Arbeitsrecht digital: Was sich ab 2025 ändert

11. Dezember 2024

Quelle: © alibaba / Foto Dollar Club

Digitale Kommunikation gewinnt auch in der Arbeitswelt an Bedeutung. Doch für vieles gibt es noch strenge Formvorschriften. Das Bürokratieentlastungsgesetz bringt ab 2025 erhebliche Vereinfachungen, etwa für den Arbeitsvertrag.

Der Bundesrat hat am 18. Oktober dem Bürokratieentlastungsgesetz IV zugestimmt. Es bringt viele Formerleichterungen, die sich auch auf das Arbeitsrecht auswirken. Das Gesetz wird voraussichtlich Anfang 2025 in Kraft treten.

1. Kann ein Arbeitsvertrag digital abgeschlossen werden?

Der Arbeitsvertrag selbst unterlag bisher keinerlei Formvorschriften. Er konnte daher auch mündlich oder digital wirksam geschlossen werden. Allerdings verlangte das Nachweisgesetz, dass Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen mussten (§ 2 NachweisG). Der Ersatz der Schriftform durch eine elektronische Signatur war bislang im Nachweisgesetz explizit ausgeschlossen. Ein Verstoß gegen die strengen Formvorschriften des Nachweisgesetzes machte den Arbeitsvertrag zwar nach einhelliger Meinung nicht ungültig, konnte aber zu Bußgeldern für den Arbeitgeber führen.

Mit dem Bürokratieabbaugesetz ändert sich die Rechtslage ab 2025: Die bisher erforderliche „Schriftform“ des Nachweisgesetzes wird durch eine einfache „Textform“ ersetzt. Das bedeutet, dass die Vertragsbedingungen künftig per E-Mail, SMS oder sogar über Messenger-Dienste übermittelt werden können. Ein Arbeitsvertrag kann dann beispielsweise als PDF-Anhang in einer E-Mail verschickt werden. Die Formerleichterung gilt allerdings nicht für Beschäftigte in Branchen, die unter § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fallen. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Hotel- und Gaststättengewerbe sowie die Logistikbranche. Hier bleibt weiterhin die Schriftform erforderlich.

2. Sind digitale Befristungsvereinbarungen rechtsgültig?

Befristete Arbeitsverträge unterliegen auch künftig strengen Anforderungen. Für einen befristeten Vertrag gilt die Schriftform (§ 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)). Die Befristungsvereinbarung muss vor Beginn der Tätigkeit in Papierform mit den handschriftlichen Unterschriften beider Vertragsparteien vorliegen. Ein rein elektronischer Abschluss, etwa per E-Mail oder digitaler Signatur, ist auch künftig nicht ausreichend. Die schriftliche Form stellt sicher, dass Arbeitgeber nicht willkürlich befristen oder im Nachhinein Bedingungen ändern können. Zudem sorgt sie dafür, dass Arbeitnehmer:innen ihre Rechte, Pflichten und die Dauer der Befristung genau kennen.

Wird der Vertrag nicht in Papierform unterzeichnet, ist er allerdings nicht unwirksam, sondern gilt als unbefristet. Zwar erlaubt § 126a BGB grundsätzlich den Ersatz der Schriftform durch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Ob dies jedoch auch für befristete Arbeitsverträge gilt, ist rechtlich umstritten und wurde von den Gerichten bisher nicht abschließend geklärt. Eine Änderung dieser strengen Vorgaben durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist nicht vorgesehen, sodass die Anforderungen an die Schriftform bei Befristungen weiterhin bestehen bleiben.

3. Sind digitale Einwilligungen zu Vertragsänderungen wirksam?

Da für Arbeitsverträge keine bestimmten Formvorgaben gelten und diese folglich digital zulässig sind, können auch Einwilligungen in nachträgliche Vertragsänderungen digital erteilt werden. Auch bei nachträglichen Vertragsänderungen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Vertragsinhalte festzuhalten – und zwar bis Ende 2024 in der strengen Schriftform auf Papier und ab 2025 in Textform, also auch digital per Mail. Ein Verstoß gegen diese auch für nachträgliche Vertragsänderungen geltende Verpflichtung durch den Arbeitgeber macht aber nicht den gesamten Arbeitsvertrag unwirksam.(...)