Datenschutzerklärung Bund-Verlag GmbH – KARO

Stand: 9.9.2026

§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Hiermit informieren wir Sie über die Erhebung personenbezogener Daten bei der Nutzung von KARO. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten.

(2) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO) ist: Bund-Verlag GmbH, Emil-von-Behring-Straße-Straße 14, 60439 Frankfurt am Main, Geschäftsführer Jürgen Scholl (siehe auch unser Impressum). Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: Herr Markus Strauss, tacticx Consulting GmbH, Walbecker Straße 53, 47608 Geldern, +492831121910, E-Mail: datenschutz@bund-verlag.de.

(3) Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über ein Online-Formular Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihr Anliegen zu bearbeiten oder Ihre Fragen zu beantworten. Die hierbei anfallenden Daten löschen wir, sobald die weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

(4) Sofern wir für einzelne Funktionen unseres Angebots mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

§ 2 Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber die im Folgenden aufgeführten Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Sie können uns u.a. über die unter § 1 Abs. 2 genannten Kontaktdaten erreichen, um diese Rechte auszuüben.

(1) Widerspruchsrecht (Art. 7 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Sie haben außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

(2) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre Person betreffende Daten verarbeitet werden, sowie ggf. auf Auskunft bzgl. dieser personenbezogenen Daten und auf die weiteren in Art. 15 DSGVO genannten Informationen.

(3) Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

(4) Recht auf Löschung (bzw. „Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.

(5) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können zudem eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.

(6) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben unter den in Art. 20 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns übermittelt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Auch haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln. Bei der Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit haben Sie einen Anspruch, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an die andere verantwortliche Stelle übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

(7) Widerrufsrecht bei Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der zwischen Einwilligung und deren Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht nachträglich angetastet.

(8) Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben ein Beschwerderecht bei der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de, www.datenschutz.hessen.de

Telefon: +49 611 1408 – 0, Telefax: +49 611 1408 – 900

§ 3 Erhebung personenbezogener Daten bei der Nutzung von KARO

(1) Bei der Nutzung von KARO, erheben wir automatisch nur diejenigen personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Es handelt sich hierbei um die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit der Seite zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO):

– IP-Adresse

– Datum und Uhrzeit der Anfrage

– Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

– Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

– Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

– jeweils übertragene Datenmenge

– Website, von der die Anforderung kommt

– Browser

– Betriebssystem und dessen Oberfläche

– Sprache und Version der Browsersoftware.

(2) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung von KARO Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

(3) Einsatz von Cookies:

a) Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:

– Transiente Cookies (dazu b)

– Persistente Cookies (dazu c).

b) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie zu unserer Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

c) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

d) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

e) Wir setzen Cookies ein, um Sie für Folgebesuche identifizieren zu können, falls Sie über einen Account bei uns verfügen. Andernfalls müssten Sie sich für jeden Besuch erneut einloggen.

Datenverarbeitung in KARO

Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Bei der Verwendung von KARO wird ein Benutzerkonto angelegt. Hierbei werden die folgenden Profil-Daten gespeichert:

• Profil-ID

• Login-Name

• Anzeigename (Vorname Name)

• E-Mail-Adresse

• Firma

• Profilbild

• Einstellungen des Nutzers, wie zum Beispiel UI-Sprache

Optional werden Art des Gremiums, Gremiengröße und Mitarbeitende am Standort sowie Telefonnummer; Passwort (ausschließlich als Hash), erteilte Zustimmungen und Einwilligungen, Zeitpunkt der Registrierung, Status der E-Mail-Verifizierung und Berechtigungsrolle gespeichert.

Ergänzend zu den Profildaten werden die folgenden Daten gespeichert:

• Erstellung von Merklisten und Setzen von Bookmarks

• Speicherung privater Kommentare auf Dokumentenebene

• Chat-Historie und aufgerufene Dokumente

Neben der Datenverarbeitung zur Nutzerverwaltung (Benutzerkonto) werden temporär bei der Nutzung von KARO weitere Daten verarbeitet: Sitzungs- und Protokolldaten.

 Es werden Logdaten über die Nutzung angefertigt und ausgewertet. Die Auswertung erfolgt entsprechend der Nutzungsrichtlinien.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist der mit Ihnen geschlossene Nutzungsvertrag KARO gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Wir geben Ihre Daten im Rahmen des gesetzlich Zulässigen an unseren Dienstleister ifp weiter (interface projects GmbH, Cottaer Straße 2, 01159 Dresden, , E-Mail: info@interfaceprojects.de). Unser Dienstleister ist seinerseits verpflichtet, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten, insbesondere darf unser Dienstleister Ihre Daten ausschließlich zur Erfüllung seiner Aufgaben in unserem Auftrag und nur nach unserer Weisung verarbeiten.

Weitere Unterauftragnehmer im Rahmen der Nutzung von KARO:

• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland zur Bereitstellung von Cloud-Infrastruktur (Microsoft Azure), Hosting, Speicherung und Verarbeitung von Anwendungsdaten.
   
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, zur Bereitstellung dedizierter GPU-Server für den Betrieb der vom Bund-Verlag selbst gehosteten Sprachmodell- und Embedding-Dienste (Antworterzeugung im Chat, Vektorisierung). Chat- und Sucheingaben werden dort ausschließlich flüchtig zur Antworterzeugung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.
• Neofonie GmbH, Robert-Koch-Platz 4, 10115 Berlin, Deutschland zur Entwicklung des Web-Frontends von Karo (Deployment durch Bund-Verlag) sowie Konfiguration des zentralen Anmeldedienstes (Keycloak).

 

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt nicht.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Logindaten (z. B. Passwörter) werden nicht im System gespeichert. Die Authentifizierung erfolgt über externe Systeme (z. B. Active Directory/Keycloak).

Name, Kontaktdaten, Profilbilder und sonstige Profilinformationen werden unbegrenzt gespeichert, sofern der Nutzeraccount nicht gelöscht wird. Sonstige Profildaten werden ebenfalls unbegrenzt gespeichert, bis sie vom Nutzer selbst gelöscht werden oder der Nutzer durch einen Administrator gelöscht wird. Chatverläufe werden automatisch nach 30 Tagen entfernt. Nutzer können Einträge jederzeit selbst löschen. Mit der Löschung des Nutzerkontos werden die Verläufe ebenfalls gelöscht. System-, Anwendungs- und Anmeldeprotokolle werden für 90 Tage gespeichert.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Nutzung von KARO zwingend erforderlich und vertraglich vereinbart. Ohne eine solche Bereitstellung wäre die Nutzung von KARO nicht möglich.

© bund-verlag.de, Stand 9.9.2026