5 Fragen zu Dienstreisen
1. Was fällt unter eine Dienstreise und welche Zeiten zählen zur Arbeitszeit?
„Dienstreisen“ sind Reisen, die Beschäftigte mit einem festen betrieblichen Arbeitsplatz für die Durchführung beruflicher Aufgaben zu anderen Orten unternehmen.
Sie dienen ausschließlich betrieblichen Zwecken und sind insgesamt Arbeitszeit. Daher gelten die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen. Dienstreisen sind wie Arbeitszeit voll zu bezahlen – außer bei abweichenden kollektiv- oder arbeitsvertraglichen Vereinbarungen. Voll zu bezahlen sind betriebliche Tätigkeiten während der Reise, z.B. die Vorbereitung von Terminen.
2. Kann der Arbeitgeber die Beschäftigten anweisen, Dienstreisen selbst zu buchen?
Der Arbeitgeber kann Beschäftigte anweisen, notwendige Buchungen selbst vorzunehmen, solange diese hierzu persönlich und fachlich in der Lage sind. Der dafür zeitliche Aufwand ist dann Arbeitszeit. Eine Verpflichtung zur eigenständigen Organisation kann unzumutbar sein, wenn es sich etwa um Reiseziele handelt, die spezifische Orts- oder Organisationskenntnisse erfordern. Die Verpflichtung zur eigenständigen Organisation kann sich auch ohne Anweisung aus betrieblichen Reiseordnungen, Richtlinien etc. ergeben.
3. Können Beschäftigte sich aussuchen, ob sie mit dem Zug oder Flugzeug reisen?
Geben Arbeitgeber bestimmte Reisemittel im Rahmen ihres Direktionsrechts vor, müssen Beschäftigte diese nutzen. Wird die Wahl freigestellt, müssen Beschäftigte bei der Buchung auf die Verhältnismäßigkeit der Reisezeiten und -kosten achten. Haben sie persönliche Probleme mit der Nutzung bestimmter Verkehrsmittel (z.B. Flugangst), müssen Arbeitgeber die Wahl anderer Verkehrsmittel auch dann akzeptieren, wenn hieraus längere Reisezeiten und höhere Kosten resultieren. Auf individuelle Vorlieben müssen Arbeitgeber keine Rücksicht nehmen.
4. Wer trägt die Reisekosten und kann der Arbeitgeber verlangen, dass die Beschäftigten die Kosten vorstrecken?
Die zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung anfallenden Reisekosten trägt nach § 670 BGB der Arbeitgeber. Hierzu gehören neben den Kosten für die verwendeten Verkehrsmittel etwa auch solche für Übernachtungen und sonstige Auslagen. Beschäftigte müssen anhand von Rechnungen nachweisen, welche Kosten entstanden und beglichen wurden.
Beschäftigte müssen die Kosten für Reisemittel oder Hotelzimmer nicht vorstrecken. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Beschäftigten durch geeignete Buchungswege von jeglichen Kosten freizuhalten.
5. Haben Beschäftigte Anspruch auf ein Tagegeld und Verpflegungskosten?
Ganz- oder mehrtätige Reisen verbinden sich für Beschäftigte mit höheren Verpflegungskosten, weil sie etwa in Cafés oder Restaurants essen müssen. Teilweise ist zu diesem Thema in betrieblichen Reisekostenregelungen festgelegt, dass Beschäftigten die anfallenden Kosten gegen Vorlage der entsprechenden Belege in einem bestimmten Umfang erstattet werden. Vielfach zahlen Arbeitgeber ihren Beschäftigten bei Dienstreisen aber auch Verpflegungspauschalen, die in einer vom Bundesfinanzministerium festlegten Höhe steuerfrei sind.
Peter Wedde, Betriebsrat und Mitbestimmung 1/2024, ab Seite 10.
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