Bewerbung Deutscher Betriebsräte-Preis 2017

Stichworte zum Projekt

Aramak zählt deutschlandweit zu den Schwergewichten im Catering- und Facility-Management. Für seine 9.300 Mitarbeiter beabsichtigte das Unternehmen die Personalakten zu digitalisieren. Der Gesamtbetriebsrat befürchtete den Abbau von Arbeitsplätzen und sorgte sich um die Datensicherheit beim vorgelegten Konzept. Nach intensiver Einarbeitung in die IT-Problematik wurde eine beide Betriebsparteien zufriedenstellende Gesamtbetriebsvereinbarung geschlossen.

Motiv

Nur noch Abnicken − das wollte der Gesamtbetriebsrat von Aramak auf keinen Fall, als die Einführung der digitalen Personalakte von Arbeitgeberseite schon beschlossen und der Anbieter bereits ausgewählt war. Die vorgelegte Gesamtbetriebsvereinbarung wurde als inakzeptabel eingestuft. Sie legte nahe, dass Arbeitsplätze im HR-Bereich durch die Umstellung auf die digitale Personalakte wegfallen könnten. Darüber hinaus konnte die Vorlage der Unternehmensleitung die Zweifel an der Datensicherheit nicht hinreichend beseitigen. Mittels einer digitalen Personalakte kann – je nach inhaltlicher Ausgestaltung – die Leistung oder das Verhalten von Arbeitnehmern überwacht werden. Insofern nahm der Betriebsrat seine gesetzlichen Mitbestimmungsrechte wahr.

Vorgehen

Die spezifische IT-Thematik machte schnell klar, dass der Betriebsrat, um zu einer fachlich adäquaten Beurteilung kommen zu können, externe Unterstützung benötigte. Ein Sachverständiger wurde deshalb mit der Prüfung beauftragt. In enger Zusammenarbeit mit ihm wurden im nächsten Schritt die Details einer alternativen Gesamtbetriebsvereinbarung entwickelt. Mit der GBV wird eine grundlegende Vereinbarung geschlossen über die zukünftige Planung, Einführung, Anwendung und Weiterentwicklung von IT-Systemen. Ein Anhang regelt zudem gesondert die Einführung der elektronischen Personalakte.

Ergebnisse

Am Ende des einjährigen Aushandlungsprozesses konnte der Betriebsrat eine GBV vorstellen, die die Interessen der Mitarbeiter wahrt. Geregelt wird in Bezug auf die digitale Personalakte, dass:

• die Aktenführung auf einer externen Cloud erfolgt,
• die Daten verschlüsselt sowie rechts- und revisionssicher gespeichert werden,
• die Daten nur zweckbestimmt und in Verhältnismäßigkeit erhoben werden,
• die Daten nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden,
• Zugriffsrechte restriktiv gehandhabt werden,
• Einsichtsrechte der Mitarbeiter gewährleistet sind,
• die Kontrollfunktion des Datenschutzbeauftragte und des Betriebsrats gesichert sind.

Die Bereitschaft des Betriebsrats, sich intensiv mit der anspruchsvollen Problematik auseinanderzusetzen, hat sich gelohnt. Die Daten der Arbeitnehmer sind vor unzulässiger Nutzung geschützt und es erfolgte kein Personalabbau. Gleichzeitig wird der HR-Bereich transparenter und effektiver durch die zentrale, elektronische Aktenführung.