IT-Mitbestimmung

Tipps für die digitale Kommunikation im Gremium

25. Juli 2022
Videokonferenz Zoom Teams
Quelle: pixabay / Alexandra_Koch

Viele Betriebs- und Personalräte nutzen intensiv moderne Kommunikationstools wie z.B. Microsoft Teams. Aber wie steht es um die Vertraulichkeit, wenn Gremien die Tools und Plattformen des Arbeitgebers verwenden?

Beim Verschicken von E-Mails, Chat-Nachrichten, Videokonferenzen und zur Organisation der Gremiumsaufgaben per elektronischem Kalender nutzen Betriebs- und Personalräte üblicherweise die gleichen Tools und Plattformen, die auch der Rest der Organisation nutzt.

Warum ist das problematisch?

Einerseits ist das praktisch, weil diese Tools schon bekannt sind, andererseits aber auch notwendig, um mit den Beschäftigten und dem Arbeitgeber direkt zu kommunizieren. Allerdings sind moderne »Collaboration Tools« wie beispielsweise Microsoft Teams darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit möglichst transparent und für alle zugänglich zu gestalten. Das widerspricht dem Vertraulichkeitsinteresse des Betriebs- oder Personalrats – und auch dem der Beschäftigten, wenn sie sich mit Problemen an das Gremium wenden.

Zum Beispiel wird die Information, wer gerade wie beschäftigt ist (Präsenzanzeige), wer an welchen Dokumenten arbeitet oder wer mit wem häufig zusammenarbeitet, für alle in der Organisation (und je nach Einstellungen auch für externe Kommunikationsteilnehmer:innen) angezeigt. Das ist natürlich für eine vertrauliche Kommunikation der Beschäftigten mit dem Betriebsrat eine Katastrophe. Auch wenn externe Gäste temporär in eine virtuelle Betriebsratssitzung in das Teams-Team eingeladen wird, erhalten sie Zugriff auf die Chats und Dokumente, die damit geteilt werden.

Was folgt daraus?

Wenn der Betriebsrat die Notwendigkeit einer vertraulichen IT-Arbeitsumgebung erkannt hat, kann er beim Arbeitgeber gezielt eine »vertrauliche Team-Struktur« einfordern. Bei Microsoft 365 (z. B. MS Teams) heißt diese Konfiguration »Sicherheitsisolierung« und ist gedacht für erhöhte Vertraulichkeitsanforderungen, z. B. bei Compliance-Teams, strategischen Projekten, aber auch Betriebsrats- oder Personalratsgremien.

Die sicherste Möglichkeit, um die Vertraulichkeit einer Video-Konferenz herzustellen, wäre eine »Ende-zu-Ende-Verschlüsselung« (E2EE). Damit kann der Inhalt der Konferenz nicht analysiert oder ausgewertet werden; allerdings sind dann bestimmte Komfort-Funktionen nicht mehr möglich. Microsoft Teams bietet eine solche Verschlüsselung nur für ungeplante 1:1-Anrufe an, nicht jedoch für Teams-Besprechungen.

Mehr lesen?

Den vollständigen Beitrag von Willi Ruppert, Stefan Stroheker und Jonas Grasy lesen Sie in »Computer und Arbeit« 7-8/2022. Weitere Highlights:

  • IT-Mitbestimmung: Digitale Mitbestimmung bei Einstellungen
  • Datenschutz: Warum Cookie-Banner irreführend sein können
  • Praxis: Datenschutzschulungen für Beschäftigte

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