Urlaub: Was gilt für die digitale Abwesenheit?
Müssen Beschäftigte ihren Kollegen Zugang zu ihrem E-Mail-Postfach gewähren?
Beschäftigte sind nicht grundsätzlich verpflichtet, während ihres Urlaubs Dritten Zugang zu ihrem dienstlichen E-Mail-Postfach zu gewähren. Denn dies wäre in vielen Fällen unverhältnismäßig. Beschäftigte müssen daher nicht eigeninitiativ eine Vertretungsregelung schaffen oder Zugänge einrichten. Der Arbeitgeber trägt aber die Organisationspflicht für eine ordnungsgemäße Vertretung während der Abwesenheit von Beschäftigten und kann dafür Anweisungen zum E-Mail-Zugriff erteilen. Wenn der dienstliche E-Mail-Account auch privat genutzt werden darf, ist der Zugriff durch Dritte regelmäßig ausgeschlossen, da sonst private Daten der Beschäftigten offengelegt würden. Wenn dagegen die Privatnutzung untersagt ist, kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts Weisungen erteilen, in denen er eine konkrete Vertretungs- und Zugriffsregelung vorschreibt. Den Beschäftigten muss dann klar kommuniziert werden, wie der Zugriff vonstatten geht.
Dürfen E-Mails während des Urlaubs von anderen gelesen werden?
Wenn nach den oben genannten Grundsätzen ein Zugriff wirksam und unter Berücksichtigung von § 26 Abs. 1 BDSG eingerichtet wurde, können die eingehenden E-Mails gelesen werden. Dabei ist aber stets zu berücksichtigen, dass damit ausschließlich der Zweck der Aufrechterhaltung des Betriebs verfolgt werden darf. Ein „Durchsuchen“ der E-Mails nach Informationen über die Arbeitsweise oder das Verhalten des Beschäftigten ist unzulässig, da es gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht verstößt (Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz). Auch hier gilt: Die datenschutzkonforme Einsicht in E-Mails sollte unbedingt über eine betriebliche Regelung abgesichert werden. Sowohl für Arbeitgeber als auch für die Einsicht nehmenden Beschäftigten ist sonst eine sichere Handhabung schwer zu gewährleisten. Betriebsräte sollten daher bei der Einführung oder Anwendung von E-Mail-Systemen, die eine Kontrolle des Verhaltens oder der Leistung von Arbeitnehmern ermöglichen, ihr Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geltend machen.
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Antworten auf diese weiteren Fragen gibt es im vollständigen Beitrag von Nils Sullivan in der Fachzeitschrift »Computer und Arbeit« 7-8/2026 ab Seite 22. Abonnent*innen können den vollständigen Beitrag hier lesen.
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