So plant Ihr frühzeitig die Amtsübergabe
»Die Betriebsratswahl ist doch erst 2026, da brauche ich mir jetzt noch keine Gedanken dazu zu machen«, denken viele. Sie schieben die Vorbereitungen für den Gremienwechsel weit von sich. Doch rückt die Betriebsratswahl erst näher, bleibt oft gar nicht mehr die Zeit, alles zu organisieren und sinnvoll abzuschließen. Zu sehr stehen dann die Bestellung des Wahlvorstands und die Suche nach Bewerber*innen im Fokus. Deshalb solltet Ihr unbedingt frühzeitig den Übergang planen und vorbereiten.
Betriebsratsbüro sichten
Damit sich das nachfolgende Gremium in den Unterlagen des vorangegangenen Betriebsrats schnell zurechtfindet, sollte insbesondere zum Ende der Amtszeit das Betriebsratsbüro und die einzelnen Arbeitsplätze aufgeräumt werden. Das schafft nicht nur Platz, sondern gibt auch einen Überblick zu den vorhandenen Unterlagen und noch offenen Aufgaben für das Gremium. Zudem bietet das Aufräumen die Gelegenheit, den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden, indem personenbezogene Unterlagen sicher verwahrt oder, sofern nicht mehr benötigt, vernichtet werden. Hier einige To-Do's, die Ihr einplanen solltet:
- nutzt die verbleibende Zeit und prüft alte Broschüren, Bildungsprogramme und Zeitschriften auf deren praktischen Nutzen und entsorgt sie, wenn nötig,
- bringt Gesetzestexte und Kommentierungen auf den aktuellen Stand und gebt veraltete Ausgaben an den Arbeitgeber zurück (oder entsorgt sie mit seinem Einverständnis),
- sichtet und überprüft E-Mail-Newsletter oder Abonnements auf ihren Nutzen und die richtige Versandadresse,
- sichtet und prüft die Papierablage auf verzichtbare Unterlagen und vernichtet sie ggf.,
- Unterlagen, die weiterhin von Belang sind, müssen auf jeden Fall aufbewahrt und dem neuen Gremium übergeben werden,
- digitalisiert ggf. die Papierablage und legt sie im Betriebsratslaufwerk ab,
- räumt die digitale Ablage (Betriebsratslaufwerk) des Betriebsrats auf,
- löscht personenbezogene Daten ohne Verarbeitungszweck,
- nehmt die Datensicherung auf einem separaten Laufwerk vor,
- prüft die Technik und Einrichtung im Büro auf ihre Funktionsfähigkeit und beantragt ggf. Ersatz beim Arbeitgeber,
- Betriebsratsmitglieder, die aus dem Amt oder der Freistellung ausscheiden, sollten ihren Arbeitsplatz aufräumen und persönliche Dinge und Unterlagen entfernen.
Mehr zu den Tätigkeiten zum Ende der Amtszeit lest Ihr im Beitrag von Dr. Christiane Jansen in »Betriebsrat und Mitbestimmung« 8/2025. Dort erfahrt Ihr Wichtiges zu folgenden Themen:
- Prüfen von Betriebsvereinbarungen und offenen Aufgaben
- Personellen Veränderungen und Wissenstransfer
- Absprachen mit dem Arbeitgeber
- Arbeitshilfen: Checkliste zum Wissenstransfer, Checkliste zu den Wahlvorbereitungen
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