abkürzungen: Für gleiche Sachverhalte und Tätigkeiten sollten identische Abkürzungen verwendet werden.
  • Wiederaufnahme: Wenden Sie sich nach einer Unterbrechung wieder rasch der ursprünglichen Aufgabe zu.

Hilfreiche Strategien für verzögertes und gleichzeitiges Bearbeiten und eine störungsfreie Arbeitsorganisation mit Praxisbeispielen finden Sie in der neuen BAuA-Praxis-Broschüre »Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern«.

Hier kostenlos beziehen:

Das Forschungsprojekt »Arbeitsunterbrechungen und Multitasking in informationsintensiven Berufen« wurde gemeinsam mit Wissenschaftlern des Instituts für Psychologie, Arbeits- und Organisationspsychologie der Universität Leipzig durchgeführt. Die 36seitige BAuA-Broschüre »Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern« können Sie hier kostenlos herunterladen oder gedruckt bestellen: www.baua.de/publikationen.

© bund-verlag.de (ck)

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