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Arbeitszeiterfassungssysteme – ein Überblick

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Quelle: pixabay

Arbeitgeber haben auch nach dem BAG-Beschluss vom 13.9.2022 die Wahl, welche Form der Zeiterfassung sie nutzen. Betriebs- und Personalräte müssen mitbestimmen. Einen Überblick zu den verschiedenen Systemen am Markt gibt Mattias Ruchhöft in »Computer und Arbeit« 4/2023.

Seit Jahren wird unter den Betriebsparteien das Thema »Erfassung von Arbeitszeiten« heiß diskutiert. Das Arbeitszeitgesetz verpflichtete die Arbeitgeber bis vor kurzem nur zum Erfassen von Überstunden und Sonntagsarbeit. Uneinigkeit bestand, wie das genau zu erfolgen hat.

Bereits im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber sämtliche Arbeitszeiten aller Beschäftigten aufzeichnen müssen. Im September 2022 entschied nun das BAG in gleicher Richtung wie der EuGH, dass eine Pflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung besteht. Spätestens seit dieser Entscheidung müssen Arbeitgeber – sofern sie bisher keine detaillierte Arbeitszeiterfassung vorsehen – eine solche nachrüsten.

Verschiedene Modelle der Arbeitszeiterfassung

Zuerst ist immer zu klären, ob die Beschäftigten ihre Arbeitszeit bereits dokumentieren. Und wenn ja, wie? Werden Arbeitszeiten noch mit Stift und Papier oder schon digital in IT-Systemen dokumentiert? Eine repräsentative Studie ergab, dass knapp 90 % der Beschäftigten bereits ihre Arbeitszeit dokumentieren. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt überwiegend klassisch. Rund 25 % der Beschäftigten greifen noch zu Stift und Papier. Nur jede oder jeder Zehnte nutzt bereits eine Smartphone-App. Es gibt verschiedene Modelle der Arbeitszeiterfassung.

Excel

Das Erfassen der Arbeitszeit heißt letztlich nichts anderes als das Anfertigen einer Tabelle mit Datum, Beginn der Arbeitszeit, Beginn und Ende der Pausenzeit und Ende der Arbeitszeit. Da liegt es nahe, eine entsprechende Excel-Tabelle für die Beschäftigten als Vorlage zu verteilen.

Apps zur Zeiterfassung

Eine weitere Kategorie der Zeiterfassung sind Apps, die über den Web Browser oder als App auf dem Smartphone funktionieren. Solche Apps bieten neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch die Möglichkeit, dem Arbeitgeber bestimmte Abwesenheiten anzuzeigen inklusive der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

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