IT-Mitbestimmung

7 Tipps für eine BV Microsoft 365

30. September 2022 Microsoft 365
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Quelle: DOC RABE Media_Dollarphotoclub

Der Einsatz der Microsoft 365-Suite unterliegt der Mitbestimmung. Anhand einer Muster-Betriebsvereinbarung (BV) erläutert Rechtsanwalt Daniel Wall in »Computer und Arbeit« 9/2022 die wichtigsten Punkte für eine Verhandlung mit dem Arbeitgeber.

Die Möglichkeiten von Microsoft 365 gehen heute weit über die klassischen Büroanwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint hinaus. Daher sind die Betriebsvereinbarungen hierzu komplex.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist § 26 BDSG

Der Arbeitgeber ist zunächst verpflichtet, vor der Einführung von Microsoft 365 eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen (Art. 35 DSGVO). Eine solche kann der Betriebsrat vor dem Abschluss der BV verlangen.

Der Umfang der im Betrieb verwandten Anwendungen muss klar benannt werden (§ 2 der Muster-BV), weil Microsoft 365 in verschiedenen Paketen unterschiedliche Anwendungen mit jeweils unterschiedlichem Funktionsumfang bietet. Dabei variiert zum einen der Umfang der verfügbaren klassischen Office-Pakete, mehr noch aber variiert der Umfang der im Hintergrund unvermeidlich mitlaufenden Cloud-Dienste.

Umgang mit notwendigen und optionalen Updates

Von entscheidender Bedeutung ist die Frage, wann bei nachträglichen Änderungen der Software (Upgrades, Updates, Releases) der Mitbestimmungsprozess ausgelöst wird und in welcher Form. In § 7 der Muster-BV ist definiert, wann eine reine Information an den Betriebsrat genügt und wann eine erneute Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ist.

Verstöße des Arbeitgebers gegen die Betriebsvereinbarung rechtssicher sanktionieren

Die Datensammelwut von Microsoft 365 ist zwar weitgehend unvermeidbar, sie sollte aber zum Schutz des Mitarbeiters zumindest so wenig wie möglich gegen diesen verwendet werden können. Häufig heißt es in Betriebsvereinbarungen: »Von MS 365 verarbeitete personenbezogene Daten dürfen nicht zulasten des Mitarbeiters verwendet werden.« Dieser Satz entfaltet keinerlei Schutz!

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Den vollständigen Beitrag von Daniel Wall lest Ihr in »Computer und Arbeit« 9/2022. Weitere Highlights:

  • Titelthema: Datenschutz im BEM – ein Überblick
  • IT-Mitbestimmung: Keine Angst vor der Einigungsstelle
  • Datenschutz: Mobiles Arbeiten im Ausland – ein Beispiel

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