Telko und Videokonferenz: So geht Homeoffice

23. Oktober 2020 Homeoffice, Telefonkonferenz, Videokonferenz

Quelle: © Peter Atkins / Foto Dollar Club

Immer öfter sind Beschäftigte an Telefon- und Videokonferenzen beteiligt – je nach Stand der Technik. Dienstreisen werden in der Pandemie reduziert, das Homeoffice ist inzwischen der Normalfall in der Arbeitswelt. Damit die Gesundheit und die Führungsqualität dabei nicht auf der Strecke bleiben, hat Birgit Ganz in »Gute Arbeit« 8-9/2020 wertvolle Praxistipps zur mobilen Arbeit gegeben.

Im Homeoffice sind alle Kommunikationswege zu nutzen, um den Kontakt zu den Kolleg*innen sowie zu den Führungskräften zu pflegen und den Informationsfluss zu sichern. Das gilt auch für alle Verbindungen außerhalb des Unternehmens oder der Verwaltung: Der Kontakt und die Abstimmung mit Kundinnen und Kunden, externen Dienstleistern oder für die fachliche Zusammenarbeit und Vernetzung sind unverzichtbar. Birgit Ganz schreibt in »Gute Arbeit« 8-9/2020 umfassend über die Arbeitsorganisation im Homeoffice und gibt dabei Tipps für das mobile Arbeiten. Die neuen Kommunikationswege waren ein Ausschnitt aus dem Beitrag.

Gut vorbereitet in die Konferenz

In der Pandemie rückt die digitale Kommunikation mit Telefon- und Videokonferenz heraus aus dem Schattendasein mitten in das Geschehen. Telefonkonferenzen, vor allem aber Videokonferenzen, bieten die Möglichkeit, dass sich Arbeitsteams und Geschäftskontakte aufrechterhalten lassen, wenn auch mit den bekannten Mängeln: Manchmal spinnt die Technik und der persönliche Austausch kommt zu kurz. Für möglichst erfolgreiche Telefon- und Video-Konferenzen ist zu beachten:

Die Technik funktioniert: Alle Konferenzteilnehmer*innen beherrschen die Technik und sind gut zu verstehen. Das kann ggf. in einer Pilot-Konferenz getestet werden, damit keine Zeit bei dem eigentlichen Meeting vergeudet wird.
Die Telefon-/Video-Konferenz ist gut vorbereitet, d.h. die Zielstellung des Gesprächs ist klar: Was soll erreicht bzw. besprochen werden? Eine Tagesordnung mit einer möglichst präzisen Zeitplanung ist wichtig.
Der/die Moderator*in sorgt für einen entspannten Einstieg, achtet darauf, dass alle zu Wort kommen und fasst das Gesagte regelmäßig zusammen.
Es werden Ergebnis-Protokolle geschrieben, damit nicht der Eindruck entsteht, dass viel gesagt, aber nichts entschieden worden ist.
Die Gesamtdauer einer Telefon-/Video-Konferenz sollte zwei Stunden nicht überschreiten, weil danach die Konzentration nachlässt.