Mitarbeiter-App für bessere Kommunikation

Herr Müller, wie hat der Dienstherr auf Ihr Ansinnen reagiert, eine Mitarbeiter-App zu entwickeln?

Nur rund 50 % der Beschäftigten verfügen über einen PC-Arbeitsplatz und haben Zugang zum Intranet. Die App sollte allen den Zugang ermöglichen und damit die Transparenz insgesamt erhöhen. Die Umsetzung und Finanzierung der App übernahm die Dienststelle. Wir haben allerdings eine bestehende App eingekauft und weiter individualisiert. Der Personalrat hat durch Mitwirkung in einer Projektgruppe eigene Ideen und Anregungen eingebracht.

Wer war Teil der Projektgruppe und wie bildeten die Teilnehmer sich weiter?

Neben dem Digitalisierungsbeauftragten waren die Öffentlichkeitsarbeit, der IT-Service, der Personalservice, die Datenschutzbeauftragte und die Interessenvertretungen an dem Projekt beteiligt. Alle Beteiligten haben sich eigenverantwortlich informiert und sich ausgetauscht. Allerdings waren Nutzung und Bedienung von Anfang an intuitiv. Die App ist mit gängigen Social Media-Plattformen vergleichbar, die die Stadt für die externe Kommunikation nutzt. Auf diese Erfahrungswerte konnte also zurückgegriffen werden, genauso auf die Erfahrungen mit dem bisherigen Intranet. Schulungen und Einweisungen fanden für die Administration und Beitragserstellung statt.

Was waren Ihre Anforderungen an die App?

Wesentlich war, dass die App intuitiv zu bedienen ist, auf möglichst vielen Endgeräten funktioniert und somit das bisherige Intranet ablöst. Beiträge sollten nicht auf mehreren Kanälen gepflegt werden müssen. Wichtig war außerdem, dass die Administration einfach funktioniert, insbesondere die Nutzerverwaltung, damit z. B. zum Start nicht alle Mitarbeitenden händisch angelegt werden müssen. Eine wichtige Funktion ist die statistische Auswertung der Nutzerzahlen, um in der Anfangszeit ggf. aktiv werden zu können. Die musste natürlich datenschutzkonform sein.

…

Neugierig geworden?

Das komplette Interview finden Sie in »Computer und Arbeit« Ausgabe 3/2023. Darin werden außerdem diese Fragen beantwortet:

• Was ist mit den Beschäftigten, die nicht am PC arbeiten und kein Smartphone haben?
• Sie haben Regeln festgelegt. Gab es dafür eine Vorlage?
• Gab es einen Einführungskurs für die App?
• Wie haben die Beschäftigten auf die App reagiert?
• Gab es eine Testphase?
• Wie gewährleisten Sie, dass die App nur für dienstliche Zwecke benutzt wird und keine anstößigen Inhalte etc. verbreitet werden?
• Welche Funktion der App hat sich als sehr gut erwiesen?
• Wie oft ist ein Update geplant?
• Rückblickend: Was hat Sie bei diesem Projekt besonders überrascht?
• Welchen Tipp können Sie anderen PR geben, die eine Mitarbeiter-App einrichten möchten?

Sie haben bereits ein Abo? Dann lesen Sie hier weiter!

Sie haben noch kein Abo? Dann jetzt 2 Ausgaben »Computer und Arbeit« gratis testen und sofort online auf alle Inhalte zugreifen!

© bund-verlag.de (fk)