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Beschäftigtendatenschutz

7 Fragen zum Umgang mit E-Mails im Betrieb

Digitalisierung und Arbeitsrecht
Quelle: Bund-Verlag GmbH

Fast jeder schreibt mal private Mails im Büro. Doch ist das erlaubt? Und kann der Arbeitgeber die private Nutzung verbieten? Darf er die Mails der Beschäftigten lesen? Wir beantworten die 7 wichtigsten Fragen. Zum Nachlesen empfehlen wir den topaktuellen Ratgeber von Prof. Dr. Wolfgang Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«.

1. Ist das Schreiben privater Mails im Betrieb erlaubt?

Das kommt drauf an – und zwar auf die jeweilige Regelung im Betrieb. Vielerorts existieren Betriebsvereinbarungen, die die private Nutzung von E-Mail und Internet entweder komplett untersagen oder auf ein Minimum reduzieren. Gibt es keine Betriebsvereinbarung und ist auch sonst nichts geregelt, so ist – da die Geräte alle dem Arbeitgeber gehören – eine private Nutzung dieser dienstlichen Geräte verboten (Näheres dazu bei Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, § 11 Rn. 11 ff., 14).

In vielen Betrieben wird die private Nutzung allerdings über einen längeren Zeitraum vom Arbeitgeber einfach so geduldet. Dann ist von einer Erlaubnis aufgrund betrieblicher Übung auszugehen.

Unabhängig davon, ob eine Erlaubnis vorliegt oder nicht, ist eine »dienstlich« bedingte private Kommunikation zulässig. Hierzu gehört zum Beispiel, dass man dem Ehemann kurz Bescheid gibt, dass es etwas später wird. Oder die Mitteilung an den Kollegen, dass man nicht mit ihm nach Hause fährt.

2. Warum verbieten viele Arbeitgeber das Schreiben privater E-Mails?

Arbeitsmittel wie Computer, E-Mail-Server und oft auch Smartphones gehören dem Arbeitgeber. Der Beschäftigte soll sie nutzen, um seine Arbeitsaufgabe zu erledigen. Ist die private Nutzung von E-Mail und Internet erlaubt, so wird der Arbeitgeber dadurch offiziell zum Telekommunikations-Anbieter. Das Telekommunikationsgesetz (TKG) wird (für die private Nutzung!) anwendbar. Der Arbeitgeber ist dann zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet ist. Und das bedeutet für ihn Aufwand. Er kann sich sogar strafbar machen, wenn er nicht sicherstellt, dass private E-Mails und Verbindungsdaten nicht von unbefugten Dritten gelesen werden. »Unbefugte Dritte« können auch Arbeitskollegen sein.

3. Darf der Arbeitgeber E-Mails lesen oder überwachen?

Nein – so einfach geht das nicht. Das Lesen von Mails oder gar das technisierte Überwachen mittels spezieller Kontrollsoftware stellen Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten dar. Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt daher für jegliche Kontrollmaßnahme des Arbeitgebers eine spezielle Rechtsgrundlage.

Nun muss man aber unterscheiden: Hat der Arbeitgeber das Schreiben privater Mails – etwa in einer Betriebsvereinbarung – untersagt und wünscht nur die dienstliche Nutzung, so hat er gewisse Kontrollrechte. Hier reicht der Grundrechtsschutz weniger weit. Er darf daher – ähnlich wie auch sonst bei Geschäftspost – die »äußeren Daten« der Mails kontrollieren, also den Zeitpunkt der Absendung derselben und die angeschriebene Adresse. Auch kann er überprüfen, ob sie dienstlichen Charakter haben.

Auf die Inhalte selbst darf er allerdings – selbst bei rein dienstlicher Nutzung – nicht ohne weiteres zugreifen. Er darf stichprobenartige Überprüfungen der Mailsysteme vornehmen, um mögliche Straftaten (Verrat von Geschäftsgeheimnissen) zu verhindern oder die Einhaltung der IT-Sicherheitsregeln zu kontrollieren. Eine umfassende, gar eine automatisierte Überwachung der E-Mails ist aber unzulässig.

Eine Ausnahme gilt dann, wenn der durch Tatsachen begründete Verdacht einer Straftat (Veruntreuung, Verletzung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen) oder einer gravierenden Pflichtverletzung besteht und der Arbeitgeber keine andere Möglichkeit hat, die Begehung der Straftat aufzuklären. Oder wenn sich eine technische IT-Störung (z.B. durch Viren) nicht anders beheben lässt. Wieso? Wenn es um Viren geht, muss der Arbeitgeber nicht Kenntnis von personenbezogenen Daten nehmen. Da holt man eine Drittfirma, für die die Daten völlig uninteressant sind.

Ist die private E-Mail-Nutzung im Betrieb erlaubt, sind die Mails für den Arbeitgeber tabu, sofern dienstliche und private Mails auf dem gleichen Account sind. Es gilt strikt der Schutz des Fernmeldegeheimnisses. Ohne Zustimmung des Arbeitnehmers darf der Arbeitgeber keine Kontrollen vornehmen, auch dann nicht, wenn etwas ganz Außergewöhnliches vorliegt, etwa ein konkreter Verdacht auf eine Straftat. Der Arbeitgeber ist nämlich keine Kripo.

4. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter lange krank ist?

Ist ein Arbeitnehmer längere Zeit krank, so sollte immer ein Vertreter benannt werden, der seine Mails lesen kann oder an den sie automatisch weiter geleitet werden. Oft wird der Betroffene ermächtigt, eine solche Person seines Vertrauens aus dem Kollegenkreis zu benennen.

Ist nämlich kein Vertreter benannt, kann es schwierig werden. Dann wird man davon ausgehen, dass ein »überwiegendes Arbeitgeberinteresse« besteht, von den dienstlichen Mails Kenntnis zu erlangen. Daher sollte dann die Möglichkeit gegeben werden, auf die Mailsysteme zuzugreifen, sofern sich dort auch private Mails befinden können. Empfehlenswert ist die Einschaltung eines neutralen Menschen wie eines Notars, der dann die dienstlichen Mails aussondert und sie dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt (Näheres dazu bei Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, § 8 Rn. 90 f.)

5. Was passiert, wenn der Arbeitgeber eine Kündigung auf E-Mails stützt?

Niemand will dem Arbeitgeber das grundsätzliche Recht verwehren, in gewissen Umfang zu kontrollieren, ob die Beschäftigten ihre Arbeitsaufgaben erledigen. Tun sie dies nicht oder machen sich ansonsten einer Pflichtverletzung schuldig, so kann der Arbeitgeber eine Abmahnung, ggf. eine Kündigung aussprechen. Doch was passiert, wenn der Arbeitgeber auf illegalem Weg – z.B. durch verbotswidriges Auswerten der dienstlichen Mails – an die Informationen gekommen ist, die Grundlage für die Kündigung sind? Etwa, dass der Beschäftigte ein Geschäftsgeheimnis verraten oder eine sonstige Straftat begangen hat?

Es geht darum, ob damit ein sogenanntes »Beweisverwertungsverbot« besteht. Es gibt hier viele Zweifelsfragen. In bestimmten Fällen – etwa der heimlichen Videoüberwachung – haben die Gerichte ein klares Beweisverwertungsverbot ausgesprochen. Nämlich ein Beweisverbot besteht immer dann, wenn die Verwertung den Eingriff in die Persönlichkeitssphäre aufrechterhalten oder vertiefen würde. Daneben gibt es noch das Verbot, bestimmte Tatsachen überhaupt vor Gericht vorzutragen (Einzelheiten siehe Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, § 8 Rn. 122 ff.).

6. Darf der Betriebsrat E-Mails an alle schicken?

Dass ein Betriebsrat heutzutage als Gremium Anspruch auf einen PC und auf Internetzugang hat, ist wohl unbestritten. Der Betriebsrat darf die Arbeitnehmer auch im Rahmen seiner Tätigkeit per E-Mail oder über das Intranet ansprechen. Fraglich ist eher, ob der Betriebsrat das Mailsystem auch nutzen darf, um E-Mails an den gesamten Betrieb zu senden. Dass eine im Betrieb vertretende Gewerkschaft zu Werbe- und Informationszwecken über die Firmen-E-Mail-Adresse an die Arbeitnehmer wenden kann, ist sogar gerichtlich geklärt. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber die private E-Mail-Nutzung verboten hat. Also kann es der Betriebsrat als innerbetriebliche Instanz erst recht. (Nachweise siehe Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, § 14 Rn. 29 ff.).

Zwar genießen Gewerkschaften über die Grundrechte über einen anderen und vor allem höheren Schutz als Betriebsräte; im Hinblick auf die mittlerweile allgemein übliche betriebliche Kommunikationspraxis über E-Mail wird man dem Betriebsrat aber auch das Recht einräumen müssen, im Rahmen seiner Kompetenzen E-Mails an alle versenden zu dürfen. Die Grenze solcher Aktionen ist erst erreicht, wenn der Betriebsablauf gestört wird oder messbare wirtschaftliche Nachteile für den Arbeitgeber eintreten.

7. Kann der Betriebsrat bei Mail-Systemen mitbestimmen?

Ja – und zwar weitreichend. Der Betriebsrat kann sogar viel dazu beitragen, einer drohenden Totalüberwachung im Unternehmen entgegen zu wirken. Dazu hat ihm das BetrVG weitreichende Mitbestimmungsrechte eingeräumt. Immer dann, wenn der Arbeitgeber eine technische Einrichtung installieren will, die auch nur potentiell geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung des Beschäftigten zu überwachen, muss der Betriebsrat sein OK dazu geben (Näheres dazu bei Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Mailsysteme sind solche technischen Einrichtungen – und dort besteht auch immer die Gefahr der Überwachung. Auch wenn der Chef die Inhalte der Mails nicht liest oder nicht lesen darf, so kann er nachvollziehen, wann der Mitarbeiter sich am System an- und abgemeldet hat, wann er welche Mails an wen verschickt hat.

Der Betriebsrat sollte seine Zustimmung keinesfalls pauschal erteilen, er sollte die Details der Nutzung solcher IT-Systeme, wozu auch das Mailsystem gehört, immer in einer Betriebsvereinbarung verankern, die die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer schützt.

Buchtipp der Online-Redaktion:

Mit neuem Datenschutzrecht: Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, Internet, Arbeit 4.0 und Crowdwork, 6. Auflage 2018. Mehr Informationen zum Titel gibt es hier.

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Quelle:

Wolfgang Däubler, »Digitalisierung und Arbeitsrecht«, 6. Auflage 2018.

© bund-verlag.de (fro)

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