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Datenschutz

Office 365 – harte Nuss für die Mitbestimmung

04. April 2016

Vielerorts ist die Umstellung auf Office 365 von Microsoft in vollem Gange. Als »zur Überwachung geeignete, technische Einrichtung« unterliegt sie dem zwingenden Mitbestimmungsrecht. Was müssen Personalräte dabei genau beachten? Die Redaktion der Zeitschrift »Computer und Arbeit« (CuA) hat bei der Datenschutzexpertin Dr. Silke Greve nachgefragt.

Sachverhaltsaufklärung ist Datenschutz

Das Schlagwort Office 365 beschreibt kaum, welche Datenverarbeitung gemeint ist – es ist ein Überbegriff für eine Vielzahl von Anwendungen. Zunächst gilt es herauszufinden, welches Office 365-Paket vom Unternehmen gewählt wurde.

Die umfassten Funktionen – wie Outlook, Sharepoint oder Skype – hängen von dem gewählten Tarif (zum Beispiel Small Business oder Enterprise) und von der gewählten Stufe (etwa Enterprise E1, E3 und so weiter) ab und müssen dann datenschutzrechtlich beurteilt werden.

Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Alles, was zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle befähigt, ist mitbestimmungspflichtig. In einer Verhältnismäßigkeitsprüfung wird abgewogen, welche Datenverarbeitung pro Funktion nach § 32 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erforderlich ist. Das beginnt mit der Anwesenheitsinformation und endet mit dem Zeitstempel bei Online-Besprechungen.

Trotz europäischer Cloud werden zum Teil noch immer Daten in den USA verarbeitet (beispielsweise beim Support). Deshalb sollten unbedingt Standard-Vertragsklauseln vereinbart werden – oder eine vergleichbar sichere Alternative.

Nach dem »Nein« des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zu dem Datenschutzabkommen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten »Safe Harbor« bleibt keine andere Möglichkeit, international rechtmäßig Beschäftigtendaten zu verarbeiten.

Die Datenschutzexpertin:

Dr. Silke Greve

ist Rechtsanwältin und Datenschutzexpertin am Standort Frankfurt der Kanzlei AfA Rechtsanwälte, die bundesweit ausschließlich Arbeitnehmer und Betriebsräte vertritt.

► kanzlei@afa-anwalt.de
► www.afa-anwalt.de

Quelle:

Magazin der »Computer und Arbeit« (CuA) 3/2016

© bund-verlag.de (ls)

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