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Alles Excel – oder was?

16. Juli 2018 Datenschutz, Excel
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Quelle: © Kim Schneider / Foto Dollar Club

Alle lieben Excel. In der Arbeitswelt geht buchstäblich nichts ohne die beliebten Tabellen, Formeln und Funktionen. Sie lassen sich für alles Mögliche einsetzen. Und die Schulung der Nutzer geht meist schnell von der Hand. Doch sexy Excel hat ein massives Problem. Die Fachzeitschrift »Computer und Arbeit« (CuA) 7-8/2018 rückt dem zu Leibe und empfiehlt Lösungen im Sinne der Beschäftigten.

In Unternehmen und Behörden ist Excel das bevorzugte Instrument der Controller, des Personalmanagements als auch der Produktionssteuerung. Man kann sagen: Excel ist sexy – zumindest behauptet eine Internetsite dies:

www.excel-ist-sexy.de/

Ganz sicher gehört dieses weltweit wahrscheinlich am häufigsten genutzte Softwareprogramm zu den wirklich komfortablen und universell verwendbaren Werkzeugen – das Schweizer Messer unter den Softwaretools. Wo ist also das Problem?

Die Verwendung von Excel als solches, als Primärsystem und ohne personenbezogene Daten, ist in der Regel unspektakulär und unproblematisch. Anders sieht aber der Fall aus, wenn im betrieblichen Alltag alle möglichen Daten - gleichgültig welcher Art - unkontrolliert aus anderen Softwaresystemen heruntergeladen und weiterverarbeitet werden, Excel also gleichsam als Sekundärsystem betrieben wird, und wenn diese Daten personenbezogen oder personenbeziehbar sind. Die Probleme beginnen spätestens mit dem Download beispielsweise aus Personalinformations- oder etwa Vertriebssystemen.

Download als Problem

Durch den unkontrollierten Download aus gesicherten IT-Umgebungen in ein offenes Standardsoftware-System wie Excel oder Access verlieren die heruntergeladenen Daten den durch die Ursprungssysteme gewährleisteten Schutz. Darüber hinaus ist jede Revisionsfähigkeit dadurch verloren gegangen: Es kann nachträglich nicht mehr festgestellt werden, wer die Daten eingegeben, verändert, ausgewertet, weitergeleitet hat. Die Daten werden durch den Download vervielfältigt, sie können außerhalb der gesicherten Server auf jedem erdenklichen Datenträger gespeichert und als Anhang zu E-Mails beliebig versendet werden.

Ebenso können durch einfache Filter Auswertungen – auch solche, die im Ursprungssystem der Daten möglicherweise in einer Betriebsvereinbarung als unzulässig gekennzeichnet wurden – durchgeführt und in Verbindung mit Datenbeständen aus anderen Quellen gesetzt werden. Dies wirft Fragen zum Schutz der Mitarbeiterdaten und zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle auf. Doch Betriebsräte und Personalräte können den verbreiteten Excel-Downloads entschieden entgegentreten.

Mehr lesen bei Bargmann, Alles Excel, oder was?, in: CuA 7-8/2018, 40 ff.

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© bund-verlag.de (ol)

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