Betriebsratsbüro tadellos
Ganz gleich, ob es um »Ablage« oder »Dokumentenmanagement« geht: Die Tätigkeit wird oft als lästig empfunden. Das liegt meist daran, dass eine vernünftige Struktur fehlt. Das Dokumentieren aller im Betriebsrat vorkommenden Unterlagen in einem Aktenplan kann Abhilfe schaffen und Zeit sparen helfen.
Der Aktenplan sollte im Gremium bekannt sein, damit sichergestellt wird, dass alle Mitglieder jedes Schriftstück im Ordnungssystem in maximal zwei Minuten wiederfinden.
Was soll abgelegt werden?
Wenn ein Schriftstück in der Schriftform nach § 126 BGB erstellt werden muss, ist eine Urkunde in Papierform zu erstellen und vom Aussteller zu unterschreiben. Neben der elektronischen Dokumentation sind diese Schriftstücke unbedingt in Papierform aufzubewahren.
Das können sein: Wahlakten zur Betriebsratswahl, Niederschriften (Protokolle) der Verhandlungen des Betriebsrats, alle Rechtsakte im Zusammenhang mit einer Betriebsvereinbarung und vieles mehr.
Schriftstücke in Textform
Bei der Textform handelt es sich um Akten in elektronischer Form nach § 126b BGB ohne Originalunterschrift. Diese nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts im Betriebsrat zulässig bei der Zustimmungsverweigerung nach § 99 Abs. 3 BetrVG und bei Widersprüchen nach § 102 Abs. 3 BetrVG.
Wie werden die Dokumente archiviert?
Die Vertraulichkeit der Unterlagen und die Geheimhaltungspflicht nach § 79 Abs. 1 BetrVG sind zu beachten. Schriftliche Unterlagen sind deshalb im Betriebsratsbüro oder im Archiv in verschließbaren Aktenschränken oder Schreibtischen aufzubewahren. Unzulässig ist es, wenn der Betriebsrat Einzelakten über die Mitarbeiter führt, das heißt, Duplikate der Personalakten angefertigt hat.
Wie lange jedes Dokument nach den neuen Datenschutzgesetzen aufbewahrt werden darf und wie ein guter Aktenplan aussieht, erfahren Sie im Beitrag »So klappt die Ablage« von Waltraut Wagner, AiB 11/2018 ab Seite 34.
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