Beschäftigtendaten

7 Fragen zum Inhalt der Personalakte

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Quelle: Wolfilser_Dollarphotoclub

Ob in Papierform oder digital – beim Führen von Personalakten müssen arbeits-, dienst- und datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden. Antworten auf 7 Fragen gibt Michael Kröll in der »Computer und Arbeit« 6/2024.

Die Personalakte enthält alle Informationen und Dokumente zu einem bestimmten Arbeitnehmer oder einer bestimmten Arbeitnehmerin, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind.

1. Muss der Arbeitgeber oder der Dienstherr eine Personalakte führen?

Der Dienstherr ja, der Arbeitgeber nein. Nach § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) und § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) ist für jede Beamtin und jeden Beamten eine Personalakte zu führen. 

Demgegenüber besteht für Arbeitgeber keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zum Führen von Personalakten. Mit Blick auf arbeitsrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und steuerrechtliche Vorschriften sind Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zur Dokumentation bestimmter Aspekte verpflichtet, etwa für behördliche Prüfungen. Daraus ergibt sich eine mittelbare Pflicht zum Führen von Personalakten. Zudem bringt es ein Arbeitsverhältnis mit sich, dass fortlaufend Informationen über die Beschäftigten entstehen, die in Schriftstücken oder auf Datenträgern verarbeitet werden. Und diese werden in der Praxis in den Personalakten vorgehalten. Auch aus Tarifverträgen leitet sich eine (mittelbare) Pflicht zum Führen einer Personalakte ab. So geben die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes, etwa § 3 Abs. 5 TVöD oder § 3 Abs. 6 TV-L, den Beschäftigten das Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Dieses Einsichtsrecht setzt das Vorhandensein – und damit das Führen – einer Personalakte voraus.

2. Gibt es eine Pflicht zum Führen von digitalen Personalakten?

Bezogen auf die (gesamte) Personalakte nein – jedenfalls derzeit (noch) nicht. Arbeitgeber sollen zwar seit dem 1. 1. 2022 bestimmte Entgeltunterlagen nur noch in elektronischer Form führen. Das ergibt sich aus § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und gilt beispielsweise für den Nachweis der Elternschaft, den Nachweis des Krankenversicherungsschutzes, die Arbeitserlaubnis oder die Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit. Bis zum 31. 12. 2026 können sich Arbeitgeber allerdings noch von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Ab 1. 1. 2027 gilt dann eine Pflicht, diese Teile der Personalakten elektronisch zu führen. Die Personalakten der Beamtinnen und Beamten dürfen automatisiert geführt werden (§ 106 BBG). Aus dieser Erlaubnis folgt allerdings keine Pflicht zur digitalen Personalaktenführung.

3. Können Personalakten in Papier- und elektronischer Form geführt werden?

Ja. Über die Form der Personalakte entscheidet – abgesehen von den zwingend digital zu führenden Teilen der Personalakte – der Arbeitgeber. Neben den noch weitverbreiteten Papierakten findet sich mittlerweile auch zunehmend elektronische Akten. Auch eine hybride Aktenführung, einerseits Papier, andererseits digital, ist zulässig. Die hybride Personalakte bietet sich insbesondere dann an, wenn für bestimmte Unterlagen gesetzliche Formvorschriften zu beachten sind. Das gilt beispielsweise für die Schriftform bei befristeten Arbeitsverträgen (§ 14 Abs. 4 TzBfG) oder bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen (§ 623 BGB). In diesen Fällen darf nach derzeitiger Rechtslage die Personalakte noch nicht vollständig digitalisiert werden. Möglicherweise wird künftig die Schriftform aufgeweicht und die elektronische Form zugelassen, wie etwa derzeit bei der Änderung des Nachweisgesetzes geplant.

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Den vollständigen Beitrag von Rechtsanwalt Michael Kröll lesen Abonnent:innen in der »Computer und Arbeit« 6/2024, S. 12 ff. 

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