Die Schreibmaschine tut`s doch auch, oder?

24. Juni 2026

Digitale Tools organisieren Arbeitsprozesse effizient und schaffen Überblick im Gremienalltag. Hier informieren.

Digitale Tools für den Personalrat – Welche Informations- und Kommunikationstechnik dürfen Personalräte verlangen? In der aktuellen Ausgabe 6/2026 von »Der Personalrat« gibt Michael Fleischmann einen Überblick über Rechte, Grenzen und praktische Fallstricke.

Die Erkenntnis um die Erforderlichkeit klassischer Textverarbeitung und Verwaltungsprogramme hat sich zwischenzeitlich allgemein durchgesetzt. Wie verhält es sich aber mit dem Zugang zu Internet und Intranet sowie der Nutzung moderner Tools für Sitzungs- und Dokumentenverwaltung oder auch zur Recherche bis hin zu KI-Anwendungen wie ChatGPT, Claude oder MS Copilot?

IUK-Technik als Geschäftsbedarf

Begriff der IuK-Technik

Die Ergänzung des BPersVG und mancher LPersVG um den Begriff der „Informations- und Kommunikationstechnik“ (IuK-Technik) hat nur nachvollzogen, was im Betriebsverfassungsgesetz bereits 2001 erfolgt war. Bereits dort war allgemein anerkannt, dass IuK-Technik auch ohne ausdrückliche Erwähnung unter den Begriff der „sachlichen Mittel“ fällt, was dem „Geschäftsbedarf“ im Personalvertretungsrecht entspricht. Die Gesetzesbegründung hatte bereits 2001 auch von „Informations- und Kommunikationstechnik als moderne Sachmittel“ gesprochen.

Der Begriff der IuK-Technik ist gesetzlich nicht definiert, aber im Hinblick auf den Sinnzusammenhang der gesetzlichen Ergänzung weit und flexibel auszulegen. Erfasst werden alle technischen Möglichkeiten, die ein rationelles Arbeiten ermöglichen. Damit gehören grundsätzlich auch KI-Systeme zur IuK-Technik.

Erforderlichkeit

Kernpunkt der Prüfung ist stets die Erforderlichkeit. Die Prüfung, ob etwas erforderlich ist, obliegt zunächst dem Personalrat. Er hat dabei auch einen Beurteilungsspielraum. Die Entscheidung über die Erforderlichkeit darf er dabei nicht allein an seinen subjektiven Bedürfnissen ausrichten, er muss die behördlichen Verhältnisse und die sich ihm stellenden Aufgaben berücksichtigen. Es geht einerseits um die sachgerechte Ausübung des Amts, andererseits um die berechtigten Interessen der Dienststelle. Eine unweigerliche Vernachlässigung von Rechten und Pflichten ohne den entsprechenden Geschäftsbedarf ist als Voraussetzung durch den regelmäßigen Verweis des BVerwG auf die Rechtsprechung des BAG und deren Entwicklung endgültig überholt.8 Damit dürfen Gerichte zwar prüfen, ob der Beurteilungsspielraum eingehalten ist, aber nicht die eigene Auffassung an die Stelle der Auffassung des Personalrats setzen, wenn sich dieser im Rahmen der Vorgaben gehalten hat.

Dienen zur Aufgabenerfüllung

Ausgangspunkt für die Frage, ob ein Anspruch auf Überlassung einer bestimmten Software, App oder eines bestimmten Systems besteht, ist die Frage, ob es zur Erfüllung von Aufgaben des Personalrats dient. Das ist bei klassischen Mitteln der Informations- und Kommunikationstechnik wie Telefon, Computer, Textverarbeitungs- und Kalkulationssoftware, aber auch Videokonferenzsystemen und Internetzugang evident und braucht unter diesem Prüfpunkt richtigerweise wohl nicht näher dargelegt zu werden. Da Gerichte den jeweils aktuellen „State of the Art“ oft erst zeitverzögert anerkennen und Verwaltungsgerichte oft noch den Arbeitsgerichten hinterherhinken, ist es für Personalräte aber wichtig, höchstvorsorglich spätestens bei ausstehenden Anforderungen und einem möglichen Gang vor Gericht das „Wozu?“ ausführlich zu begründen. Für die spätere Abwägung sollte zudem direkt aufgezeigt werden, warum die bestehenden IuK‑Mittel nicht ausreichen, um die Aufgaben ebenso effektiv zu erfüllen.

Entgegenstehende berechtigte Interessen der Dienststelle

Gehört ein Sachmittel zur IuK-Technik (also z. B. eine Software/App, ein Service oder auch ein Hardware-Element der Aufgabenerfüllung), ist zu prüfen, ob berechtigte Interessen der Dienststelle gegen die Überlassung dieses Sachmittels stehen. Berechtigte Interessen können sich sowohl aus der Höhe der Kosten und technischen Sicherheitsanforderungen ergeben als auch aus der Pflicht, die Beschäftigten vor datenschutzwidrigen Systemen zu schützen.

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