»Bessere Ideen bei aufgeräumtem Schreibtisch«
Ist die Arbeit an einem aufgeräumten Arbeitsplatz effektiver?
Ja, auf jeden Fall. Ein aufgeräumter Schreibtisch wirkt nicht nur auf die Umgebung ruhiger, sondern auch auf denjenigen, der daran arbeitet. Er kann die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen und dann nach und nach »wegarbeiten«. Liegen Haufen von Papieren und Vorgängen ungeordnet übereinander, beginnt das Suchen. Und schon liest man kurz, was man gefunden hat, ist abgelenkt oder gerät vielleicht sogar unter Druck.
Was spricht noch für einen ordentlichen Schreibtisch?Der Gedankenstrom wird ruhiger, man kann sich besser konzentrieren und hat oft auch bessere Ideen. Inzwischen gilt als gesichert, dass »eins nach dem anderen« zu erledigen effektiver ist als »Multitasking«, also der Ehrgeiz, möglichst viel gleichzeitig bearbeiten zu wollen. Und natürlich kann sich bei einem geordneten Arbeitsplatz ein anderer in Vertretungsfällen viel besser zurechtfinden und Aufgaben übernehmen.
Wie lässt sich der Arbeitsplatz systematisch in Ordnung bringen und halten?Zum einen ist es sehr sinnvoll, sich jeden Tag, z. B. 15 Minuten vor Feierabend, eine kurze, festgelegte Zeit zu gönnen, den Schreibtisch aufzuräumen und eine »to-do«-Liste für den nächsten Arbeitstag anzulegen. Durch dieses »Ritual« entsteht nach und nach auch ein Überblick, was zu schaffen ist – und auch dafür, was immer wieder bei Aufgaben dazwischenkommt, so dass diese weitergeschoben werden müssen.
Zum anderen sollte man sich genügend Zeit für die Durchsicht des Posteingangs nehmen. Konkret empfehle ich dazu folgendes systematische Vorgehen:- kurze Aufgaben von bis zu 3 oder 4 Minuten Dauer sofort erledigen,
- sofort entscheiden, was in den Papierkorb kann (Werbung, Unwichtiges, überflüssige Kopien, schon Gespeichertes),
- sofort alles, was zu delegieren ist, weitergeben,
- entscheiden, wann die eingegangene Post bearbeitet werden soll und den Zeitpunkt dafür nach Dringlichkeit festlegen.
Die Interviewpartnerin:
Sabine Deitschun ist Diplom-Psychologin, Psychologische Psychotherapeutin und Dozentin. Sie arbeitet seit vielen Jahren in ihrer Praxis als Verhaltenstherapeutin in Berlin. Das Interview finden Sie auch in der Zeitschrift »Der Personalrat« in der Ausgabe 7-8, S. 6–7.
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