Personalakte

Datenschutz erfordert kein Aktenvernichten

23. September 2021 DSGVO, Personalakte, Abmahnung, Datenschutz
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Quelle: Wolfilser_Dollarphotoclub

Datenschutzrechtliche Änderungen im Zusammenhang mit der DSGVO führen bei Personalakten in Papierform nicht zu einem Anspruch, diese Akte samt Abmahnungen nach Ende des Arbeitsverhältnisses löschen zu lassen. Das LAG Niedersachsen hält damit an der BAG-Rechtsprechung fest.

Das war der Fall

Im Zusammenhang mit einem Kündigungsrechtsstreit forderte eine ehemalige Mitarbeiterin die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte. Denn nach Beendigung des Rechtsstreits seien die vorliegenden Daten nicht mehr notwendig und es bestehe ein Recht auf Vergessen werden. Die Klägerin ist der Ansicht, dass Art. 88 DSGVO iVm. § 26 BDSG einschlägig seien. Personenbezogene Daten wie die in der Personalakte – also auch die Abmahnungen – dürften nur zum Zweck der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gespeichert werden. Das Arbeitsverhältnis sei zwischenzeitlich beendet und die Beklagte daher nicht berechtigt, weiterhin die Daten der Klägerin verarbeiten zu dürfen.

Das sagt das Gericht

Das LAG Niedersachsen folgt dieser Argumentation nicht. Der Art. 88 DSGVO ausgestaltende § 26 BDSG regelt die Zulässigkeit der Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, enthält aber keine Vorgaben zur Löschung von Daten, etwa nach Ende der Anstellung. Hierzu verweist § 35 BDSG auf Art. 17 der DSGVO. Als Ausnahme sieht § 35 Abs.1 BDSG vor, dass bei unverhältnismäßig hohem Aufwand der Löschung an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung tritt. Teilweise wird vertreten, dass personenbezogene Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses generell zu löschen seien, soweit keine Aufbewahrungspflichten gelten, was für Arbeitgeber jedoch einen enormen Aufwand bedeuten würde (wegen der notwendigen Kontrolle, ob Aufbewahrungsfristen oder nicht).

Für den zu entscheidenden Fall stellte sich laut LAG die Frage nicht, da jedenfalls in Papierform geführte Personalakten vom Regelungsbereich der DSGVO und des BDSG nicht erfasst werden. In Art. 2 Abs.1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO ist von Dateisystemen die Rede. In Erwägungsgrund 15 der für die DSGVO grundlegenden Richtlinie ist formuliert, dass Akten, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen sollen.

Das LAG geht daher davon aus, dass zumindest im Bereich der in Papierform geführten Personalakten die DSGVO nicht zur Anwendung kommt. Es stellt aber klar: Eine BAG-Entscheidung zu diesem Themenbereich sollte dabei helfen, Klärung zu bringen.

Das muss die Interessenvertretung wissen

Inwieweit die Regelungen der DSGVO bei elektronisch oder automatisiert geführten Personalakten greifen, wird in der Entscheidung nicht weiter ausgeführt – da das Gericht aber eine deutliche Trennlinie zwischen Personalakten in Papierform und Dateisystemen zieht, lässt sich vermuten, dass bei elektronischen Akten die DSGVO zur Anwendung kommen kann und dementsprechend ein Anspruch auf Löschung der Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses besteht.

© bund-verlag.de (mst)

Quelle

LAG Niedersachsen (04.05.2021)
Aktenzeichen 11 Sa 1180/20
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