Vorbemerkung zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Karo ist eine cloudbasierte Anwendung zur Unterstützung von Betriebsräten in allen arbeitsrechtlichen Themen zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Betriebsräten. Karo basiert auf rechtssicheren Quellen und Inhalten des Bund-Verlags und liefert erklärbare und transparente Ergebnisse. Datenhaltung und Processing erfolgt in Deutschland oder der EU in einer abgesicherten Umgebung. Daten des Auftraggebers werden nicht für das Training des Modells genutzt. Karo unterliegt keiner Kontrolle des Arbeitgebers und ist konsequent auf die Arbeitnehmerseite ausgerichtet.

Ziel ist es, Informationen schnell und verständlich aufzubereiten sowie Nutzer bei Analyse- und Rechercheprozessen zu unterstützen.

Typische Einsatzszenarien sind:

Beantwortung fachlicher Fragen
Zusammenfassung komplexer Inhalte
Erstellung von Musterdokumenten
Suche in den Fachinformationen des Bund Verlags

Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Für Karo, welches unter „karo.bund-verlag.de“ von der Bund-Verlag GmbH bereitgestellt wird, gilt Folgendes

Standardvertragsklauseln

ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)] sichergestellt werden.
Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.
Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.
Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.
Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.
Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.
Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.
Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ

Kopplungsklausel

Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.
Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.
Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.
Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der

Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.
Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.
Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von

Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der

Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens eine Woche im

Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.
Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.
Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.
Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der

Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.
Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.
Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:
1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
1. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
2. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
3. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679].

Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der

Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);
bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 o in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:
1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.
Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn
1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den

Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser

Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

1. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
2. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.
Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der

Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der

Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ANHANG I

Liste der Parteien

Auftraggeber (Kunde):

Der Nutzer bzw. die Organisation, die die Anwendung KARO nutzt und mit dem Bund-Verlag einen Vertrag über die Nutzung der Anwendung abgeschlossen hat.

Der Auftraggeber sichert zu, hinsichtlich der im Rahmen der Nutzung von KARO verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO zu sein oder zur Beauftragung des Auftragnehmers durch den Verantwortlichen befugt zu sein.

Auftragsverarbeiter: Bund-Verlag GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Jürgen Scholl, Emil-von-Behring-Str. 14, 60439 Frankfurt, E-Mail juergen.scholl@bund-verlag.de,Internet: www.bund-verlag.de.

Datenschutzbeauftragter des Auftragsverarbeiters:

Herr Markus Strauss, tacticx Consulting GmbH Walbecker Straße 53, 47608 Geldern, E-Mail datenschutz@bund-verlag.de, Internet: www.tacticx.de

Unterschrift und Beitrittsdatum: Frankfurt, 7. September 2026.

ANHANG II

Beschreibung der Verarbeitung

Auftragsverarbeiterin Bund-Verlag GmbH

Die betroffenen Personengruppen und die verarbeiteten personenbezogenen Daten durch die Auftragnehmerin sind die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten. Alle Daten sind bei Speicherung (AES) und Übertragung (TLS) vollständig verschlüsselt.

Betroffene Personengruppe

Verarbeitete personenbezogene Daten

Ggf. besondere Kategorie personenbezogener Daten

Nutzer von Karo

Zum Beispiel:

-Betriebsratsvorsitzende, Betriebsratsmitglieder, Mitglieder sonstiger Gremien wie z.B. JAV und SBV oder andere Mitarbeiter eines Unternehmens.

Im Registrierungsformular werden abgefragt: Anrede, Vorname, Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, Art des Gremiums, berufliche Telefonnummer, Adressdaten des Unternehmens zur Rechnungsstellung, Größe des Gremiums, Zahl der Mitarbeitenden am Standort.

Weiterhin werden User ID, E-Mailadresse,

Vorname,

Nachname,

Zeitpunkt der Kontoerstellung,

Zeitpunkt der letzten Aktualisierung des Benutzerkontos

an Unterauftragsverarbeiter zur Erbringung der Vertraglichen Leistung weitergegeben. Siehe Anhang

Nutzer von Karo

Zum Beispiel:

-Betriebsratsvorsitzende, Betriebsratsmitglieder, Mitglieder sonstiger Gremien wie z.B. JAV und SBV oder andere Mitarbeiter eines Unternehmens.

Freie Eingaben von Nutzern in den Chat

Alle freien Eingaben der Nutzer werden zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Frage und Antwort werden dem Nutzer anschließend in seinem persönlichen Chatverlauf („Meine Chats“/„Verlauf“) angezeigt und hierfür nutzerbezogen im Backend gespeichert. Chatverläufe werden automatisch nach 30 Tagen entfernt.

Nutzer können Einträge jederzeit vorher selbst löschen. Mit der Löschung des Nutzerkontos werden die Verläufe ebenfalls gelöscht. Die Verarbeitung im Sprachmodell erfolgt flüchtig und Eingaben werden nicht für Trainingszwecke genutzt.

Nutzer werden durch AGB und Benutzerführung ersucht, keine personenbezogenen Daten einzugeben, soweit Nutzer entgegen den Nutzungsvorgaben personenbezogene Daten eingeben, werden diese ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet.

Der Zweck und die Art der Verarbeitungen bestehen darin dem Nutzer Karo mit allen Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen.

Dauer der Datenverarbeitung:

Die Dauer der Datenverarbeitung ist auf die Laufzeit des Nutzungsvertrags für Karo beschränkt.

Systemkomponenten und Datenflüsse

Karo besteht aus Web-Frontend (karo.bund-verlag.de), dem zentralen Anmeldedienst (Keycloak), dem Retrieval-Backend (Berechtigungen, Dokumentenindex, Embedding, Verläufe) sowie den vom Bund-Verlag ebenfalls selbst betriebenen Sprachmodell- und Embedding-Diensten. Frontend, Keycloak und Backend werden in Microsoft Azure (EU) betrieben. Die Sprachmodell-Dienste auf dedizierten Servern bei Hetzner (Deutschland).Für die Dauer der Nutzung wird gespeichert

Kontodaten im Anmeldedienst (Keycloak): Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firma und Adressdaten des Unternehmens (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), optional Art des Gremiums, Gremiengröße und Mitarbeitende am Standort sowie Telefonnummer; Passwort (ausschließlich als Hash), erteilte Zustimmungen und Einwilligungen, Zeitpunkt der Registrierung, Status der E-Mail-Verifizierung, Berechtigungsrolle. Speicherung bis zur Löschung des Nutzerkontos.
Nutzerbezogene Inhalte: Chatverläufe (Fragen und Antworten) werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Suchverlauf, Dokumentenverlauf, Favoriten, Merklisten, private Notizen (Kommentare) und Schlagworte (Tags) zu Dokumenten bleiben gespeichert, bis der Nutzer sie selbst löscht (Einträge entfernen, Verlauf leeren) oder das Nutzerkonto gelöscht wird.
Nicht gespeichert werden: Passwörter im Klartext; Eingaben im Sprachmodell (die Verarbeitung erfolgt flüchtig im Arbeitsspeicher, es findet kein Training statt).

Was wird temporär gespeichert ? Wie lange, und was ist dabei konfigurierbar?

Sitzungsdaten und Cookies: Anmeldesitzung im Anmeldedienst (Ablauf derzeit nach 8 Stunden bzw. bei Abmeldung) und Anwendungssitzung; nach Ablauf bzw. Abmeldung gelöscht.
Protokolldaten Anmeldedienst (Keycloak): Anmeldeereignisse (erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Passwort-Zurücksetzung, E-Mail-Verifizierung) mit Zeitstempel, Nutzerkennung und IP-Adresse; administrative Ereignisse.
Protokolldaten Backend: Anwendungs- und API-Protokolle (Aufrufe mit Zeitstempel und Dauer, Anmeldungen, Fehler), Webserver-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Adresse, Browserkennung) sowie eine anonymisierte, aggregierte Suchstatistik. Chat-Inhalte werden nicht protokolliert.
Protokolldaten Infrastruktur: System- und Zugriffsprotokolle der Server in Azure und bei Hetzner (IP-Adresse, Zeitstempel).
Aufbewahrung der Protokolle: System-, Anwendungs- und Anmeldeprotokolle 90 Tage. Rein administrative Protokolle (ohne Personenbezug) können 12 Monate aufbewahrt werden, danach werden Sie automatisch gelöscht.

Für wen sind welche gespeicherten Daten einsehbar?

Nutzer: ausschließlich die eigenen Verläufe, Favoriten, Merklisten und Notizen.
Bund-Verlag: Administratoren der IT-Services sowie berechtigte Mitarbeitende in Kundenservice/Datenmanagement (Kontodaten, Nutzerverwaltung); Produkt- und Redaktionsteam (anonymisierte Suchstatistik). Der Zugriff ist rollenbasiert und personenbezogen.
Unterauftragsverarbeiter mit administrativem Zugriff im Rahmen von Wartung und Support (siehe Anhang IV): interface projects GmbH (Intergator), Neofonie GmbH (Anmeldedienst, Frontend). Der Zugriff erfolgt personenbezogen über gesicherte Verbindungen (VPN).
Kein Zugriff: Die Hosting-Anbieter (Microsoft, Hetzner) haben keinen Zugriff auf Anwendungsebene.

Unterauftragnehmerin

Die betroffenen Personengruppen und die verarbeiteten personenbezogenen Daten durch die Unterauftragsverarbeiterin sind die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten. Alle Daten sind bei Speicherung (AES) und Übertragung (TLS) vollständig verschlüsselt.

Nr	Betroffene Personengruppe	Verarbeitete personenbezogene Daten	Ggf. besondere Kategorie personenbezogener Daten
	Nutzer von Karo	interface projects GmbH (Hersteller d. Backend-Software): Zugriff im Rahmen von Installation, Wartung, Support und Fehleranalyse per Fernzugriff auf die vom Bund-Verlag betriebenen Systeme auf Nutzerdaten (Nutzer-ID, Zeitstempel), Chat- und Sucheingaben mit Verläufen sowie Protokolldaten. Keine Weitergabe oder Datenhaltung bei interface projects.	keine (soweit Nutzer nicht entgegen den Vorgaben für die Nutzung sensible Daten eingegeben haben)
	Nutzer von Karo	Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure): Hosting sämtlicher vorgenannter Daten (Frontend, Anmeldedienst, Intergator, Datenbanken, Datensicherungen) in EU-Rechenzentren; kein Zugriff auf Anwendungsebene.	keine
	Nutzer von Karo	Hetzner Online GmbH: Bereitstellung dedizierter Server (Deutschland) für die Sprachmodell- und Embedding-Dienste; flüchtige Verarbeitung der Chat- und Sucheingaben zur Antworterzeugung, System- und Zugriffsprotokolle; kein Zugriff auf Anwendungsebene.	keine
	Nutzer von Karo	Neofonie GmbH: Entwicklung und Bereitstellung des Web-Frontends sowie Konfiguration des Anmeldedienstes (Keycloak); administrativer Temporärer Zugriff auf Kontodaten (Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenadresse, Berechtigungen) und Frontend-Protokolle im Rahmen von Wartung und Support.	keine

Der Zweck und die Art der Verarbeitungen bestehen darin dem Nutzer Karo mit allen Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen

Dauer der Verarbeitung

Die Dauer der Datenverarbeitung ist auf die Laufzeit des Nutzungsvertrags für Karo beschränkt.

ANHANG III

Technische und organisatorische Maßnahmen für Karo

Technische und organisatorische Maßnahmen für Karo

1. Geltungsbereich

Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen gelten ausschließlich für die Bereitstellung und den Betrieb der cloudbasierten Anwendung Karo durch die Bund-Verlag GmbH.

Karo umfasst insbesondere:

das Web-Frontend von Karo,
die Such- und RAG-Anwendung Intergator,
die Benutzeranmeldung über Keycloak,
die Verarbeitung von Suchanfragen und Chat-Eingaben,
den Betrieb eigener Sprachmodell- und Embedding-Dienste,
die Verarbeitung und Speicherung von Benutzer-, System-, Protokoll- und Inhaltsdaten,
den Loadbalancer (LLM-Proxy) für Sprachmodell-Dienste
den Microservice “verified-answeres” für redaktionell geprüfte Antwortendie technischen Schnittstellen zur Lizenz-, Benutzer- und Inhaltsverwaltung,
die für Betrieb, Monitoring, Support, Datensicherung und Wiederherstellung erforderlichen Systeme.

Die Anwendung wird verteilt auf Infrastruktur in Microsoft Azure und auf dedizierten Servern bei Hetzner betrieben.

Produktions-, Stage- und Entwicklungsumgebungen werden getrennt betrieben. Produktivdaten dürfen in nichtproduktiven Umgebungen nur verwendet werden, wenn dies erforderlich, freigegeben und datenschutzrechtlich zulässig ist.

2. Vertraulichkeit

2.1 Zutrittskontrolle

Die produktiv eingesetzten Systeme werden in Rechenzentren der eingesetzten Infrastruktur- und Hostinganbieter betrieben. Die physische Zutrittskontrolle zu den Rechenzentren liegt im Verantwortungsbereich des jeweiligen Unterauftragsverarbeiters.

Die Bund-Verlag GmbH verpflichtet die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter vertraglich zur Umsetzung angemessener Maßnahmen insbesondere hinsichtlich:

physischer Sicherung der Rechenzentren,
Beschränkung und Dokumentation von Zutrittsberechtigungen,
Schutz vor unbefugtem Zutritt,
Brandschutz,
Stromversorgung,
Klimatisierung,
Überwachung und Störungsmeldung.

Die Bund-Verlag GmbH besitzt keinen eigenen physischen Zugang zu den produktiven Servern in den Rechenzentren. Administrative Arbeiten erfolgen ausschließlich über gesicherte Netzwerkverbindungen.

2.2 Zugangskontrolle

Der Zugang zu Karo erfolgt grundsätzlich erst nach erfolgreicher Authentifizierung.

Folgende Maßnahmen werden eingesetzt:

zentrale Authentifizierung über Keycloak,
standardisierte Authentifizierungsprotokolle OIDC beziehungsweise SAML,
personenbezogene Benutzerkonten,
Sperrung beziehungsweise Deaktivierung nicht mehr benötigter Konten,
rollenbasierte Zuordnung von Zugriffsrechten,
Protokollierung erfolgreicher und fehlgeschlagener Anmeldungen,
technische Beschränkung administrativer Zugänge,
administrative Zugriffe von Dienstleistern ausschließlich über Site-to-Site-VPN oder einen gleichwertig gesicherten Zugangsweg,
automatische Sperrmechanismen beziehungsweise Rate Limiting gegen automatisierte Anmeldeversuche,
sichere, verschlüsselte Aufbewahrung administrativer Zugangsdaten im Passwortmanager der IT-Services.

Dienstleisterzugänge werden personenbezogen vergeben. Der zulässige Zugriff richtet sich nach der jeweiligen Aufgabe und dem Prinzip der geringsten Rechte. Nicht mehr erforderliche Zugänge werden entzogen.

2.3 Zugriffskontrolle

Der Zugriff auf Daten und Funktionen erfolgt grundsätzlich rollen- und berechtigungsbasiert. Benutzerkonten werden individuellen Rollen zugeordnet. Administrative Zugriffsrechte werden dokumentiert und durch die IT verwaltet. Administrative Konten sind personenbezogen und werden bei Wegfall des Bedarfs gesperrt oder entfernt. Rechteänderungen und administrative Aktivitäten werden protokolliert.

2.4 Trennungskontrolle

Die Verarbeitung unterschiedlicher Kunden, Zwecke und Betriebsumgebungen wird logisch beziehungsweise technisch getrennt.

Hierzu gelten folgende Maßnahmen:

Trennung von Produktions- und Stage-Umgebung,
getrennte Adressen und Deployments für Produktion und Stage,
getrennte Berechtigungen für Betriebs- und Testzwecke,
Trennung von Frontend, Suchkern, Identity-System, Datenhaltung und Sprachmodell-Diensten,
rollenbasierte Steuerung des Datenzugriffs,
logische Trennung der Kundendaten innerhalb der mandantenfähigen Anwendung,
getrennte Datenbank- und Anwendungsberechtigungen,
kontrollierter Datentransfer zwischen Komponenten ausschließlich über definierte Schnittstellen,
Verwendung von Produktivdaten in Testsystemen nur nach ausdrücklicher Freigabe und unter Beachtung der Zweckbindung.

2.5 Pseudonymisierung und Datenminimierung

Passwörter werden nicht in Intergator gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über das externe Identity-System Keycloak. Session-Daten und Cookies werden grundsätzlich nur für die Dauer der Sitzung verarbeitet.

Soweit für Auswertungen, Tests, Qualitätssicherung oder Fehleranalysen keine unmittelbar identifizierenden Daten erforderlich sind, sollen Daten anonymisiert oder pseudonymisiert verwendet werden.

Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Erforderlichkeit in Testdatensätze, technische Dokumentationen, Tickets oder Qualitätsdatensätze übernommen werden.

2.6 Verschlüsselung

Für die elektronische Übertragung von Daten werden verschlüsselte Verbindungen eingesetzt.

Hierzu gehören:

HTTPS/TLS am öffentlich erreichbaren Reverse Proxy/Application Gateway,
verschlüsselte Übertragung zwischen den Systemkomponenten,
gesicherte Verbindungen zu administrativen Schnittstellen,
VPN beziehungsweise gleichwertig gesicherte Zugänge für Dienstleister,
Zertifikatsüberwachung und rechtzeitige Zertifikatserneuerung,
keine unverschlüsselte Übertragung von Passwörtern oder Anmeldedaten,
verschlüsselte Aufbewahrung administrativer Zugangsdaten.

3. Integrität

3.1 Weitergabekontrolle

Eine Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt nur über festgelegte und gesicherte Schnittstellen sowie nur an berechtigte Empfänger.

Folgende Maßnahmen werden eingesetzt:

Transportverschlüsselung mittels TLS beziehungsweise HTTPS,
VPN oder gleichwertig gesicherte Verbindungen bei administrativen Zugriffen,
definierte Schnittstellen zwischen Frontend, Intergator, Keycloak, NTX und den Sprachmodell-Diensten,
dokumentierte Unterauftragsverarbeiter und deren jeweiliger Leistungsgegenstand,
vertragliche Verpflichtung der Unterauftragsverarbeiter auf ein angemessenes Schutzniveau,
Beschränkung des Datentransfers auf die jeweils erforderlichen Daten,
Protokollierung betrieblicher und administrativer Zugriffe,
keine Nutzung der Daten des Verantwortlichen zum Training des Sprachmodells.

3.2 Eingabekontrolle und Nachvollziehbarkeit

Änderungen an Konfigurationen, Benutzerrechten und produktiven Systemen müssen nachvollziehbar sein.

Hierzu werden eingesetzt:

Protokollierung erfolgreicher und fehlgeschlagener Anmeldungen,
Protokollierung administrativer Aktionen und Rechteänderungen,
dokumentierte Changes für produktive Änderungen,
vorherige Prüfung auf der Stage-Umgebung,
benannter Verantwortlicher für Deployments,
dokumentierter Ausgangszustand und Rollback-Weg,
Funktionstest nach Produktivsetzung,
Dokumentation des Ergebnisses im Change beziehungsweise Ticket,
Versionierung von Konfigurationen und Deployment-Artefakten,
Protokollierung von Backup- und Wiederherstellungsvorgängen.

4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

4.1 Verfügbarkeitskontrolle

Die Karo-Systemlandschaft wird technisch überwacht.

4.2 Datensicherung und Wiederherstellbarkeit

Für Karo bestehen produktspezifische Backup- und Wiederherstellungsverfahren. Das Betriebshandbuch sieht insbesondere vor:

Sicherung der virtuellen Maschinen,
Sicherung der Datenbanken,
Sicherung beziehungsweise Wiederherstellbarkeit von Konfigurationen,
tägliche, wöchentliche und monatliche Sicherungsstände,
Aufbewahrung von Sicherungen außerhalb des Produktivsystems,
Offline-Sicherungen als Schutz gegen Ransomware,
dokumentierte Wiederherstellungstests,
Wiederherstellung einzelner Komponenten in einer isolierten Umgebung,

5. Löschung und Beendigung der Verarbeitung

Benutzerkonten und Berechtigungen werden nach Vertragsende, Kündigung oder Wegfall der Berechtigung gesperrt und anschließend entsprechend dem festgelegten Löschverfahren gelöscht.

6. Incident-Response-Management

Sicherheits- und Datenschutzvorfälle werden nach einem dokumentierten Incident- und Eskalationsverfahren behandelt.

Das Verfahren umfasst:

technische Erkennung und Bewertung des Vorfalls,
Klassifizierung nach Auswirkung und Dringlichkeit,
unverzügliche Maßnahmen zur Schadensbegrenzung,
Sicherung relevanter Protokolle und Nachweise,
Einbindung der IT-Leitung,
Einbindung der Datenschutzkoordination und des Datenschutzbeauftragten bei möglichem Personenbezug,
Information betroffener Unterauftragsverarbeiter,
Dokumentation im Ticketsystem,
Bewertung erforderlicher Meldungen und Benachrichtigungen,
Ursachenanalyse und Nachbereitung,
Ableitung und Nachverfolgung von Verbesserungsmaßnahmen.

7. Regelmäßige Überprüfung und Verbesserung

Die Wirksamkeit und Angemessenheit der Karo-TOMs wird regelmäßig sowie bei wesentlichen Änderungen überprüft.

Anlässe sind insbesondere:

Änderungen der Systemarchitektur,
Einsatz neuer Komponenten oder Sprachmodelle,
neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter,
Änderungen an Datenflüssen oder Speicherfristen,
relevante Sicherheitsvorfälle,
Erkenntnisse aus Wiederherstellungstests,
neue Schwachstellen,
wesentliche Änderungen des Verarbeitungszwecks,
Erkenntnisse aus Datenschutz- oder Sicherheitsaudits.

8. Unterstützung des Verantwortlichen

Die Bund-Verlag GmbH unterstützt den Verantwortlichen im erforderlichen Umfang bei:

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung,
Bereitstellung technischer Informationen zur Verarbeitung,
Untersuchung von Datenschutzverletzungen,
Ermittlung betroffener Daten und Verarbeitungskomponenten,
Bereitstellung verfügbarer Protokolle,
Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende,
Datenschutz-Folgenabschätzungen und behördlichen Konsultationen, soweit die hierfür erforderlichen Informationen bei der Bund-Verlag GmbH vorliegen.

IV. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

(Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Datenschutz-Management

Technische Maßnahmen

Dokumentiertes Sicherheitskonzept und internes Datenschutzhandbuch
Eine Überprüfung der Wirksamkeit der Technischen Schutzmaßnahmen wird mind.
jährlich durchgeführt
Regelmäßige Datenschutz-Schulungen der Mitarbeiter

Organisatorische Maßnahmen

Externer Datenschutzbeauftragter: Herr Markus Strauss, tacticx Consulting GmbH
Walbecker Straße 53, 47608 Geldern, datenschutz@bund-verlag.de
Interner Datenschutz-Koordinator als Ansprechpartner
Datenschutz-E-Mail-Postfach: datenschutz@bund-verlag.de
Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit verpflichtet
Interner Informationssicherheits-Beauftragter
Die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wird bei Bedarf durchgeführt
Die Organisation kommt den Informations- pflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach
Formalisierter Prozess zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen seitens Betroffener ist vorhanden

Incident-Response-Management

(Unterstützung bei der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen)

Technische Maßnahmen

Einsatz von Firewall und regelmäßige Aktualisierung
Einsatz von Spamfilter und regelmäßige Aktualisierung
Einsatz von Virenscanner und regelmäßige Aktualisierung
Intrusion Detection System (IDS) / Intrusion Prevention System (IPS)

Organisatorische Maßnahmen

Dokumentierter Prozess zur Erkennung und Meldung von Informationssicherheitsvorfällen / Datenpannen (auch im Hinblick auf Meldepflicht gegenüber Aufsichtsbehörde)
Dokumentierte Vorgehensweise zum Umgang mit Datenschutzvorfällen (auch im Hinblick auf Meldepflicht gegenüber Aufsichtsbehörde)
Einbindung von Datenschutzbeauftragtem und Informationssicherheitsbeauftragtem in Sicherheitsvorfälle und Datenpannen
Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen z.B. via Ticketsystem

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DSGVO (Privacy-by-design / Privacy-by-default)

Technische Maßnahmen

Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind
Einfache Ausübung des Widerrufrechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen

Organisatorische Maßnahmen

Der Datenschutzbeauftragte wird in neue Prozesse zur Verarbeitung personenbezogener Daten frühestmöglich eingebunden.

Auftragskontrolle (Outsourcing an Dritte)

Organisatorische Maßnahmen

Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (gerade in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit)
Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU-Standardvertragsklauseln

ANHANG IV

Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters Bund-Verlag GmbH:

Der Auftragsverarbeiter Bund Verlag GmbH stellt sicher, dass die Unterauftragnehmer vertraglich zur Einhaltung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO verpflichtet sind und dass ihnen mindestens die gleichen datenschutzrechtlichen Pflichten auferlegt sind wie dem Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen.

1. interface projects GmbH
Cottaer Straße 2
01159 Dresden
Deutschland

Online: www.intergator.de

Datenschutz: www.intergator.de/datenschutz

Leistung

Lizenzbereitstellung, Installation und technischer Support und Wartung der Such- und KI-Plattform INTERGATOR, auf deren Basis die Anwendung KARO betrieben wird. Fehleranalyse erfolgt per gesichertem Fernzugriff (VPN) auf die vom Bund-Verlag betriebenen Systeme (Intergator). Es findet kein Hosting und keine Datenhaltung von Karo-Daten bei interface projects statt.

Ort der Verarbeitung

Deutschland (Dresden); Fernzugriff auf Systeme in der EU.

2. Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place

South County Business Park

Leopardstown

Dublin 18, D18 P521

Irland

Leistung:

Bereitstellung von Cloud-Infrastruktur (Microsoft Azure), Hosting, Speicherung und Verarbeitung von Anwendungsdaten. Umfasst virtuelle Server für Web-Frontend, Suche, Chat (Intergator) und die PostgreSQL-Datenbank des Anmeldedienstes (Keycloak), sowie das Application Gateway (TLS-Terminierung).

Ort der Verarbeitung:

Europäischer Wirtschaftsraum (EWR), insbesondere Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

3. Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25

91710 Gunzenhausen

Deutschland

Online: www.hetzner.com

Datenschutz: www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Leistung:

Bereitstellung dedizierter GPU-Server (Rechenzentrum Falkenstein) für den Betrieb der vom Bund-Verlag selbst gehosteten Sprachmodell- und Embedding-Dienste (Antworterzeugung im Chat, Vektorisierung). Chat- und Sucheingaben werden dort ausschließlich flüchtig zur Antworterzeugung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

Ort der Verarbeitung:

Deutschland (Falkenstein/Vogtland).

4. Neofonie GmbH

Robert-Koch-Platz 4

10115 Berlin

Deutschland

Online: www.neofonie.de

Datenschutz: www.neofonie.de/datenschutz

Leistung:

Entwicklung des Web-Frontends von Karo (Deployment durch Bund-Verlag) sowie Konfiguration des zentralen Anmeldedienstes (Keycloak). Im Rahmen von Wartung und Support besteht administrativer Zugriff auf Kontodaten (Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenadresse, Berechtigungen) und Frontend-Protokolle.

Ort der Verarbeitung:

Deutschland (Berlin); Fernzugriff auf Systeme in der EU.