Videokonferenzen

Jitsi, Zoom & Co. - welches Tool kann Datenschutz?

06. Mai 2020
Videokonferenz
Quelle: pixabay

Das Coronavirus bringt viele Firmen, Verwaltungen und gesetzliche Interessenvertretungen dazu, Tools für Videokonferenzen einzusetzen. Doch welches Tool ist das richtige? Erfüllt es die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nach der DSGVO und dem BDSG? Einen Überblick gibt Josef Haverkamp in »Computer und Arbeit« 5/2020.

Videokonferenzen sind ein hilfreiches Instrument in Zeiten des Coronavirus, um sich nicht durch einen direkten, menschlichen Kontakt zu infizieren. Das dachte sich wohl auch das bayerische Gesundheitsministerium bei einer internen Sitzung mit Bayerns Innenminister Joachim Herrmann. Die Organisatoren hatten aber leider vergessen, bei ihrem »Cisco Webex«-System die Sicherheitseinstellungen richtig vorzunehmen. So gelang es der Computerzeitschrift c’t, die komplette Videokonferenz zu verfolgen. Eine wirklich peinliche Panne! Dabei ist das kein ungewöhnlicher Vorgang: Die Software hätte die Sicherheit zwar ermöglicht, aber die Verantwortlichen haben nicht die entsprechenden Einstellungen vorgenommen. So dürfte es vielen ergehen, die bislang Videokonferenzsysteme noch nicht einsetzen, sich nun aber durch die aktuelle Situation dazu gezwungen fühlen.

Vorteil von Videokonferenzen in Zeiten der Corona-Pandemie ist neben der ausgeschalteten Ansteckungsgefahr auch, dass man die Personen, mit denen man eine Sitzung abhält, sehen und sprechen kann. Das gilt auch für Gremiensitzungen der gesetzlichen Interessenvertretungen, insbesondere da jetzt die Bundesregierung festgelegt hat, dass sie Beschlüsse befristet auch per Video- und Telefonkonferenz fassen dürfen.

Vielerorts gab es schon vor Corona eine eingespielte und mitbestimmungsgeregelte Praxis für den Einsatz von Videokonferenzen. Für diejenigen, die bislang ohne Videokonferenzen gearbeitet haben, ist es aber kompliziert, die passende Hard- und Software auszuwählen und sie optimal einzusetzen. Die meisten Notebooks dürften eine eingebaute Webcam und ein Mikrofon haben. Bei allen anderen wird es schwierig, da sie für einen normalen PC eine Webcam mit Mikrofon benötigen. Wer sie noch nicht zu Hause hat, hat momentan Probleme, eine gute Webcam zu kaufen:Gleich mit Beginn der Ausgangssperren waren diese Geräte im Handel oft vergriffen.

Tools für Videokonferenzen

Hier soll es weniger um die großen, teuren Systeme gehen, sondern vielmehr um Tools, die auch für kleine und mittlere Firmen und deren Interessenvertretungen bezahl- und einsetzbar sind – auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes. Bei der Vielzahl von Tools auf dem Markt kann nur eine kleine Auswahl vorgestellt werden.

Gemeinsam ist vielen Tools, dass sie häufig in zwei Varianten angeboten werden: in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen. Die kostenpflichtigen Versionen haben in der Regel einen größeren Funktionsumfang. Übrigens: Einige Anbieter erlauben aktuell auch eine kostenfreie Nutzung der Vollversionen.

Beherrscht wird der Markt von Tools wie »Skype«, »Microsoft Teams«, »Cisco Webex«, »Adobe Connector« und anderen. Ein Vergleich der Anbieter ist dabei nicht immer einfach, da die Tools teilweise sehr unterschiedliche Funktionen enthalten. Zudem ist bei den Preisen zu bedenken, dass viele Anbieter den Preis pro User gestalten, sodass es häufig teurer wird, als man zuerst denkt.

Um die Kosten der einzelnen Tools zu ermitteln, muss man sich die Angebote genau anschauen. Werden beispielsweise 4,90 Euro pro Person und Monat genannt, erscheint das zuerst wenig, aber schon bei einem 11-köpfigen Betriebsrat sind das über 50 Euro. Es lohnt sich also, genau darauf zu schauen, wie die Gesamtkosten für das Gremium sind, bevor man sich für ein Tool entscheidet, damit es nachher bei der Kostenübernahme durch den Arbeitgeber keine unnötigen Diskussionen gibt. Vielleicht erwägt der Arbeitgeber auch ohnehin, ein Tool für die gesamte Belegschaft anzuschaffen.
Dann können Sie den Auswahlprozess begleiten.

Sicherheit und Datenschutz

Auch die Sicherheitsstandards sind bei den Tools sehr unterschiedlich. Begonnen damit, in welchem Land die Server stehen über die Möglichkeiten der Sicherheitseinstellungen bis hin zu der Frage, wie mit US-amerikanischen Firmen umgegangen werden soll, gilt es, viel zu klären. Für US-amerikanische Firmen gilt der sogenannte CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act). Dieses Gesetz verpflichtet Firmen dazu, US-Behörden den Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewähren, auch wenn diese Daten nicht in den USA gespeichert sind. Der Sicherheitsstandard beruht
damit nur auf dem umstrittenen »Privacy Shield«.

Der »EU-US Privacy Shield« (EU-US-Datenschutzschild) ist eine informelle Absprache zum Datenschutzrecht zwischen der EU und den USA. Auf dieser Grundlage dürfen personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden. Datenschützer kritisieren zu Recht das unzureichende Datenschutzniveau des Privacy Shields. Prinzipiell gilt: Eine sichere Konfiguration eines Tools kann und sollte daher nur in enger Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten vor Ort und der IT-Abteilung erfolgen.

ZOOM

Das Tool »ZOOM« gehört mit zu den besonders beliebten Angeboten auf dem Markt für Videokonferenzen. Es ist einfach zu benutzen und bietet eine gute Ausstattung. In der kostenlosen Basic-Version ist die Anzahl von Videokonferenzen nicht begrenzt und es können bis zu 100 Personen teilnehmen. Allerdings nur für 40 Minuten.

In den professionellen Versionen beginnt es dann bei 13,90 Euro pro Monat und Moderator. Was sich so toll anhört, ist es aber nicht wirklich, denn »ZOOM« ist eine US-amerikanische Firma mit der »CLOUD Act«- und »Privacy Shield«-Problematik. Als wenn das nicht reichen würde, nimmt es »ZOOM« weder mit der Sicherheit noch mit dem Datenschutz so genau. So gab es beispielsweise ein Überwachungsfeature, an dem zu sehen war, ob Teilnehmende mehr als 30 Sekunden nicht auf die App schauen und es wurden an Administratoren die IP-Adresse, der Standort und Infos zu den verwendeten Geräten versendet. Zudem gab es immer wieder Sicherheitslücken, Probleme mit Servern (Routing über Server in China) und einen laxen Umgang mit den personenbezogenen Daten der User.

»ZOOM« legt bei Datenschutz bislang erst dann nach, wenn die öffentliche Kritik zu groß wird. Auch wenn die Firma Besserung gelobt und die o.g. Mängel behoben hat, sollte man das Tool unter diesem Aspekt vorerst nicht nutzen.

Skype, Skype Business und Microsoft Teams

Alte Bekannte sind »Skype« und »Skype Business « von Microsoft. »Skype Business« wird zum 31. Juli 2021 eingestellt und durch »Microsoft Teams« ersetzt (...).

Den vollständigen Beitrag inklusive einer Checkliste zum Datenschutz lesen Sie in »Computer und Arbeit« 5/2020.

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