Einblick in die Personalakte
Der Begriff der »Personalakte« ist gesetzlich nicht definiert. Im Allgemeinen versteht man unter einer »Personalakte« alle Urkunden und Vorgänge, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Beschäftigten betreffen und in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Die Personalakte soll dabei ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über das Beschäftigungsverhältnis geben. In diese gehören somit alle Schriftstücke von der Bewerbung über Abschluss des Arbeitsvertrags und Einstellung, Durchführung des Arbeitsverhältnisses bis hin zu seiner Beendigung und Abwicklung.
Prinzipien für die Personalaktenführung
Aus der Rechtsprechung und Gesetzgebung haben sich im Laufe der Zeit verschiedene klassische Prinzipien für die Personalaktenführung herausgebildet. Dies sind die Grundsätze der Richtigkeit, Vollständigkeit, Transparenz und Vertraulichkeit.
Recht auf Einsichtnahme
Da es für den einzelnen Beschäftigten von grundlegendem Interesse ist, dass die Personalakte keine Tatsachen enthält, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, besteht jederzeit das Recht zum Einblick in die Personalakte. Dieses Recht ergibt sich insbesondere aus § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Demnach steht es allen Beschäftigten und Auszubildenden jederzeit zu, ihre Personalakten während der Arbeitszeit einzusehen. Ein besonderer Anlass muss nicht bestehen. Es dürfen weder ein Entgeltverlust noch sonstige Nachteile entstehen.
Hinzuziehen eines Betriebsratsmitglieds
Die Beschäftigten können bei der Wahrnehmung ihres Einsichtsrechts ein Betriebsratsmitglied ihrer Wahl, schwerbehinderte Beschäftigte auch ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung, hinzuziehen (§ 178 Abs. 3 SGB IX).
Mehr zur Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds, den Beteiligungsrechten des Betriebsrats, dem Berichtigungs- und Unterlassungsanspruch und eine Checkliste, welche Angaben in die Personalakte gehören, lesen Sie im Beitrag »Einblick in die Personalakte« von Matti Riedlinger in »Betriebsrat und Mitbestimmung« 12/2021, Seite 5-7. Abonnenten können den Beitrag hier lesen und die Checkliste hier abrufen.
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Außerdem in der Ausgabe 12/2021 von »Betriebsrat und Mitbestimmung«:
- Homeoffice im Ausland
- Quiz – Hätten Sie’s gewusst?
- Das gilt für die Briefwahl
- Erleichterungen bei der Betriebsratswahl
- Rechtsprechung: Mitbestimmung beim Urlaub
- Rechtsprechung: Minderheitenschutz für Betriebsräte
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