Personalakte: Mitreden in eigener Sache

06. Januar 2026

Quelle: Wolfilser_Dollarphotoclub

Wer wissen will, was über ihn gespeichert ist, darf Einsicht in seiner Personalakte verlangen – auch digital. Wie der Betriebsrat darauf achtet, dass die Personalakte transparent geführt wird und sensible Daten geschützt sind, erfahrt ihr in der Fachzeitschrift »Arbeitsrecht im Betrieb« 12/2025 ab Seite 31.

Die Einsichtnahme in die eigene Personalakte gehört zu den grundlegenden Rechten von Beschäftigten. Sie enthält regelmäßig sensible Informationen, die eng mit dem Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten verknüpft sind. Vor diesem Hintergrund muss der Arbeitgeber eine transparente Führung der Personalakte sicherstellen. Beschäftigte sollen jederzeit nachvollziehen können, welche Informationen über sie gespeichert sind und zu welchem Zweck diese verwendet werden.

Was versteht die Rechtsprechung unter dem Begriff der Personalakte?

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) umfasst die Personalakte alle Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beschäftigten betreffen und in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

In der Praxis betrifft dies sämtliche Dokumente, die der Arbeitgeber vor und während des Arbeitsverhältnisses über die Beschäftigten führt. Dazu gehören unter anderem Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Beurteilungen, Abmahnungen, Krankheitsbescheinigungen sowie Aufzeichnungen über Gehaltsveränderungen. Entscheidend ist nicht die äußere Form oder der Ablageort, sondern allein der sachliche Bezug zum Arbeitsverhältnis. Ziel der Personalakte ist es, ein vollständiges, sorgfältiges und wahrheitsgemäßes Bild der Beschäftigten zu dokumentieren.

Wer darf Einsicht nehmen – und unter welchen Bedingungen?

Beschäftigte haben das Recht, jederzeit, das heißt, auch während der Arbeitszeit, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Der Arbeitgeber darf dieses Recht weder verweigern noch unangemessen verzögern.

Wichtig: Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt das Einsichtsrecht bestehen, solange die Personalakte vom Arbeitgeber aufbewahrt wird, und zwar ohne dass auf Beschäftigtenseite ein konkretes berechtigtes Interesse nachgewiesen werden muss.

Kopieren, notieren, fotografieren: Was ist möglich und was nicht?

Beschäftigte dürfen sich während der Einsichtnahme Notizen machen und – sofern im Betrieb entsprechende Möglichkeiten bestehen – auf eigene Kosten Kopien anfertigen. Auch das Fotografieren einzelner Seiten mit dem Smartphone ist grundsätzlich zulässig.

Das BAG hat in einer Entscheidung aus 2021 betont: Der Auskunftsanspruch nach der DSGVO ist nicht schrankenlos. Er muss konkret geltend gemacht werden, pauschale Anträge auf eine »Kopie der Personalakte« genügen jedenfalls nicht.

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