Typische Datenschutzrisiken in der Gremienpraxis

14. Oktober 2026

Ob vertrauliche Unterlagen, digitale Kommunikation oder E-Mail-Verteiler: In der Gremienarbeit lauern zahlreiche Datenschutzrisiken. Wo liegen die typischen Fehlerquellen? Und wie lassen sie sich vermeiden, um personenbezogene Daten wirksam zu schützen? Rechtsanwalt Sebastian Baunack verrät es in der aktuellen Oktober-Ausgabe von »Der Personalrat«.

In der täglichen Gremienarbeit werden regelmäßig personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet. Dabei können bereits kleine Unachtsamkeiten erhebliche Datenschutzrisiken nach sich ziehen. Umso wichtiger ist es, die typischen Fehlerquellen zu kennen. Diese lassen sich in drei Bereiche unterteilen: »Zu viel Wissen«, »Zu viel Transparenz« und »Zu wenig Struktur«. Was hat es damit im Einzelnen auf sich?

»Zu viel Wissen«: Zugriff auf und Nutzung von Beschäftigtendaten

Für den Personalrat gilt der Grundsatz, die Erforderlichkeit der Verarbeitung von Beschäftigtendaten sorgfältig zu prüfen.

Zuerst sollten sich Personalratsmitglieder daher darüber klar werden, dass der Begriff der Verarbeitung sehr weit gefasst ist. Er umfasst nach Art. 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten.

Jede dieser Verarbeitungen von Beschäftigtendaten bedarf einer Erlaubnisgrundlage. Da die einzelnen Beschäftigten regelmäßig nicht persönlich in die Verarbeitung beim Personalrat einwilligen (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO), ist sie nur zulässig, sofern sie zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben des Personalrats nach dem BPersVG bzw. dem anwendbaren Landespersonalvertretungsgesetz erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO). Dabei hat der Personalrat sowohl den Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 c) DSGVO als auch die besonderen Schutzpflichten aus Art. 88 Abs. 2 DSGVO zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext zu beachten – insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz.

Einsicht in Personalakten

Besondere Sorgfalt ist danach zum einen bei der Bearbeitung von materiellen Personalaktendaten geboten. Personalaktendaten sind gemäß § 106 Satz 4 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Satz 2 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Dies gilt entsprechend auch für Tarifbeschäftigte.

Der Personalrat ist insoweit kein Dritter, sodass es auf die Vorschriften zur Übermittlung an Dritte nach § 111 BBG bzw. die Vorschrift des entsprechenden Landesbeamtengesetzes nicht ankommt. Dennoch gilt hinsichtlich der Personalaktendaten ein besonderer Vertraulichkeitsmaßstab (§ 106 Abs. 1 Satz 2 BBG, § 50 Satz 3 BeamtStG).

Aus diesem Grund dürfen gemäß § 66 Abs. 2 Satz 1 BPersVG bzw. den entsprechenden Regelungen in den Landespersonalvertretungsgesetzen (LPVG) Personalakten nur mit Zustimmung der oder des Beschäftigten und nur von den von ihr oder ihm bestimmten Mitgliedern des Personalrats eingesehen werden. Dies dient dem Schutz der besonderen Vertraulichkeitserwartung der Beschäftigten. Dieser Schutz ist insbesondere geboten, weil die Einwilligung nicht auszugsweise, sondern nur hinsichtlich der vollständigen Personalakte gewährt werden darf.

Dies führt aber auch dazu, dass das ausgewählte Mitglied des Personalrats eine besondere Pflicht zur Geheimhaltung hinsichtlich der bei der Einsichtnahme in die Personalakte gewonnenen Kenntnisse hat – auch gegenüber denjenigen Personalratsmitgliedern, denen die Einsicht nicht gestattet wurde (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 BPersVG). Die ausgewählten Mitglieder können aber – wenn es zur Wahrnehmung der Aufgaben des Gremiums erforderlich ist – die durch ihre Einsichtnahme gewonnenen Kenntnisse in Form von Schlussfolgerungen in den Beratungen des Personalrats mitteilen.

Wichtig zu wissen: Die Regelung des § 66 Abs. 2 Satz 1 BPersVG zur begrenzten Einsicht in Personalakten führt nicht dazu, dass der Personalrat im Rahmen seiner Beteiligungsrechte von der Dienststelle nicht über materielle Personalaktendaten unterrichtet werden dürfte, sofern die oder der Beschäftigte nicht zustimmt. Würde man selbst Auskünfte über einzelne Informationen aus den Personalakten, die zur Aufgabenerfüllung der Personalvertretung unerlässlich sind, von der vorherigen Zustimmung der Beschäftigten abhängig machen, würde die Mitbestimmung in personellen Angelegenheiten weitgehend entwertet (BVerwG 26.1.1994 – 6 P 21.92).