Datenschutz

Datenschutzkoordinatoren & Co

29. November 2021
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Quelle: © JiSign / Foto Dollar Club

Datenschutzbeauftragte haben in Betrieben und Verwaltungen den Datenschutz zu sichern und dadurch einige Rechte und Pflichten. Was ist aber mit ihren Hilfspersonen? Welche Aufgaben und Rechte haben sie? Ein Überblick.

Damit bestellte Datenschutzbeauftragte ihre Aufgaben erledigen können, haben sie in größeren Betrieben und Verwaltungen Hilfskräfte, die sie unterstützen. Diese übernehmen einen Teil der Aufgaben und sind beispielsweise Ansprechpartner:in bei Datenschutzfragen von Beschäftigten vor Ort. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in Art. 38 Abs. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): »Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter unterstützen den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben gemäß Artikel 39, indem sie die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen und den Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen.« Die Hilfskräfte der oder des Datenschutzbeauftragten fallen unter den Begriff der »erforderlichen Ressourcen«.

Ist der Datenschutzbeauftragte in einem sehr großen Unternehmen oder Konzern tätig, kann er laut Prof. Dr. Wolfgang Däubler gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch geltend machen, mit einem solchen Unterbau versehen zu werden. Aber was bedeutet »sehr groß«? Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz erachtet ab einer Zahl von 500 Beschäftigten eine Freistellung der oder des Datenschutzbeauftragten und bei entsprechend größerer Beschäftigtenzahl auch die Zuweisung von Hilfspersonal als erforderlich, wie sein Sprecher Christof Sterin mitteilt.

Was ist ein Datenschutzkoordinator?

Klar ist, dass es Hilfspersonal meist in größeren Betrieben und Verwaltungen geben wird. Denkbar sind sie aber auch in kleineren Einheiten mit mehreren Standorten. Der Einsatz von Hilfspersonal für die Person des Datenschutzbeauftragten ist nicht nur sinnvoll, um den vielen Aufgaben gerecht zu werden, sondern rechnet sich mitunter auch für den Verantwortlichen. Er kann Kosten sparen, wenn etwa Tätigkeiten eines externen Datenschutzbeauftragten von internem Hilfspersonal begleitet werden. Zudem kennt das aus dem Betrieb oder der Verwaltung stammende Hilfspersonal die Praxis vor Ort. Oft werden diese Mitarbeitenden als »Datenschutzkoordinator:innen« bezeichnet. Der Begriff ist allerdings beispielsweise in Bayern eher unbekannt, obwohl es dort natürlich auch Hilfskräfte für Datenschutzbeauftragte gibt. Je nach Örtlichkeit kann es also auch andere Begriffe für Hilfspersonal der Datenschutzbeauftragten geben, beispielsweise »Datenschutz-Ansprechpartner« oder »Datenschutzstelle«. Hilfskräfte des Datenschutzbeauftragten können also sehr unterschiedlich benannt sein, sodass die Bezeichnung »Datenschutzkoordinator« nicht zwingend bedeutet, dass eine Hilfskraft der oder dem Datenschutzbeauftragten zugeordnet ist. Da die Bezeichnung nicht geschützt ist, wird sie manchmal auch im »administrativen Datenschutz« benutzt.

Die Hilfspersonen des Datenschutzbeauftragten müssen aber immer von Mitarbeitenden im administrativen Datenschutz unterschieden werden, die den Verantwortlichen bei der Umsetzung seiner Pflichten aus der DSGVO oder anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen unterstützen. Die Rechte und Pflichten von Hilfskräften des Datenschutzbeauftragten müssen somit genauer geklärt sein. Der Datenschutzexperte Prof. Dr. Wolfgang Däubler dazu: »Die Rechtsstellung dieser Personengruppe ist nirgends geregelt. Partielle Freistellung und Kündigungsschutz richten sich nach den vertraglichen Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber. Soweit es um die Kontrolle der Einhaltung des Datenschutzrechts geht, ist die Hilfskraft des Datenschutzbeauftragten nicht den Weisungen des Arbeitgebers, sondern nur denen des Datenschutzbeauftragten unterworfen.«

Wer kann Hilfskraft sein?

Wie auch beim Datenschutzbeauftragten darf es auch bei den Hilfskräften nicht zu einem Interessenkonflikt im Sinne des § 38 Abs. 6 DSGVO kommen. Ein solcher liegt beispielsweise vor, wenn die Hilfskraft des Datenschutzbeauftragten z. B. als Systemadministrator:in, Leiter:in der EDV-, Rechts- oder Personalabteilung oder im »administrativen Datenschutz« tätig ist.

Sinnvoll wäre es natürlich, wenn die Hilfskräfte Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzen. Auch Hilfskräfte der Datenschutzbeauftragten müssen fundierte datenschutzrechtliche Schulungen und Fachinformationen erhalten (z. B. in Form von Fachliteratur). Reicht dieses Fachwissen nicht aus, kann es schnell zu falschen Auskünften und Einschätzungen kommen, da diese Personen sonst – unabhängig von der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit des Vorgehens – häufig die Interessen des Unternehmens vertreten werden. Natürlich benötigt auch das Hilfspersonal ein entsprechendes Zeitkontingent für die genannten Arbeiten. In der Praxis ist das häufig viel zu kurz bemessen. Sofern aber Fachwissen und Zeitkontingent stimmen, können Hilfskräfte die Arbeit von Datenschutzbeauftragten unterstützen und somit auch für die Beschäftigten und Gremien hilfreiche Ansprechpartner:innen sein.

Welche Aufgaben gibt es?

Was eine Hilfskraft des Datenschutzbeauftragten für Aufgaben hat, hängt von der Person des Datenschutzbeauftragten und ihrer Arbeitsorganisation ab. Mögliche und übliche Aufgaben sind beispielsweise: (...)

Den vollständigen Beitrag von Josef Haverkamp lesen Sie in »Computer und Arbeit«11/21. Weitere Highlights:

  • Betriebsratswahl | Wie »digital« ist die neue Wahlordnung?
  • Softwaretest | »Digitale Wahlhelfer« für den Betriebsrat im Vergleich
  • DSGVO | Zweckbindung bei ETL-Software
  • Beschäftigtendaten bei der Betriebsratswahl | Das muss der Wahlvorstand wissen 
  • Homeoffice | Wie Sie mobile Arbeit »ausgestalten«
  • Impfstatus | Das hat die DSK zum Impfstatus der Beschäftigten beschlossen

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