Dienstpläne – 5 Fragen zum Datenschutz
1. Welche Datenschutzvorgaben gelten für Dienst- bzw. Schichtpläne?
Sowohl die Erstellung wie auch die anschließende Kommunikation von Dienst- oder Schichtplänen stellen eine Verarbeitung von Beschäftigtendaten dar. Es können nur Informationen verarbeitet werden, die für die Dienstplanung erforderlich sind, und auch nur zum Zweck der Dienstplanung. Die Daten sollten nur so lange gespeichert werden, wie sie für die Planung und Nachweispflichten relevant sind, und der Zugriff nur denjenigen Personen gewährt werden, die ihn zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen.
2. Darf ein Dienst- bzw. Schichtplan öffentlich ausgehängt werden?
Nein, der Zweck des Dienstplans ist es, den Arbeitseinsatz der Beschäftigten zu steuern. Eine Kenntnisnahme über den Arbeitsbereich der unmittelbar davon Betroffenen hinaus ist nicht erforderlich und unzulässig. Es ist unzulässig, „wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe […] vom Inhalt der Pläne Kenntnis nehmen können“ (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, 10. Tätigkeitsbericht 2020, S. 50.). Gleichzusetzen mit dem öffentlichen Aushang ist die Veröffentlichung im Internet, die allenfalls möglich ist, wenn sie einem Passwortschutz unterliegt.
3. Welche Informationen dürfen in einem Dienstplan enthalten sein?
Es ist zu unterscheiden zwischen Informationen, die zur Erstellung des Plans erforderlich sind, und denen, die im veröffentlichen Plan sichtbar sind. Wer die Pläne erstellt, braucht mehr Informationen als am Ende sichtbar sein müssen. Es stellt sich dann die Frage, wer wann zur Verfügung steht. Hinzu kommen ggf. Wünsche der Beschäftigten und etwaige Vorrangregelungen aus Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Ist der Plan veröffentlicht genügt es zu wissen, wer wann und wo zu arbeiten hat. Es gibt keinen Grund, Krankenstände besonders sichtbar zu machen.
4. Braucht man für das Erstellen und Aushängen eines Dienstplans eine Einwilligung der Beschäftigten?
Wenn Dienstpläne datenschutzkonform erstellt wurden, d.h. nur die notwendigen Inhalte haben und auch nur dem erforderlichen Personenkreis bekannt gemacht werden, ist das bereits ohne Einwilligung der Beschäftigten datenschutzkonform und rechtmäßig.
5. Dürfen die Beschäftigten den Plan abfotografieren?
Das Abfotografieren des Dienstplans erfolgt in aller Regel dann, wenn der Arbeitgeber seiner Verpflichtung – die Informationen für alle Beschäftigten so bereitzustellen, dass sie der Weisung nachkommen können – nicht oder ungenügend nachkommt. Dann führt erst das Foto zum Zugang der Information. Wird dies vom Arbeitgeber toleriert oder vorausgesetzt, kann fotografiert werden. Wenn jedoch z.B. ein allgemeines Fotografierverbot im Betrieb herrscht, ist dies zu beachten. Dann muss man ersatzweise die Überlassung einer Kopie des Plans verlangen.
Michael Fleischmann, Computer und Arbeit 11/2024, S. 25 ff.
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