Verhindert oder nicht? Fälle aus der Praxis

10. November 2026

Quelle: © Andre Bonn / Foto Dollar Club

Urlaub, krank oder auf Dienstreise – manchmal kann man als Personalratsmitglied nicht zur Sitzung kommen. Dann kommen die Ersatzmitglieder zum Zug. Doch sie dürfen nur einspringen, wenn tatsächlich ein Verhinderungsgrund vorliegt. Rechtsanwalt Carlo Weber stellt die wichitgsten Fälle aus der Praxis in der aktuellen November-Ausgabe von »Der Personalrat« vor.

Wir stellen die wichtigsten Fälle aus der Praxis vor und beantworten, ob dabei wirklich ein Verhinderungsgrund vorliegt, der zum Eintreten eines Ersatzmitglieds berechtigt. Andernfalls ist das Gremium unrechtmäßig besetzt und gefasste Beschlüsse sind unwirksam.

Fall 1: Absage wegen »zu viel zu tun«

Starten wir mit dem Klassiker: Ein Personalratsmitglied meldet sich für die Sitzung ab, weil an dem Tag zu viele dienstliche Aufgaben anstehen. Darf ein Ersatzmitglied an der Sitzung teilnehmen?

Nein. § 33 Abs. 1 Satz 2 BPersVG schreibt ausdrücklich vor, dass Ersatzmitglieder nur dann eintreten, wenn Personalratsmitglieder zeitweilig verhindert sind. Eine zeitweilige Verhinderung ist anzunehmen, wenn dem Personalratsmitglied die Teilnahme aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen objektiv unmöglich oder unzumutbar ist. Ein Verhinderungsfall kann nicht willkürlich (aus persönlichen Gründen) herbeigeführt werden – entscheidend ist immer ein objektiver Maßstab.

Hat ein Personalratsmitglied am Arbeitsplatz »zu viel zu tun«, ist das kein objektiver Verhinderungsgrund. Die Personalratsarbeit geht der dienstlichen Aufgabenwahrnehmung grundsätzlich vor. § 51 BPersVG regelt einen gesetzlichen Dienstbefreiungsanspruch. Dieser greift zur ordnungsgemäßen Durchführung von Personalratsaufgaben. Personalratsmitglieder sind sogar verpflichtet, an den Personalratssitzungen teilzunehmen, soweit kein Verhinderungsgrund vorliegt.

Es darf somit im vorliegenden Fall kein Ersatzmitglied teilnehmen. Auch die Ladung ist entbehrlich. § 36 Abs. 2 BPersVG gibt vor, dass nur im Verhinderungsfall das Ersatzmitglied zu laden ist. Und da ein Verhinderungsfall bzw. -grund vorliegend nicht gegeben ist, muss das Gremium ohne das Mitglied tagen (welches seine Pflicht zur Sitzungsteilnahme verletzt).

Fall 2: Teilweise Verhinderung

Ein Mitglied nimmt zunächst an der Sitzung teil, verlässt diese jedoch vorzeitig wegen eines anderen (dienstlichen) Termins. Ist das ein Fall der Verhinderung? Muss dann für den Rest der Sitzung ein Ersatzmitglied geladen werden?

Nein, auch in diesem Fall liegt kein objektiver Verhinderungsgrund vor. Für den Rest der Sitzung darf kein Ersatzmitglied teilnehmen. Insofern ist auch hier die Ladung entbehrlich.

Fall 3: Sitzung fällt in die Freizeit

Ein Personalratsmitglied meldet sich für die Sitzung am Nachmittag ab, weil es an diesem Tag Frühschicht hat. Ist »schichtfrei« ein Verhinderungsgrund, wegen dem ein Ersatzmitglied geladen werden muss?

Grundsätzlich ist »Freizeit« kein Verhinderungsgrund. § 51 Satz 2 BPersVG sieht nämlich vor, dass Personalratsmitglieder auch über ihre regelmäßige Arbeitszeit hinaus durch die Erfüllung ihrer Personalratsaufgaben beansprucht werden können. Dafür ist ihnen dann Dienstbefreiung als Kompensation zu gewähren. Nur wenn dem betroffenen Personalratsmitglied die Teilnahme an der Personalratssitzung während seiner Freizeit unzumutbar ist (das Mitglied z. B. familiäre Betreuungspflichten hat oder die Höchstarbeitszeiten überschritten werden), liegt ein Verhinderungsgrund vor.

§ 38 Abs. 1 BPersVG gibt zwar vor, dass bei den Sitzungen auf die Arbeitszeiten der Mitglieder Rücksicht zu nehmen ist – aber eben auch auf dienstliche Erfordernisse. Und manchmal kann die Sitzung nicht so gelegt werden, dass alle Personalratsmitglieder zu diesem Zeitpunkt Dienst haben.

Ob »Freizeit« als Verhinderungsgrund anzusehen ist, ist im Ergebnis also davon abhängig, ob dem Personalratsmitglied die Teilnahme zumutbar ist oder nicht. Ist die Teilnahme nicht zumutbar, liegt ein Verhinderungsgrund vor. Dann wäre ein Ersatzmitglied zu laden.

Fall 4: Mitglied erscheint nicht und ist auch nicht erreichbar

Das Mitglied hat vor der Sitzung nicht abgesagt. Kurz vor der Sitzung ist das Mitglied nicht erreichbar und kommt dann auch nicht zur Sitzung. Was muss der oder die Vorsitzende jetzt tun?

Der oder die Vorsitzende hat zu prüfen, ob ein Ersatzmitglied noch zu laden ist. Das ist immer dann der Fall, wenn ein tatsächlicher Verhinderungsgrund vorliegt. Da das Mitglied hier aber keinen Grund für seine Abwesenheit genannt hat, kann die oder der Vorsitzende auch nicht prüfen, ob ein Verhinderungsgrund im Sinne des Gesetzes objektiv vorliegt. Es ist deshalb anzuraten, kein Ersatzmitglied zu laden. Möglicherweise ist die Ladung zudem aus Zeitgründen auch nicht mehr möglich.

Hinweis: Kommt die oder der Vorsitzende zu dem Ergebnis, dass objektiv kein Verhinderungsgrund vorliegt, muss sie bzw. er dem Personalratsmitglied das mitteilen und es im Hinblick auf die Teilnahmepflicht zur Teilnahme an der Sitzung auffordern. Dieser Hinweis empfiehlt sich auch bei einem »nicht erreichbaren« Personalratsmitglied, da er eine Verpflichtung der bzw. des Vorsitzenden darstellt.

Fall 5: Kurzfristige Krankmeldung vor der Sitzung

Ein Personalratsmitglied meldet sich morgens krank, die Sitzung ist am Nachmittag. Muss der oder die Vorsitzende trotzdem noch versuchen, ein Ersatzmitglied zu laden?

Krankheit stellt einen tatsächlichen Verhinderungsgrund dar. Daher ist nach § 36 Abs. 2 Satz 5 BPersVG grundsätzlich ein Ersatzmitglied zu laden. Zwar hat das BAG entschieden, dass eine Nachladung entbehrlich sein kann, wenn die oder der Betriebsratsvorsitzende erst am Morgen der Sitzung von der Erkrankung und damit von der Verhinderung erfährt.1 Für den Bereich des BPersVG spricht jedoch § 43 Abs. 3 für einen flexibleren Ansatz: Die Vorschrift lässt bei persönlicher Betroffenheit eines Mitglieds sogar eine Nachladung während der laufenden Sitzung zu, sofern das Ersatzmitglied unverzüglich teilnehmen kann. Vor diesem Hintergrund sollte die oder der Personalratsvorsitzende auch bei einer kurzfristig bekannt gewordenen Erkrankung alles Zumutbare unternehmen, um das Ersatzmitglied noch zu erreichen und zu laden. Nur wenn dies nicht möglich ist, kann die Sitzung ohne Ersatzmitglied stattfinden.

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Außerdem in diesem Beitrag:

Fall 6: Krankmeldung während der Sitzung
Fall 7: Teilnahme trotz Krankheit?
Fall 8: Mitglied ist arbeitsunfähig, möchte aber online an der Sitzung teilnehmen
Fall 9: Mitglied hat einen wichtigen Arzttermin
Fall 10: Mitglied betreut kurzfristig sein krankes Kind
Fall 11: Dienstreise während der Sitzung
Fall 12: Fortbildungsbesuch während der Sitzung
Fall 13: Mitglied nimmt an einer Fortbildung teil, könnte aber trotzdem rechtzeitig zur Sitzung erscheinen
Fall 14: Homeoffice am Sitzungstag
Fall 15: Urlaub und Nachladen
Fall 16: Mitglied im Sabbatical
Fall 17: Mitglied ist in Mutterschutz oder Elternzeit
Fall 18: Befangenheit bei einem Tagesordnungspunkt
Fall 19: Mitglied fühlt sich auf einen Tagesordnungspunkt »nicht vorbereitet«
Fall 20: Mitglied sagt »Die Themen interessieren mich nicht«
Fall 21: Reihenfolge der Ersatzmitglieder