Wenn die KI Personalfragen beantwortet
Immer mehr Unternehmen denken über die Einführung von HR-Chatbots nach, wenn sie nicht längst auf dem Weg oder sogar schon am Ziel sind. Hinzu kommt, dass der KI-Boom auch die Erwartungen der Beschäftigten nach und nach verändert. Wir gewöhnen uns immer mehr daran, dass digitale Assistenten rund um die Uhr verfügbar sind und unsere Fragen beantworten.
Gleichzeitig stehen Personalabteilungen unter zunehmendem Druck, denn die Anforderungen wachsen und der Fachkräftemangel ist auch hier spürbar. Betriebsräten werden solche »Alltagsfragen« ebenfalls gestellt. Für sie steht allerdings im Vordergrund, dass bei der Einführung eines Chatbots die Interessen der Beschäftigten vertreten werden und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nicht unter den Tisch fallen. Dazu braucht es Wissen über diese Technologie, um Chancen und Risiken besser einschätzen und vertreten zu können.
Digitale Assistenten im Personalwesen
Chatbots begegnen uns schon lange, etwa in einer nervigen Telefonwarteschleife oder in einem Onlineshop. Bisher kamen sie jedoch recht schnell an ihre Grenzen, weil sie unsere gesprochenen Worte entweder falsch verstanden haben oder unsere Frage sie schnell an die Grenze ihres »Wissens« gebracht hat. Das ändert sich, auch durch die Einbindung von KI.
Ein Chatbot ist eine Software, die über Text oder Sprache mit der fragenden Person kommuniziert, Fragen beantwortet, Formulare ausfüllt oder an die passende Ansprechperson weiterleitet. Das »Wissen«, das diese Software nutzt, beruht bei den klassischen Chatbots auf klar begrenzten Informationen, die von den jeweiligen Unternehmen vorgegeben wurden. Das können beispielsweise Daten zu den angebotenen Produkten, eine Liste von Ansprechpersonen und deren Themenschwerpunkten oder eine Sammlung von häufig gestellten Fragen sein. Mit der Verbindung von Chatbot und KI ist es möglich, die Grenzen des Möglichen deutlich auszudehnen und nicht nur weitestgehend vorgegebene Antworten wiederzugeben.
Im Gegensatz zu Kunden-Chatbots, die auf öffentlichen Websites eingebunden sind, richten sich HR-Chatbots in erster Linie an die Beschäftigten im Betrieb. Sie sind häufig der erste Kontakt zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und der Personalabteilung, ohne dass dabei ein Mensch aus der Personalabteilung eingreifen müsste. Klarer Vorteil: Der Chatbot ist rund um die Uhr verfügbar und kann eine Vielzahl von Anfragen gleichzeitig bearbeiten.
Das folgende Beispiel macht das Potenzial deutlich: Angenommen, dass eine dieser Routinefragen die Mitarbeitenden in der Personalabteilung im Schnitt fünf Minuten beschäftigt und es pro Woche 250 solcher Anfragen gibt, die auch der Chatbot beantworten könnte, ergibt sich eine Zeitersparnis von etwa 20 Arbeitsstunden pro Woche.
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Wo kann der HR-Chatbot helfen? Wie arbeiten die Chatbots und welcher ist der richtige? Welche Grenzen und Risiken gibt es? Mehr dazu lest Ihr im vollständigen Beitrag von Sebastian Fricke in der »Computer und Arbeit« (CuA) 1/2026 ab Seite 8. Abonnent*innen können den vollständigen Beitrag hier lesen.
Außerdem im Titelthema der »Computer und Arbeit« (CuA) 1/2026:
- HR-Chatbots: Eine Herausforderung für den Datenschutz, Beitrag mit Checkliste von Conrad S. Conrad
- Mitbestimmung beim Einsatz von HR-Chatbots, Beitrag und Handlungsempfehlungen von Nils Sullivan, Louis Huber, Sophie Böxkes
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